Solliciteren en starten met werk op afstand

Voor corona zou het in veel organisaties ondenkbaar zijn: Een sollicitatieprocedure volledig online en het daaropvolgende inwerktraject vanuit huis. Toch is dat nu de realiteit in veel organisaties. Dat brengt echter wel de nodige uitdagingen met zich mee. Want hoe maak je een goede connectie, hoe zorg je dat je de juiste medewerker kiest zonder ‘echt’ contact en hoe zorg je dat een nieuwe medewerker zich welkom voelt bij jouw organisatie en snel ingewerkt wordt, zonder dat hij of zij daadwerkelijk op locatie is?

Procedure

Communicatie is heel belangrijk bij het wervingsproces. Wees transparant over de procedure. Geef dus al in de vacaturetekst aan dat een videogesprek onderdeel is van de sollicitatieprocedure. Meld ook van welk platform je gebruik maakt (bijvoorbeeld Zoom, Teams of Facetime).

Zorg dat de kandidaten zich van tevoren goed kunnen voorbereiden. Denk hierbij aan een goede uitleg over het inloggen bij het videogesprek.

Stel de kandidaat op zijn gemak

Veel mensen zijn geneigd bij een onlinegesprek direct inhoudelijk van start te gaan. Probeer in een online sollicitatiegesprek de kandidaat eerst op zijn of haar gemak te stellen, voordat je echt begint met het inhoudelijke gedeelte.

Kennismaken

Voer het online sollicitatiegesprek niet één op één, maar laat de toekomstig direct leidinggevende of een collega ook aanhaken. Zo kan de sollicitant alvast kennismaken met anderen in jouw organisatie. Zorg daarbij voor een goede rolverdeling. Als HR-professional treed je met name op als moderator en gespreksleider. Deze rol is online extra belangrijk. Niets is zo vervelend als online door elkaar heen praten.

Probeer een tweede gesprek fysiek te organiseren. Het leren kennen van een sollicitant en andersom wordt door fysiek bijeen te komen meer bevorderd dan elkaar alleen online te spreken.

De eerste werkdag

Gefeliciteerd, u een keuze gemaakt en een van de kandidaten aangenomen als nieuwe werknemer. Nu komt er een cruciaal moment; de eerste werkdag. Waar moet je op letten als HR-professional? Een paar praktische dingen om aan te denken:

Zorg ervoor dat de werknemer alle benodigdheden heeft ontvangen. Heeft uw kantoor bijvoorbeeld een huisregelboek of zijn er bepaalde gegevens nodig? Stuur deze dan op tijd naar de werknemer.
Zorg dat de werknemer beschikt over alle benodigde apparatuur. Denk aan een laptop en telefoon. Maar wellicht zelfs wel een volledig ingerichte thuiswerkplek. Kan de werknemer alle benodigdheden ergens ophalen of wordt dit thuisbezorgd? Zorg dat hier goede afspraken over worden gemaakt.
Geef de mogelijkheid om kennis te maken met collega’s op afstand. Organiseer een korte introductiesessie online zodat de nieuwe werknemer wat contacten kan opbouwen. Hiermee voorkomt u dat hij/zij zich alleen voelt.
Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker een collega als mentor/coach krijgt toegewezen.
Stuur een mooie bos bloemen of iets anders leuks op de eerste werkdag.
Zorg voor een duidelijk begin en eindmoment van de werkdag. U kunt als werkgever samen met de nieuwe werknemer de werkdag beginnen door kort online bij elkaar te komen voor een gesprek. Dat geeft de werknemer de mogelijkheid om wat vragen direct aan u te stellen. Dit kunt u aan het eind van de werkdag herhalen. Hiermee zorgt u voor een goede binding met de werknemer.
Wordt er sporadisch wel op kantoor gewerkt? Leg het beleid goed uit en zorg dat de nieuwe werknemer welkom ontvangen wordt op zijn of haar eerste ‘echte’ dag op kantoor.

Een typische activiteit voor de eerste werkdag is het rondje door het kantoor. Dit kunt u op een leuke manier vervangen door een video waarin u het kantoor laat zien aan de nieuwe werknemer. Extra leuk is natuurlijk om even stil te staan bij de eigen werkplek, zodat de werknemer kan zien waar hij of zij komt te zitten als er weer op kantoor gewerkt wordt.