Wietske van Hees – “Onboarding is niet alleen een HR-feestje. De manager is dé sleutel tot succes!”

Hoe maak je als leidinggevende écht het verschil in de eerste werkweken van een nieuwe collega? We vroegen het aan Wietske van Hees, managing director bij Appical. Ze heeft een duidelijke visie op onboarding en geeft aan welke rol AI daarin straks ook speelt. Ze benadrukt waarom onboarding een gedeelde verantwoordelijkheid is tussen HR en management. HR regisseert en faciliteert, maar de echte impact maakt de leidinggevende: die kan zorgen voor een 9+ ervaring voor de nieuwe medewerker.

Sleutelrol bij betrokkenheid en minder verloop

‘De rol van een manager bij onboarding is namelijk cruciaal. Als direct leidinggevende ben je verantwoordelijk voor de integratie van de nieuwe medewerker in het team. Jij zorgt voor een sterke introductie, waarin zowel de verwachtingen als de culturele normen van de organisatie duidelijk worden. Omdat je dagelijks samenwerkt met je team, ken je als manager de specifieke rol, verantwoordelijkheden en verwachtingen beter dan wie dan ook. Dat maakt gerichte training en feedback mogelijk.’
‘De leidinggevende speelt om die reden een sleutelrol in het bevorderen van betrokkenheid en het verminderen van verloop. Door directe interactie en goede begeleiding kan de manager het potentieel van een nieuwe medewerker snel ontsluiten en richting geven aan hun ontwikkeling binnen het bedrijf.’

Samenspel tussen HR en leidinggevende

‘Om die rol goed te duiden is het belangrijk helder te hebben wat we met onboarding willen bereiken. Het belangrijkste doel is nieuwe medewerkers snel productief en betrokken maken. Onboarding moet ervoor zorgen dat mensen zich welkom en gewaardeerd voelen, beschikken over de juiste tools voor hun werk en de bedrijfswaarden en cultuur begrijpen. Daarbij is het van groot belang bij het ontwikkelen, organiseren en uitvoeren ervan de rollen en verantwoordelijkheden tussen HR en de manager helder te onderscheiden.‘
‘Onboarding is een samenspel tussen HR en leidinggevende. HR overziet het proces en coördineert zaken als administratie, compliance en algemene trainingen. De manager richt zich vooral op operationele aspecten: doelstellingen, teamdynamiek en prestatieverwachtingen. Ook de rol van specifieke training en persoonlijke begeleiding ligt bij de manager. Om dit goed met elkaar te verbinden, is slimme technologie essentieel. Zo kan alle informatie overzichtelijk en gebalanceerd aangeboden worden.’

Manager kan zorgen voor 9+ ervaring

‘Het is helaas niet vanzelfsprekend dat elke manager onboarding goed aanpakt; het wordt vaak aan een buddy of het team overgelaten, of überhaupt onderschat. Toch kan juist de manager hier het verschil maken en een onboardingtraject een 9+ ervaring laten worden. Een goed voorbeeld is een manager die onboarding aanvult met persoonlijke aandacht: tijd voor een extra kop koffie, een lunchafspraak, of simpelweg vinger aan de pols houden. Dat legt een sterke vertrouwensbasis, wat in een fase vol onzekerheid en stress bijdraagt aan een vliegende start.’
‘Bij een goede aanpak hoort ook dat medewerkers worden geholpen de cultuur van de organisatie te begrijpen. Dat doe je bijvoorbeeld door storytelling en persoonlijke ervaringen te delen. Daarnaast door nieuwe medewerkers actief te betrekken bij sociale evenementen en teamvergaderingen. Introducties faciliteren en deelname aan teamactiviteiten en cross-organisatieprojecten stimuleren, zijn daarbij belangrijk. De manager vervult hierin een voorbeeldrol.’

HR regisseert en faciliteert

‘Deze rol van de manager kan alleen effectief zijn bij een goede samenwerking met HR. Het is wezenlijk dat er een duidelijke afstemming is over rollen en verantwoordelijkheden. HR neemt de regie op het proces en tekent helder uit wie wat doet. Regelmatige communicatie en feedbackloops zijn cruciaal, ondersteund door een sterke digitale onboarding experience waarin alle rollen samenkomen.’
‘HR dient de manager te voorzien van tools, adviezen en kennis. Denk aan onboardingtools en trainingsmateriaal, kennis van administratieve procedures, het helpen meten van het succes van onboarding door bijvoorbeeld pulse surveys of onboardingapps en een helder overzicht van de stappen bij onboarding. Het is aan HR om de urgentie ervan goed op de agenda te zetten en managers daarin te faciliteren, zodat de leidinggevende als primaire eigenaar van het onboardingsproces aan de slag kan.’

Onboarding van de toekomst

‘De ideale onboarding van de toekomst is digitaal ondersteund, flexibel en gepersonaliseerd. Daar ligt de grote mogelijkheid tot verbetering. Denk aan een AI-onboarding buddy naast de gewone buddy op locatie. De manager blijft natuurlijk onmisbaar voor verbinding met het team en de organisatie. Door technologie kunnen nieuwe medewerkers snel hun weg vinden in processen en tools, terwijl persoonlijke aandacht van de manager zorgt voor verbinding en motivatie. Investeer daarom ook in de toekomst tijd in goede gesprekken en zorg voor continue feedback en aanmoediging. Dáármee maak je als manager het verschil met de technologie als hulpmiddel.’

Wietske van Hees is managing director bij Appical, sponsor van HR Live 2025. Tijdens HR Live verzorgt Appical workshops over effectief en duurzaam onboarden van nieuwe medewerkers en de rol van de manager en HR.