Wie wordt de casemanager?

Wettelijk verplicht?

Veel HR-professionals denken dat het ook wettelijk verplicht is een casemanager in te stellen via de arbodienst. Dat is niet zo. Het UWV, de instantie die uiteindelijk controleert of werkgever en werknemer voldoende inspanningen tot re-integratie hebben verricht adviseert werkgever en werknemer gezamenlijk een casemanager aan te wijzen die erop let dat afspraken worden nagekomen. Zowel werkgever als werknemer kunnen bij de hem of haar terecht als afspraken niet soepel verlopen. Het UWV bepaalt uiteindelijk ook of de werkgever na twee jaar loondoorbetaling alsnog een loonsanctie krijgt, een boete in de vorm van een verlenging van de loondoorbetaling. Het wel of niet hebben van een casemanager is daarbij geen beoordelingsgrond.

Wat doet een casemanager?

In de Regeling procesgang Poortwachter staat vermeld dat er vanaf het plan van aanpak een casemanager moet zijn. Zowel een interne- als een externe casemanager kan het procesmanagement op zich nemen. Basis is dat elke casemanager verantwoordelijk is voor een juiste procesgang, gericht op een snelle en duurzame terugkeer van de medewerker. Ook heeft deze casemanager een informerende en adviserende rol naar de werkgever en naar de bedrijfsarts of arbodienst. En een bemiddelende rol als dat nodig is tussen partijen.

Wat mag een casemanager niet?

Als niet-medische verzuimbegeleider mag je niet vragen wat de zieke medewerker onder de leden heeft, of hij al bij de dokter is geweest of wat hij of zij denkt nog wel te kunnen. Je mag allereerst vragen wanneer de medewerker verwacht weer aan de slag te kunnen en of er lopend werk en afspraken kunnen worden overgedragen. Je mag ook vragen op welk adres en met welk telefoonnummer de zieke medewerker bereikbaar is. Tenslotte mag je ook vragen of het verzuim het gevolg is van een bedrijfsongeval, een verkeersongeval of een zogenaamde vangnetbepaling. Dat zijn gronden waarop de werkgever een Ziektewetuitkering kan aanvragen voor de werknemer, zoals zwangerschap of de adoptie van een kind. Je mag dan niet vragen om welke vangnetbepaling dit precies gaat.

Wat valt er te kiezen?

Welke casemanager het beste past, hangt vooral af van de interne kwaliteiten van leidinggevende en HR. Wat kunnen we zelf doen en wat moeten we uitbesteden? Maar het hangt ook af van de soort ziekmelding en de wensen van de zieke medewerker zelf. Bepaal dus in goed voorbereid en na overleg met de medewerker wie de beste verzuimbegeleider en contactpersoon naar de medewerker is:

1. De direct leidinggevende als incidentele interne casemanager. Bedenk wel dat de meeste leidinggevenden niet zo vaak met langer verzuim te maken hebben. Zij hebben daarom meestal niet de juiste kennis en ervaring om het verzuimproces te begeleiden, externe partijen als bedrijfsartsen en andere specialisten aan de sturen plus een UWV-proof dossier op te bouwen dat aan alle juridische regels en procedures voldoet. Bedenk bovendien dat het niet handig is de leidinggevende casemanager te maken als hij of zij zelf onderdeel is van de arbeidsongeschiktheid van de medewerker.
2. De professionele interne casemanager. Dat is een procesbegeleider die namens de organisatie alle verzuimbegeleiding in de organisatie op zicht neemt en zorgt dat alle stappen op tijd en op de juiste manier worden uitgevoerd. Vaak is dit iemand van de HR-afdeling. Het voordeel is dat het iemand is die oog heeft voor beide belangen, die van werkgever en van werknemer. Nadeel is dat elk lang verzuim weer anders is en dat er soms behoorlijk veel expertise nodig is. Dan moet de interne casemanager de ontbrekende kennis of ervaring bij bijvoorbeeld de arbodienst inkopen.
3. De externe proces-casemanager, ingehuurd bij de arbodienst, die namens de werkgever begeleidt en adviseert over het verzuim en het proces. Voordeel is dat je ook accenten kunt leggen: wil je juist een goed advies over de verzuimsituatie, kies je meer voor iemand die zicht richt op de begeleiding van de medewerkers, zoek je iemand die vooral procesmatig sterk is of wil je bovenal een UWV-proof dossier? Nadelen van de inhuur van een externe casemanager zijn: het kost veel geld en als werkgever blijf je zelf altijd eindverantwoordelijk.

Taakdelegatie

Om de begripsverwarring nog groter te maken, is er ook nog een vierde soort casemanager, vooral bedoeld als voorportaal van de bedrijfsarts. Dat is de externe casemanager-taakdelegatie, die namens de (steeds schaarser wordende) bedrijfsarts contact heeft met de medewerker over medische zaken. Deze medische casemanager voert gesprekken met de medewerker over het verzuim en licht vervolgens de bedrijfsarts hierover in. Zelf zal hij of zij nooit een oordeel vormen over de arbeidsongeschiktheid, dat blijft voorbehouden aan de bedrijfsarts. Die bepaalt de beste route binnen de re-integratie en blijft eindverantwoordelijk als medisch specialist.