Psychologische veiligheid – De verborgen basis van teamsucces

Namens Berenschot geven Joriene Beks en Hans van der Loo een presentatie over psychologische veiligheid als succesfactor binnen teams. In dit interview lichten ze al een tipje van de sluier op. Berenschot is een zelfstandig, onafhankelijk, Nederlands organisatieadviesbureau met ongeveer 350 medewerkers. De adviseurs van Berenschot staan zowel overheidsinstanties als profit en non-profit organisaties bij in complexe vraagstukken.

Berenschot is premiumpartner van MainStage en HR Live.

Het lijkt de gewoonste zaak van de wereld: je deelt je kennis met anderen. Je constateert dat er iets mis gaat en probeert gezamenlijk de fout te herstellen. Je voelt je gewaardeerd voor wat je doet. Je stelt bestaande vanzelfsprekendheden ter discussie en oppert ongevraagd nieuwe ideeën. Je voelt je thuis binnen je team en zorgt voor een positieve sfeer. Hoe moeilijk kan het zijn? Heel moeilijk zo blijkt. Daarom wordt er tegenwoordig veel gesproken over psychologische veiligheid. En wordt er ook aan gewerkt. Wij vroegen twee kenners op dit gebied, Joriene Beks en Hans van der Loo, naar hun bevindingen.

Wat is eigenlijk psychologische veiligheid?

Algemeen gezegd, is dat de durf en het vermogen om in teams intermenselijke risico’s te nemen. Het gaat dan om het risico dat je je niet helemaal thuis voelt in de groep of dat je niet wordt gehoord of – erger nog – belachelijk wordt gemaakt wanneer je je mening geeft. Maar ook het risico dat een gemaakte fout publiekelijk wordt afgestraft. En dan hebben wij het nog niet eens over het risico dat anderen je angst aanjagen door je moedwillig te kleineren, te pesten of verbaal te intimideren. Psychologische veiligheid is belangrijker dan ooit, vooral nu het werken in teams de afgelopen decennia enorm is toegenomen.

Wat is het verschil tussen een veilig werkklimaat en psychologische veiligheid?

Psychologische veiligheid is een onderdeel van een veilig werkklimaat, dat op zijn beurt ten minste drie dimensies. Zo is er allereerst sprake van een fysieke dimensie. Zo is er de Arbowet om de gezondheid van veiligheid van werknemers te bevorderen. Daarnaast kennen veel organisaties nog aparte regels, procedures en protocollen ter voorkoming van ongelukken en rampen. Die regels en systemen vragen om volgzaamheid (‘compliance’). Een tweede dimensie van veiligheid heeft te maken met sociale veiligheid. Het gaat hierbij om ongewenst gedrag: pesten, treiteren, intimidatie, verbaal of fysiek geweld. Dat ongewenste gedrag kan komen van de kant van leidinggevenden, collega’s, maar ook van cliënten of patiënten. De zorg voor sociale veiligheid richt zich op het minimaliseren of zelfs volstrekt uitbannen van ongewenst gedrag. Dan als derde dimensie: psychologische veiligheid. Dat gaat niet over het voorkomen van rampen of van ongewenste gedragingen, maar om het optimaliseren van het teamklimaat door op een meer vertrouwensvolle en vrijmoedige wijze met elkaar te leren omgaan. Psychologische veiligheid is gericht op groei en verbetering op het niveau van teams.

Is psychologische veiligheid hetzelfde als een inclusieve werkomgeving?

Er zijn wel de nodige overeenkomsten, maar psychologische veiligheid is naar onze mening een wat ruimer en breder concept. Het omvat de volgende vijf  kenmerken (‘Big Five’). Allereerst inclusie: voelen mensen zich thuis in een diverse omgeving? In de tweede plaats gaat het ook om het delen van kennis en het openlijk uitkomen voor en het bespreekbaar maken van gemaakte fouten. In de derde plaats, gaat om volwaardig meedoen bij het leveren van prestaties. Wordt jouw rol in prestaties voldoende herkend en erkend? In de vierde plaats heeft psychologische veiligheid betrekking op het uitdagen van de gangbare orde. Kun je dingen onbevreesd ter discussie stellen? Is het veilig om tegen de stroom in te gaan? Het vijfde en laatste kenmerk van psychologische veiligheid: de verantwoordelijkheid die je neemt voor het aanpakken van gedoe en het creëren van een positieve sfeer.

Waarom is psychologische veiligheid belangrijk?

Uit een langdurig en groot opgezet onderzoek van Google – er werden maar liefst 180 teams bestudeerd en 37.000 medewerkers ondervraagd – kwam psychologische veiligheid als belangrijkste factor in het behalen van teamprestaties naar voren. Een artikel hierover in de New York Times zorgde voor een schokgolf. Dat uitgerekend een als rationaal en hard bekend staand bedrijf als Google zich op een dergelijk soft onderwerp stortte, men kon er met de pet niet bij. Toch logen de cijfers er niet om. Inmiddels zijn meerdere studies in zeer uiteenlopende sectoren verricht. Met steeds dezelfde conclusie. Het werken in teams is niet alleen plezieriger, maar ook productiever. De creativiteit en de prestaties nemen aanzienlijk toe. Psychologische veiligheid is daarom niet zomaar een bijkomstigheid. Het is de verbogen basis van teamsucces. Dat verborgen karakter maakt het moeilijk om er grip op te krijgen. Het is moeilijk om je met dingen bezig te houden die niet meteen zichtbaar zijn.

