Fiets van de zaak en bijtelling

Loon in natura

Officieel wordt een fiets ‘ter beschikking gesteld aan de werknemer’. Dat betekent dat de werkgever de kosten van de fiets betaalt en de werknemer deze kan gebruiken. De werkgever blijft echter eigenaar van de fiets. De Belastingdienst ziet dit als loon in natura, en daar wil zij graag wat aan overhouden. Daarom betaalt een werknemer met een fiets van de zaak extra belasting in de vorm van bijtelling, net zoals bij de auto van de zaak.

Omdat u als werkgever eigenaar blijft van de fiets, betaalt u ook het onderhoud.

Bijtelling

Sinds 1 januari 2020 hoeven medewerkers geen kilometers meer te registreren om te voorkomen dat de hele fiets als belastbaar loon wordt gezien. Dit is erg veel gedoe voor weinig resultaat en dat snapt de Belastingdienst gelukkig ook. Daarom is er een standaard bijtelling voor de gewone en elektrische fiets: 7% van de consumentenadviesprijs. Over die 7% moet de medewerker loonbelasting betalen.

Rekenvoorbeeld
Even een voorbeeldje: voor een fiets met een prijs van € 1.500 betaalt u dus loonheffing over € 105 per jaar (1500 / 100 x 7). Als u dit verdeelt over 12 maanden, komt u uit op € 8,75. Dit is het bedrag waarover de werknemer loonbelasting betaalt. De bedragen lopen dus zeker niet hoog op.

De bijtelling telt niet voor accessoires zoals fietstassen en manden. De accessoires die worden vergoed door de werkgever kunt u zien als belastbaar loon of kunt u onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR.

Eigen bijdrage

U kunt de werknemer ook om een (maandelijkse) eigen bijdrage vragen. Bijvoorbeeld omdat de medewerker een duurdere fiets wil dan u maximaal vergoedt. De eigen bijdrage die de werknemer vanuit zijn nettoloon betaalt, mag u in mindering brengen op de bijtelling. De werknemer ziet dit terug op zijn of haar salarisstrook.

Alternatief voor bijtelling

Als u liever geen bijtelling wilt opnemen in de loonadministratie en-aangifte of als u de fiets direct wil verstrekken (de werknemer wordt dan dus eigenaar), dan zijn er alternatieven. Hieronder zetten we ze voor u op een rijtje:

Onderbrengen in de WKR

Een fiets ter beschikking stellen is een goedkope manier voor werknemers om met een fiets van de zaak te rijden. Het nadeel is dat zij geen eigenaar zijn van de fiets. Gaat de werknemer dus uit dienst, dan heeft de werknemer geen fiets meer en zit u met een gebruikte fiets. Daarom kunt u de fiets ook vergoeden of verstrekken aan de werknemer zelf. De werknemer is dan echt eigenaar van de fiets. De waarde van de fiets telt u dan op bij het belastbaar loon. U kunt het ook als eindheffingsloon in de vrije ruimte (WKR) onderbrengen. Over de eerste € 400.000 aan brutosalaris heeft u 1,7% vrije ruimte (in 2021 is dit zelfs tijdelijk 3%) en voor alles boven de vier ton heeft u 1,18% vrije ruimte.

Let op: overschrijdt u deze percentages, dan betaalt u daarover 80% loonheffing.

Verrekenen
Een andere optie is om het aankoopbedrag van de fiets te verrekenen met de 13^e maand, bonus, over- of vakantie-uren. Dit is een handige methode voor werknemers die zelf een fiets willen aanschaffen voor hun werk, maar dit niet direct kunnen betalen. Let op: ook deze kosten moet u meenemen in de vrije ruimte van de WKR.

Lening
Tot slot is het mogelijk om een lening voor de aanschaf van de fiets op te stellen. Deze lening kan de werknemer dan in stappen aflossen, bijvoorbeeld met de onbelaste reiskostenvergoeding. Maar let op: een renteloze lening ziet de Belastingdienst als ‘niet zakelijk’. In principe moet u over dit rentevoordeel loonheffing betalen. Maar voor de (elektrische) fiets of (elektrische) scooter of pedelec van de zaak geldt hier een uitzondering. De WKR kent de nihilwaardering voor het rentevoordeel van de werknemer. Dat betekent dat u er géén loonheffing over hoeft af te dragen.

BTW-aftrek

De btw-aftrek op ter beschikking gestelde fietsen is maximaal € 130. Dit betekent dat een fiets niet duurder mag zijn dan € 749, als u wilt dat de volledige btw aftrekbaar is. Voor duurdere fietsen is het meerdere bedrag niet aftrekbaar. Daarnaast zijn er nog wat specifieke voorwaarden:

• de fiets is verstrekt voor het woon-werkverkeer;
• in het kalenderjaar en de twee voorafgaande jaren is geen fiets verstrekt aan de werknemer;
• voor maximaal 50% van de reisdagen wordt een andere reiskostenvergoeding verstrekt aan de werknemer.

Reiskosten

Maakt een medewerker gebruik van een ter beschikking gestelde fiets van de zaak? Dan vervalt voor hem de vaste, onbelaste reiskostenvergoeding. Dit is anders bij een fiets die verstrekt is aan de werknemer. Hij is dan eigenaar van de fiets en hoeft hier geen bijtelling over te betalen. In dat geval mag hij de onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer behouden.

Reglement

In een reglement legt u alle regels over de fiets van de zaak, het gebruik, de kosten en de financiële zaken vast. Hoe hoog mag het aanschafbedrag zijn? Mag een medewerker een duurdere fiets aanschaffen door zelf een bedrag bij te betalen? Mag een medewerker de fiets voor privédoeleinden gebruiken en wat gebeurt er met de fiets als een medewerker de organisatie verlaat? Gebruik ons voorbeeldreglement om zelf een regeling voor de fiets van de zaak op te stellen.