Checklists
Laatst gewijzigd op: 15 mei 2012

Werving via W&S-bureau

Het vinden van de juiste persoon voor een bepaalde functie is niet altijd even makkelijk en kan u als HR-professional veel tijd kosten. Zeker wanneer u op zoek bent naar personeel voor een moeilijk vervulbare functie. Een werving & selectiebureau (W&S-bureau) kan dan uitkomst bieden bij het zoeken van de perfecte kandidaat.

Waarom een externe partij?

Of de arbeidsmarkt nu mee zit of tegen maakt niet veel uit. Het werven en selecteren van nieuw personeel neemt altijd veel tijd in beslag. Denkt u maar eens aan het opstellen van een goede vacaturetekst, het doornemen van honderden sollicitatiebrieven en hier vervolgens een selectie op maken, het beantwoorden van al deze brieven, het houden van sollicitatiegesprekken en eventueel een assessment afnemen.

U kunt al deze activiteiten onderbrengen bij een extern bureau. Dat bespaart u niet alleen tijd, maar heeft veel voordelen. Werving en selectie vereist specifieke kennis en vaardigheden. Kennis en vaardigheden die u niet altijd in huis hebt. Zoals kennis van de arbeidsmarkt en van arbeidsmarktontwikkelingen op regionaal niveau. Van een werving & selectiebureau mag u verwachten dat zij deze kennis wel bezitten. Door het inschakelen van een extern bureau voor de werving en selectie kunt u vacatures dus sneller invullen met kwalitatief hoogwaardig personeel. Uiteraard is daar wel een prijskaartje aan verbonden.

Heeft u veel moeite een vacature te vervullen? Schakel dan een W&S-bureau in.

Selecteren van selectiebureau

Voordat u gebruik kunt maken van een werving & selectiebureau zult u er eerst eentje moeten kiezen. Geen gemakkelijke taak, er zijn in Nederland namelijk zo ongeveer tweeduizend bureaus actief. Bedenk daarbij dat de werving & selectieconsultant geen beschermd beroep is. Iedereen mag zich zo dus noemen. Besteed daarom voldoende aandacht en tijd aan het selecteren van het juiste bureau. Alleen dan kunt u ervan uitgaan dat de werving en selectie van uw personeel in goede handen is.

Ga na of een W&S-bureau is aangesloten bij Summum.nu, de brancheorganisatie van werving en selectiebureaus. Dat is niet alles zeggend, maar u kunt er dan wel vanuit gaan dat het bureau de gedragscode van de branchevereniging naleeft.

Bekijk de website

Over het algemeen zien de websites van W&S-bureaus er gelikt uit. Soms kan de website echter al een slechte eerste indruk wekken. U kunt dan uw conclusies trekken. Laat u niet verleiden in uw keuze door een enorme hoeveelheid vacatures op de website van het bureau. Steeds vaker plaatsen bureaus zogenaamde ‘spookvacatures’ op hun site. Hierdoor lijkt de site lekker vol, maar in werkelijkheid betreft het voor het merendeel vacatures die al ingevuld of ingetrokken zijn. Of zelfs om vacatures die nooit bestaan hebben. Vraag daarom altijd nadrukkelijk of de vacatures wel actueel zijn.

Specialistisch of allround

Grofweg genomen zijn er twee soorten werving & selectiebureaus. Specialistische bureaus specialiseren zich in een bepaalde functiegroep, een bepaalde sector of bepaalde bedrijfstakken. Allround bureaus vervullen alle mogelijke functies. Ze zijn nergens in ‘gespecialiseerd’, maar weten overal wel wat van af.

De keuze voor een allround bureau of een gespecialiseerd bureau hangt af van uw doel. Bent u op zoek naar een hele specifieke functie die u maar moeilijk kunt vervullen? Dan ligt een specialistisch bureau voor de hand. Wanneer u alle werving en selectieactiviteiten wilt uitbesteden is een allround bureau een betere optie.

