TrusTool

Ben je een bedrijf groot of klein, school, sportvereniging of zorginstelling? Met TrusTool geef je een professionele invulling aan je zorgplicht.

Misschien heb je al diverse regelingen opgesteld en vertrouwenspersonen aangesteld. Dat is zeker een goed begin. Maar hoe is het proces verder ingericht? Op welke wijze worden interne en/of externe vertrouwenspersonen gefaciliteerd in de uitoefening van hun rol? TrusTool zorgt voor een compleet proces van melding tot rapportage. Het is veilig en voldoet aan alle wet- en regelgeving.

Een compleet proces van melding tot rapportage

Voor alle organisaties die vertrouwenspersonen hebben aangesteld is TrusTool dé digitale oplossing. TrusTool faciliteert vertrouwenspersonen in de uitoefening van hun rol en kan zowel gebruikt worden door interne vertrouwenspersonen als externe vertrouwenspersonen. Er zijn op maat gemaakte versies beschikbaar voor bedrijven, sportverenigingen, scholen en zorgorganisaties.

Waarom kiezen voor TrusTool?

Een vroegtijdige betrokkenheid van een vertrouwenspersoon kan ziekteverzuim, reputatieschade en conflicten voorkomen.

Melden laagdrempelig: De vertrouwenspersoon wordt heel eenvoudig bereikbaar door gebruik van een QR-code. Ook anonieme meldingen zijn mogelijk via TrusTool.
Veilig dossierbeheer: In een afgeschermd portaal kunnen persoonsgegevens en informatie veilig worden opgeslagen. TrusTool is compliant met wet- en regelgeving en waarborgt de privacy en veiligheid van de melder.
Eenvoudig rapporteren: Met TrusTool realiseer je met een druk op de knop duidelijke en anonieme rapportages van alle vertrouwenspersonen. Zo is rapporteren niet langer tijdrovend.

Zo werkt TrusTool

TrusTool zorgt voor een compleet proces van melding tot rapportage. Via een QR-code kan de melder eenvoudig de vertrouwenspersoon bereiken. Anoniem melden is ook mogelijk. Meldingen worden naar een afgeschermde omgeving geleid die alleen toegankelijk is voor de vertrouwenspersoon.

TrusTool is niet alleen veilig, maar ook zeer gebruiksvriendelijk. Realtime rapporteren wordt heel eenvoudig. Met één druk op de knop realiseer je in een handomdraai anonieme rapportages. Goed om te weten: TrusTool is ook geschikt als meldpunt voor misstanden volgens de Wet bescherming klokkenluiders.

De voordelen van TrusTool

Melden met een QR-code: Mensen kunnen op een laagdrempelige manier contact zoeken met de vertrouwenspersoon. De organisatie zorgt voor verspreiding van de QR-codes die gebruikt kunnen worden om een melding te doen.
Kiezen: anoniem of niet: Als de QR-code gescand is, komt de melder in de afgeschermde omgeving. Daar kan een keuze gemaakt worden tussen Nederlands of Engels. Vervolgens kan de melder kiezen voor een anonieme of niet-anonieme melding.
Ontvangst melding: De niet-anonieme melder krijgt per e-mail een automatische ontvangstbevestiging van de melding. De vertrouwenspersoon krijgt een bericht dat er in het portaal (dat alleen toegankelijk is voor die vertrouwenspersoon) een nieuwe melding staat.
Beveiligd dossier: De vertrouwenspersoon heeft een beveiligd dossier waar het proces van de melding wordt bijgehouden. Ook de melder kan toegang krijgen tot dit dossier. Er is ook ruimte voor eigen aantekeningen van de vertrouwenspersoon. Daar heeft de melder geen toegang toe.
Eenvoudig rapporteren: De vertrouwenspersoon kan voor bestuur, HR of de medezeggenschapsraad periodiek heel eenvoudig anonieme rapportages maken van alle meldingen van de organisatie. Dit bespaart heel veel tijd ten opzichte van handmatige rapportages.

Vraag vrijblijvend een offerte aan Vraag hier de demo aan

Krijg direct een kostenindicatie

TrusTool is niet alleen compleet, AVG-proof en makkelijk in gebruik. Het inzetten van de tool is ook voordelig. Krijg direct een kostenindicatie.

Bekijk demo Info en offerte

FAQ

Voor wie is TrusTool geschikt?

Voor alle organisaties die vertrouwenspersonen hebben aangesteld. De tool kan gebruikt worden door interne en/of externe vertrouwenspersonen. TrusTool heeft aparte versies voor bedrijven, sport, scholen en zorgorganisaties. Organisaties van externe vertrouwenspersonen kunnen ook heel goed werken met TrusTool.

Is TrusTool ook geschikt als meerdere vertrouwenspersonen in een organisatie zijn aangesteld?

Jazeker. Je kiest zelf hoeveel en welke vertrouwenspersonen in de voor jouw organisatie ingerichte digitale omgeving worden toegevoegd. De melder kan kiezen met welke vertrouwenspersoon hij/zij contact wil.

Kunnen wij blijven werken met onze eigen vertrouwenspersonen?

