Voorbeeldbrief: tijdelijk stopzetten reis- of onkostenvergoeding

Als een werknemer voor langere tijd uit de roulatie is, bijvoorbeeld vanwege arbeidsongeschiktheid of een uitgebreid verlof, kan het zijn dat u zijn of haar (onbelaste) reis- of onkostenvergoeding stop moet zetten. De werknemer maakt immers bepaalde kosten niet meer, waardoor de Belastingdienst een vergoeding daarvoor zal zien als belastbaar loon.

U heeft daarin een klein beetje speling: in de lopende maand waarin ziekte of verlof is begonnen en de maand daarna mag u de kostenvergoeding nog blijven doorbetalen. Met onderstaande modelbrief brengt u de werknemer op de hoogte van de stopzetting. Gaat hij of zij weer aan de slag, dan mag u in de maand na de eerste werkdag de vergoeding weer activeren. Een belaste vergoeding of vergoedingen voor kosten die nog steeds worden gemaakt, hoeft u niet stop te zetten.