Checklists
Laatst gewijzigd op: 10 februari 2016
Kosten

Vaste onkostenvergoeding en Wkr

Parkeerkaartjes, bonnetjes van bedrijfslunches en een rekening voor een cursus, allemaal bewijzen van kosten die een werknemer maakt voor zijn werk. Uw werkgever kan ervoor kiezen de kosten via een declaratiesysteem terug te betalen. Een vaste onkostenvergoeding scheelt wel administratie. Let er bij deze vaste vergoeding op dat u de kosten goed onderbouwt, anders kan dat uw werkgever op een forse naheffing van de Belastingdienst komen te staan. Een andere mogelijkheid is de vaste onbelaste onkostenvergoeding onder te brengen in de Werkkostenregeling (Wkr).

Werkkostenregeling

Er zijn veel regels en voorwaarden waar u rekening mee moet houden bij het betalen van een vaste onkostenvergoeding. Sommige zaken kunnen volledig worden vergoed, andere maar gedeeltelijk of niet. Om aan deze complexe regelgeving een eind te maken, kunnen organisaties gebruikmaken van de werkkostenregeling (Wkr).

De Wkr heeft één basisregel: de werkgever mag tot een bedrag van 1,7% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen onbelast vergoeden of verstrekken. Dit wordt ook wel het ‘werkkostenforfait’ genoemd. Dit betekent dat u in de nieuwe situatie € 6800 onbelast beschikbaar kunt stellen. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt een percentage van 1,18%.

Over alle kosten buiten het werkkostenforfait moet de werkgever een eindheffing van 80% afdragen.

Onkostenvergoeding

Werken met een vaste onkostenvergoeding betekent niet dat de werkgever een willekeurig onkostenbedrag met de werknemer mag afspreken. Sterker nog, de werkgever moet zeer nauwkeurig zijn bij het inschatten van de gemaakte kosten. Anders loopt hij het gevaar een forse naheffing van de Belastingdienst te ontvangen.

Om dit te voorkomen moet u de volgende zaken zeker meenemen als u een specificatie opstelt:

  • Maak duidelijke kostencategorieën en geef aan welk deel van de vergoeding bij welke categorie hoort.
  • De vergoeding moet in verhouding staan tot de kosten die redelijkerwijs te verwachten zijn.
  • De werknemer mag de kosten daarna niet nogmaals declareren.

Welke kosten komen in aanmerking?

Een werknemer kan veel verschillende kosten maken voor zijn werk. Veelvoorkomende kosten die in aanmerking komen voor een vaste onkostenvergoeding, zijn:

  • Een vaste onkostenvergoeding om de reiskosten te compenseren, mits de werknemer aan drie voorwaarden voldoet: er is sprake van een vaste arbeidsplaats, de totale reisafstand (heen en terug) is niet meer dan 150 kilometer per dag en de werknemer reist een minimum van 128 dagen (40%) in een kalenderjaar. Zodra een werknemer het aantal dagen of kilometers overschrijdt, geldt een vaste kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer. Vrije dagen, ziekteverzuim en thuiswerken zijn opgenomen in de 40%-regel, hier hoeft u dus niet apart rekening mee te houden.
  • Studiekosten die ten goede komen aan de vakkennis of die nodig is voor de toekomst. De overige kosten die een werknemer maakt, zoals het inrichten van een studeerruimte, zijn voor eigen rekening.
  • Het inrichten van een thuiswerkplek. U mag deze kosten vergoeden als de thuiswerkplek voldoet aan het zelfstandigheidscriterium en als de werkruimte een zelfstandig onderdeel van de woning is.
  • Een vaste onkostenvergoeding kunt u alleen uitkeren bij maaltijden die, zoals dat wettelijk heet, ‘een zakelijk karakter hebben met minder dan bijkomstig belang’ (10%).

Losse consumpties, zoals snacks of een zak patat, gelden niet als maaltijd, ook niet als er sprake is van een zakelijk overleg.

Ziekteverzuim

Als een werknemer tijdelijk afwezig is wegens ziekte, zal hij niet dezelfde kosten maken. De Belastingdienst stelt dat tijdens de eerste maand van de ziekte tot maximaal één maand daarna de werkgever de volledige onkostenvergoeding doorbetaalt. Hierna kunt u het beste een onderscheid maken tussen de variabele en vaste kosten.

Een jaarabonnement op een vaktijdschrift is bijvoorbeeld een vaste kostenpost.

Onkostenonderzoek

De Belastingdienst kan uw werkgever vragen om een nadere onderbouwing van de uitgekeerde vergoeding. Dit kan met een onkostenonderzoek en hiervoor kunt u als volgt te werk gaan:

  • Een aantal werknemers houdt twee à drie maanden zeer nauwkeurig de gemaakte onkosten bij.
  • De deelnemers moeten vergelijkbare functies binnen uw organisatie uitoefenen. Een medewerker van de buitendienst zal namelijk andere kosten maken dan een commercieel medewerker.
  • In het onderzoek maakt u duidelijk of het gaat om een daggeld- of een maandgeldvergoeding.
  • Let op dat de kosten die werknemers declareren, niet in het onderzoek worden meegenomen.

Als u er zeker van wilt zijn van uw zaak, laat de onderzoeksmethode dan vooraf testen door de Belastingdienst.

Homogene groep

Een vaste onkostenvergoeding hoeft u niet altijd per werknemer apart op te stellen. Het kan zijn dat er binnen uw organisatie sprake is van een ‘homogene groep’: werknemers die wat te maken kosten betreft vergelijkbaar zijn. Denk aan leden van de directie of accountmanagers. Bij een vaste onkostenvergoeding voor een homogene groep gaat u uit van de gemiddeld te maken kosten. Het kan dus zijn dat in de praktijk een werknemer minder kosten maakt dan hij aan vergoeding ontvangt.

U hoeft de vaste onkostenvergoeding pas aan te passen als de desbetreffende werknemer redelijkerwijs niet meer tot de homogene groep behoort.

Vaste bedragen in een Cao

Een groot deel van de beroepsbevolking valt onder een collectieve arbeidsovereenkomst (Cao). Hierin zijn naast primaire zaken zoals loon, vaak ook secundaire arbeidsvoorwaarden opgenomen. Denk hierbij aan een reiskostenvergoeding of werkkleding. U kunt de voorwaarden die in de Cao staan prima gebruiken bij het opstellen van de vaste onkostenvergoeding.

Let er echter wel op dat de Cao niet altijd overeenkomt met de fiscale wetgeving. Een verwijzing naar de Cao is dus niet voldoende als de Belastingdienst een controle uitvoert.

Onkosten in de werkkostenregeling

Een vaste onbelaste onkostenvergoeding blijft onder de Wkr mogelijk. Deze moet dan wel bestaan uit kosten die vallen onder een gerichte vrijstelling of kosten die als intermediaire kosten zijn aan te merken.

Gerichte vrijstellingen zijn geen belast loon voor uw werknemer en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Gerichte vrijstellingen moet u daarvoor wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon,

Intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer en de werkgever kan deze onbelast vergoeden.

Zorg dat u dit van te voren onderzoekt. U loopt anders het risico dat bij controle de Belastingdienst de hele onkostenvergoeding belast.