Hoe is het met psychologische veiligheid gesteld in Nederlandse organisaties?

Leuk dat je daarnaar vraagt. We doen al sinds 2014 onderzoek naar de motivatie van medewerkers in Nederland. Daarbij zijn ook vragen gesteld die verband houden met de psychologische veiligheid. Zodoende waren we in staat om niet alleen de scores maar ook de trend met betrekking tot de vijf kenmerken in kaart te brengen. Zonder al te veel in detail te treden, moeten we constateren dat de resultaten niet erg positief zijn. Zo zegt slechts een derde van alle ondervraagden haar of zijn mening in het team te delen. Twee derde doet er dus het zwijgen toe. Om op een hiervoor besproken onderwerp terug te keren. De scores van inclusie zijn de afgelopen vijf jaar van 71% naar 58% teruggelopen. Datzelfde geldt voor het algemene indexcijfer van psychologische veiligheid. Dat daalde in dezelfde periode van 59% naar 53%. Dat leidt tot een paradox: hoe meer er over psychologische veiligheid wordt gesproken, hoe lager de perceptie ervan is.

Is psychologische veiligheid alleen voorbehouden aan grote organisaties?

Psychologische veiligheid heeft betrekking op het teamklimaat. Of dat nu in grote of kleine organisaties is. En of het nu gaat om maakindustrie, dienstverlening, onderwijs, zorg of overheidsdiensten. De enige randvoorwaarde is dat er sprake is van échte teams. Dat wil zeggen, dat de omvang gering moet zijn (niet meer dan tien leden en niet, zoals wij wel eens meemaken enkele tientallen of zelfs meer dan honderd), dat er sprake is van een gedeelde opgave (en niet tientallen doelen die over een team zijn uitgestrooid) en dat mensen voor het leveren van prestaties daadwerkelijk afhankelijk van elkaar zijn (en niet hun werk beter in hun eentje kunnen doen). Pas als daaraan is voldaan, heeft het zin om aan psychologische veiligheid te gaan werken. Wat heet, dan is het cruciaal om dat te doen!

Welke maatregelen kan je nemen om een psychologisch veilig werkklimaat te stimuleren?

Wij onderscheiden drie verschillende, maar wel degelijk complementaire aanvliegroutes. De eerste bestaat uit het bepalen van basale regels en het maken van gezamenlijke afspraken. Dit kan op organisatieniveau gebeuren, maar dan zal altijd een vertaling naar het team- en het individuele niveau noodzakelijk zijn. Belangrijkste tip bij het formuleren van regels: beperk je tot de essentie. Geef door middel van een paar simpele regels aan waarom psychologische veiligheid ertoe doet en wat je ervoor moet doen om het te creëren. De tweede aanvliegroute verloopt via cultuur en gedrag. Bespreek met elkaar waarom je het belangrijk vindt om aan psychologische veiligheid wilt werken en hoe je wilt dat de teams in je organisatie uiteindelijk met elkaar zullen samenwerken. Creëer ontmoetingsplekken om het daarover te hebben. Maak door middel van symbolen, ceremonies en rituelen duidelijk hoe je over psychologische veiligheid denkt. Dan de derde en volgens ons belangrijkste aanvliegroute: het dagelijks in je team werken aan psychologische veiligheid. We noemen dit samenspel. Die term geeft aan dat het om een gezamenlijke teamactiviteit met een speels tintje gaat. Dat samenspel kun je op gang brengen door betrekkelijk eenvoudige en kleinschalige duwtjes in de goede richting te geven (‘nudges’). Maar ook kun je veel leren van het juiste voorbeeldgedrag en kun je met elkaar praktijksituaties doornemen door op gezette tijden scripts met elkaar te bespreken.

Hoe creëer je draagvlak in de organisatie voor psychologische veiligheid?

Ons uitgangspunt is: vertel het verhaal, maak bewust wat wellicht nog onbewust is en kijk vervolgens wie ermee aan de slag wil. Volg de positieve energie. Geef teams die eraan willen werken de ruimte en biedt ze ondersteuning. Zorg ervoor dat successen met de rest van de organisatie worden gedeeld. Want hoe je het ook wendt of keert, uiteindelijk zorgt psychologische veiligheid voor leuker werk en betere prestaties. En wie wil dat nou niet?

Wat zou je willen dat de deelnemers van MainStage meenemen naar de werkvloer na deze presentatie?

Drie dingen: een helder begrip wat het concept inhoudt, inspiratie om er zelf mee aan de slag te gaan en een concreet actiepunt waaraan je de volgende dag al mee kunt beginnen.

Berenschot is partner van HR Live. Kijk hier voor meer informatie en tickets.