Checklists
Laatst gewijzigd op: 15 december 2023

Werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) is een regeling die werkgevers kunnen gebruiken om aanvullende arbeidsvoorwaarden onbelast aan hun werknemers te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. In principe moet de werkgever daar altijd loonbelasting op inhouden, als voorheffing op de inkomstenbelasting die de werknemer zelf moet afdragen over zijn inkomsten uit arbeid (box 1). Met de WKR is het mogelijk ook een (klein) deel belastingvrij aan de werknemer te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. De werkkostenregeling kent vier vormen om onbelaste vergoedingen of verstrekkingen te doen: gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen, de vrije ruimte en normbedragen.

Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen, verstrekkingen of beschikbaarstellingen waar werknemers gebruik van maken ten behoeve van zijn werk en waarover geen belasting is verschuldigd. Het gaat om deze limitatieve opsomming:

  • Extra kosten die werknemers maken ten behoeve van thuiswerken;
  • Arbovoorzieningen die de werknemer in staat stellen veilig en gezond te werken;
  • Hulpmiddelen en gereedschappen die nodig zijn voor het uitoefenen van werk;
  • Opleidingen, waaronder studies, cursussen, congressen en vakliteratuur, zolang deze gevolgd worden voor het onderhouden of verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk of met het oog op het verwerven van (meer) inkomen of behalen van EVC-punten;
  • Vervoer, zoals de kosten van woon-werkverkeer, de kosten van dienstreizen en parkeren, bijvoorbeeld in de vorm van een vergoeding van OV-abonnementen of een onbelaste kilometervergoeding van € 0,23 (prijspeil 2024);
  • Verblijf, zolang dat tijdelijk en noodzakelijk is, bijvoorbeeld hotelovernachtingen en maaltijden;
  • Verhuizing, zolang de verhuizing in dienstbelang is;
  • Extraterritoriale kosten, zoals de expatregeling waarbij expats een deel van hun salaris onbelast ontvangen;
  • Korting op eigen producten, zolang het kortingspercentage niet hoger is dan 20% met een maximumbedrag van € 500;
  • VOG, verklaringen omtrent gedrag die nodig zijn bij het uitoefenen van een beroep.

Op de website van de belastingdienst staat het digitale handboek loonheffingen. Daar staan alle nadere voorwaarden en details van deze gerichte vrijstellingen.

Nihilwaarderingen

Nihilwaarderingen zijn voorzieningen op de werkplek die worden gebruikt door werknemers en die de werkgever belastingvrij ter beschikking kan stellen. Ze worden fiscaal gewaardeerd op € 0. De werkgever mag nihilwaarderingen zonder verdere fiscale gevolgen aan de werknemer verstrekken, ze gaan ook niet ten koste van de zogenaamde vrije ruimte. Het gaat niet om vergoedingen aan de werknemer, maar over aan de werknemer verstrekte of ter beschikking gestelde faciliteiten, zoals koffie en thee op de werkplek, werkgereedschap, een laptop of computer op de werkplek, een zakelijke mobiele telefoon, een OV-kaart of bedrijfsfitness op het werk. Er is een gelimiteerde lijst van nihilwaarderingen:

  • voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt;
  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
  • ter beschikking gestelde werkkleding;
  • het rentevoordeel van een personeelslening als de werknemer daarmee een (elektrische) fiets of elektrische scooter koopt;
  • ter beschikking gestelde ov-abonnementen als uw werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt;
  • de waarde van huisvesting en inwoning;
  • voorzieningen in de werkruimte thuis.

Het kan voorkomen dat een verstrekking zowel onder een nihilwaardering als onder de gerichte vrijstelling valt. In dat geval moet je het behandelen als een nihilwaardering.

De vrije ruimte

Tot slot is er de vrije ruimte. Dat is een jaarlijks door de overheid vastgesteld percentage van de totale loonsom die werkgevers vrijelijk kunnen gebruiken voor onbelaste vergoedingen of verstrekkingen aan de werknemer. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte. Als werkgever kan je de vrije ruimte gelijkelijk verdelen over alle werknemers, maar dat hoeft niet.
De vrije ruimte is opgebouwd uit twee delen. Over de eerste € 400.000 van de loonsom geldt een wat hoger percentage vrijstelling, over alles daarboven een lager percentage. In 2024 is dat 1,92%, respectievelijk 1,18%. Nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Let op! Komt het bedrag van onbelaste vergoedingen boven die grens uit van de vrije ruimte? Dan moet je over dat meerdere 80% loonheffing betalen. Bereken dus vooraf precies de vrije ruimte per jaar en zorg dat je daarbinnen blijft. Anders wordt het een dure boel.

Normbedragen
Voor een aantal andere werkplekvoorzieningen gelden zogeheten normbedragen. Dat betekent dat niet de feitelijke kosten onbelast kunnen worden vergoed, maar fictieve bedragen op basis van vooraf door de belastingdienst vastgestelde normen. Het gaat daarbij om:

  • maaltijden in de bedrijfskantine;
  • kinderopvang, geregeld door de werkgever;
  • huisvesting op de werkplek.

Stappenplan

Hoe bepaal je of de werkkostenregeling nu van toepassing is en onder welk onderdeel valt? Gebruik daarvoor het stappenplan:

  1. Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
  2. Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
  3. Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of u deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt.
  4. Bereken het bedrag van de vrije ruimte.
  5. Bepaal of het bedrag aan eindheffingsloon boven de vrije ruimte uitkomt.
  6. Betaal de eindheffing werkkostenregeling.