Opdrachtgevers

Wanneer u een aantal W&S-bureaus op het oog hebt, kunt u op de site van deze bureaus op zoek gaan naar opdrachtgevers, bijvoorbeeld in vacatureteksten. Bel deze opdrachtgevers eens na en vraag naar hun ervaringen met het desbetreffende bureau. Zijn zij tevreden met de service, het selectieproces en het resultaat? Voldoen de kandidaten aan de verwachtingen?

Nodig de recruiter uit

Nadat u een voorselectie heeft gemaakt in het grote aanbod van W&S-bureaus, kan u enkele bureaus uitnodigen voor een gesprek. U kunt dan vragen naar de ervaringen van de recruiter met uw specifieke branche en het soort vacatures dat u heeft. Ook kunt u vragen naar de werkwijze van het bureau en naar in het verleden behaalde resultaten. Bespreek daarnaast met de recruiter wat voor vormen van garantie het bureau biedt. Uiteraard vraagt u tijdens zo’n gesprek naar de kosten van de dienstverlening.

Bent u verkocht door het mooie praatje van die ervaren recruiter die bij u op bezoek kwam? Dwing dan af dat deze recruiter ook daadwerkelijk met de werving en selectie aan de gang gaat en niet een junior recruiter op uw opdracht zet.

Werkwijze

Bij uw keuze voor een werving & selectiebureau is het goed om stil te staan bij de werkwijze van het bureau. W&S-bureaus maken voornamelijk gebruik van file search (het doorzoeken van de eigen database), van executive search (dat is het ‘doorzoeken’ van het eigen netwerk) en van adverteren via internet of gedrukte media.

Ga na hoe de wervingsprocedure bij het W&S-bureau in elkaar steekt. Maakt het bureau voornamelijk gebruik van filesearch? Zo ja, wat gebeurt er daarna. Het komt bijvoorbeeld vaker voor dan u zou denken dat een bureau op basis van telefonisch contact alleen een persoon uit hun database voorstelt als kandidaat. Niet de beste manier natuurlijk om kwalitatief hoogwaardige kandidaten te  selecteren.

Kosten

Het is een understatement om te zeggen dat werving & selectiebureaus hun diensten niet goedkoop aanbieden. Ga dus van tevoren goed na of de voordelen opwegen tegen de hoge kosten. In deze afweging kunt u meenemen hoeveel tijd u anders zelf kwijt bent met de werving en selectie. Ook kunt u kwaliteitsverschil meenemen in uw overwegingen. Doordat W&S-bureaus gespecialiseerd zijn in hun vakgebied heeft u een grotere kans dat de geselecteerde kandidaat de juiste is. Maak in ieder geval voordat u in zee gaat met een bureau goede afspraken over de kosten en leg deze schriftelijk vast. Denk hierbij aan de volgende zaken:

  • Betaalt u per voorgestelde kandidaat of per aangenomen kandidaat?
  • Moet u ook betalen als het W&S-bureau geen geschikte kandidaten kan leveren?
  • Betaalt u een vast tarief of een percentage van de loonsom?
  • In hoeverre biedt het bureau ‘garantie’?

Garantie

Veel W&S-bureaus bieden garantie op hun plaatsingen. Alle bij de summum.nu aangesloten bureaus starten geheel kosteloos een nieuw wervings-traject wanneer de geplaatste kandidaat binnen zes maanden de organisatie weer verlaat. Zorg altijd voor een dergelijke garantiebepaling voordat u in zee gaat met een bureau.

Exclusiviteit

Veel bureaus bieden korting wanneer u het bureau exclusiviteit gunt. Weeg hiervan goed de voor en nadelen af. U wilt natuurlijk niet dat een W&S-bureau door een gebrek aan concurrentie er de kantjes vanaf loopt. Aan de andere kant zorgt exclusiviteit, naast een wat lagere prijs, voor de nodige rust. Het bureau hoeft zich niet opgejaagd te voelen. Daardoor kunnen zij wellicht een betere kwaliteit bieden dan andere bureaus.