Wat zijn de regels voor onbelaste vaste onkostenvergoedingen?

Veel werknemers ontvangen een vaste reiskostenvergoeding, een thuiswerkvergoeding of soms zelf allebei. Daarvoor stelt de Belastingdienst maxima vast voor dat deel dat de werkgever onbelast mag uitkeren. Anders ligt het als een werkgever een medewerker een vaste onkostenvergoeding per maand wil geven voor veelvoorkomende declarabele uitgaven. Die declaraties zorgen voor veel administratie, vandaar dat een gemiddeld, vast bedrag per maand makkelijker is.

Onderbouwing

Maar dat kan niet zomaar. Een onbelaste vaste kostenvergoeding moet vooraf serieus onderbouwd zijn. Anders ziet de fiscus het als verkapt loon, waarover alsnog loonbelasting moet worden betaald, of die ten koste gaat van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR). Daarom stelt de fiscus de volgende eisen aan een vaste, onbelaste kostenvergoeding:

• de hoogte van de onkostenvergoeding moet aannemelijk zijn, op basis van een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten;
• het moet duidelijk zijn onder welke WKR-categorieën de kosten vallen, zoals gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten;
• de gebruikte vrijstellingen en intermediaire kosten moeten aannemelijk zijn;
• het onderzoek moet klaar zijn voordat de vaste onkostenvergoeding ingaat.

Het is belangrijk dat de werkgever het onderzoek elke paar jaar kritisch tegen het licht houdt, zeker wanneer de werkgever vermoedt dat het kostenpatroon van de medewerkers is veranderd.