Oprichten personeelsvertegenwoordiging (PVT)

Kleine organisaties van 10 tot 50 medewerkers hebben geen verplichting om een ondernemingsraad (OR) op te richten. Een alternatief voor deze kleine organisaties is een personeelsvertegenwoordiging (PVT). De PVT vertegenwoordigt de werknemers en kan meedenken en soms meebeslissen in de organisatie. In deze checklist leest u welke regels er precies gelden, hoe u een PVT opricht, welke bevoegdheden de PVT heeft en hoe u in de praktijk het beste uit de PVT kan halen.

Wanneer is een PVT verplicht?

Heeft uw organisatie tussen 10 en 50 medewerkers en is er geen OR, dan kan er een personeelsvertegenwoordiging worden opgericht. U bent dat niet automatisch verplicht als werkgever, tenzij dat in de cao staat waaronder uw organisatie valt. Daarnaast bent u als werkgever verplicht een PVT op te richten wanneer een meerderheid van het personeel hier om vraagt. Ook kunt u als werkgever natuurlijk op eigen initiatief een PVT oprichten.

Het oprichten van een PVT

Een PVT is er niet meteen. Er moet een voorbereidingscommissie komen. Daarin zitten twee of drie werknemers en de directeur of iemand van personeelszaken. De voorbereidingscommissie maakt een voorlopig reglement. Daarin staat hoe de verkiezingen gaan verlopen, hoe mensen zich kandidaat kunnen stellen en hoe de PVT gaat werken totdat het definitieve reglement vaststaat. Een PVT bestaat uit minstens drie leden. Zij worden rechtstreeks gekozen door het personeel via een geheime schriftelijke stemming. De directie maakt geen deel uit van de personeelsvertegenwoordiging.

Verkiezingen PVT

Net zoals bij de OR vinden er bij de PVT verkiezingen plaats. De wet schrijft voor dat de PVT bij geheime schriftelijke stemming wordt gekozen door het personeel, maar geeft voor die verkiezingen verder geen regels. Desalniettemin zullen de verkiezingen zelf en de organisatie daarvan correct moeten verlopen. In de wet staat alleen dat werknemers mogen kiezen. Dus ook oproepkrachten en thuiswerkers. Wie kan zich kandidaat stellen? Hierover schrijft de wet niets voor. Het hangt er dus vanaf wat u in het voorlopig reglement heeft afgesproken.

Vaak hebben directies koudwatervrees bij het instellen van een PVT. Opeens krijgt het personeel namelijk invloed op de besluitvorming. In de praktijk wordt de besluitvorming vaak beter wanneer een PVT en directie op constructieve wijze samenwerken. Overweeg om samen met de PVT een training te volgen.

Aan de slag

Als de PVT gekozen is dan kan de vertegenwoordiging aan de slag. Net zoals bij een OR kiest de PVT een voorzitter. De PVT bepaalt haar eigen werkwijze. Leg vanuit de directie/HR direct contact met de PVT. Een goede samenwerking is belangrijk om medezeggenschap te doen slagen in uw organisatie. De PVT heeft recht op faciliteiten. Zij kan gebruik maken van voorzieningen die zij redelijkerwijs nodig heeft om het werk te doen. Denk daarbij aan zaken zoals een vergaderruimte, beschikking over een PVT-emailadres of het gebruik van een printer.

Bevoegdheden PVT

De PVT heeft minder bevoegdheden dan een OR, maar kan wel overleg plegen over alles dat in het belang is van een goed functionerende organisatie. Zij kan alle sociale, organisatorische, economische en financiële onderwerpen bespreken met de bestuurder. Er vindt overleg plaats binnen twee weken als PVT of bestuurder hierom vraagt. Dat geeft de PVT mogelijkheden om het beleid te beïnvloeden. In artikel 35 van de WOR staan de bevoegdheden uitgewerkt. Meer info over de bevoegdheden van een PVT vindt u in deze checklist.

Stappenplan

Het oprichten van een PVT vraagt de nodige voorbereiding en uitwerking. Dat is in een aantal stappen te vertalen. Ook de verkiezingen zelf vragen aandacht.

Stap 1: Allereerst is het van belang te achterhalen of er in de organisatie voldoende belangstelling bestaat voor een PVT. Door erover te praten met collega’s kunt u daar gemakkelijk achter komen. Lijkt er voldoende belangstelling te zijn, verstrek dan informatie en ga op zoek naar kandidaten.

Stap 2: Nadat er genoeg animo blijkt te zijn voor het oprichten van een PVT kunt u een voorbereidingscommissie instellen. Deze commissie kan aan de slag met het opstellen van een voorlopig reglement. Ook organiseert deze commissie de eerste verkiezingen.

Stap 3: Het is raadzaam in de week daarna een bijeenkomst te organiseren voor het personeel waar wordt uitgelegd wat een PVT is en hoe de verdere procedure verloopt.

Stap 4: Uiteindelijk wordt een verkiezingsdatum gepland en de kandidatenlijst gemaakt.

Stap 5: Dan zijn er de verkiezingen.

Stap 6: De PVT wordt geïnstalleerd en een eerste overlegvergadering gehouden. Daarna kan de PVT aan het werk.

Stap 7: Consolidatie.

De wet schrijft niet tot in detail voor hoe u een PVT opricht en van start laat gaan. Wel zijn er restricties bij het oprichten van medezeggenschap, bijvoorbeeld rond kandidaatstelling en dat verkiezingen (het stemmen zelf) geheim dient te zijn. Raadpleeg de WOR en het internet om alles goed en eerlijk te laten verlopen.

Consolidatie

Met de feitelijke verkiezingen en installatie van de nieuwe PVT zijn we er nog niet. U dient er nu voor te zorgen dat de PVT blijft bestaan. En zijn nut heeft. Juist de voorbereiding op consolidatie en dat alle stakeholders na een jaar nog van het nut van een PVT overtuigd zijn, is van belang. We noemen dit soms ook wel implementatie van medezeggenschap. Een organisatie die niet gewend is aan het systeem van medezeggenschap zal dat met vallen en opstaan eigen maken. Om teleurstelling, weerstand of het opstappen van gekozen kandidaten te voorkomen is het belangrijk dat de PVT werk maakt van de volgende punten. Vaak kunt u vanuit uw rol als HR-professional hierin een begeleidende rol spelen.

maak een vergaderplanner;
zorg dat de PVT een voorzitter en een secretaris kiest;
faciliteer de PVT met het versturen van een nieuwsbrief of intranetbericht voor het personeel met daarin wat de PVT voor werknemers en organisatie doet en bereikt;
maak goede werkafspraken met de PVT;
kom tot een goed en passend scholingsplan.