Juist dat is mogelijk. TrusTool wordt ingericht voor de eigen vertrouwenspersonen.

Wordt TrusTool gepersonaliseerd voor onze organisatie?

Ja, het logo van de organisatie wordt toegevoegd. Ook de namen en eventueel foto’s en telefoonnummers van de vertrouwenspersonen kunnen worden toegevoegd. Dat betekent dat indien een melder de QR-code scant of een link activeert, de melder op een landingspagina komt met het logo en de naam van de organisatie, zodat voor de melder duidelijk is dat het een afgeschermde omgeving betreft voor de organisatie.

Werkt TrusTool met meerdere talen?

De opzet van TrusTool is in het Nederlands of Engels. De melder kan hierin zelf een keuze maken.

Kan TrusTool adviseren hoe wij het meldproces voor de vertrouwenspersoon moeten inrichten?

Dat is zeker mogelijk. We zetten onze expertise graag in om het meldproces binnen bedrijven, sportverenigingen, scholen en zorginstellingen zo goed mogelijk in te richten. Indien gewenst kunnen we ook vertrouwenspersonen leveren.

Voldoen we met TrusTool aan de AVG?

TrusTool is volledig AVG-proof. TrusTool vraagt niet meer persoonsgegevens dan nodig om de melder te helpen. Een niet-anonieme melder wordt verzocht akkoord te gaan met de verwerking van de noodzakelijke persoonsgegevens en krijgt de mogelijkheid om zijn/haar eigen dossier in te zien. Hij/zij kan de vertrouwenspersoon verzoeken gegevens te corrigeren en/of te verwijderen.

De persoonsgegevens van de niet-anonieme melder worden nooit gebruikt voor andere (commerciële) doeleinden.

Is het systeem veilig?

Voor de hosting en het beheer van onze applicatie maken wij gebruik van de diensten van een applicatiebeheerder. Voor haar informatiebeveiliging beschikt deze applicatiebeheerder over ondermeer een ISO 27001 certificering en voldoet aan alle wettelijke eisen op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en beveiligingsmaatregelen. Data vergaard en verwerkt in Nederland wordt binnen de EU (Europese Unie) opgeslagen en blijft dus altijd binnen de EU.

Kan TrusTool ook helpen met het opzetten van reglementen, gedragscode, meldproces en/of klokkenluidersregeling?

Advies en verdere ondersteuning is zeker mogelijk. De aan TrusTool verbonden juristen hebben jarenlange ervaring met (klacht)regelingen en meer. Ook beschikken ze over up-to-date kennis van alle relevante wet- en regelgeving.

Wij hebben al een gedragscode, (klacht)regelingen en een vertrouwenspersoon. Is TrusTool dan nog nuttig?

Het opstellen van een gedragscode, (klachten)regeling en het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een noodzakelijk begin volgens de Arbeidsomstandighedenwet. TrusTool zorgt voor een professioneel vervolgproces. Dat ontbreekt bij heel veel organisaties is onze ervaring. De voordelen van TrusTool zijn:

De melder kan vertrouwelijk contact zoeken met de vertrouwenspersoon buiten de organisatie om.
Anoniem melden is mogelijk in een omgeving waar alleen de vertrouwenspersoon bij kan.
De vertrouwenspersoon heeft een beveiligd dossier waar het proces van de melding kan worden bijgehouden.
De melder heeft toegang tot zijn/haar eigen dossier.
De vertrouwenspersoon kan periodiek heel eenvoudig anonieme rapportages maken. Dit bespaart heel veel tijd ten opzichte van handmatige rapportages.

Is TrusTool eenvoudig te implementeren?

Ja, het grootste deel van de implementatie wordt door TrusTool gedaan:

TrusTool zorgt voor inrichting van de afgeschermde digitale omgeving voor de organisatie met de namen van de vertrouwenspersonen en logo.
TrusTool zorgt voor online uitleg aan de vertrouwenspersonen.
TrusTool doet een expert-review op reglementen waarin naar de vertrouwenspersoon wordt verwezen.
TrusTool levert in het introductiepakket posters met de QR-code om in de organisatie op te hangen (bijv. algemene ruimte, kantine, wc, informatieborden, kleedkamers etc.).
Geen ingewikkelde technische implementatie voor organisatie of voor vertrouwenspersoon.
Het is niet nodig om een app te downloaden.

Hoe werkt TrusTool in de praktijk?

De organisatie zorgt voor verspreiding van de link en QR-codes die melders kunnen gebruiken om een melding te doen. Op die manier is het laagdrempelig voor melders om indien nodig contact te zoeken met de vertrouwenspersoon.
Zodra de QR-code gescand is, komt de melder in de afgeschermde omgeving. Daar kan een keuze gemaakt worden tussen Nederlands of Engels.
Vervolgens kan de melder kiezen voor een anonieme of niet-anonieme melding. In beide gevallen wordt de melder door een kort menu geleid waarbij de melder informatie achterlaat.
De niet-anonieme melder krijgt per email een automatische ontvangstbevestiging van de melding waarin wordt aangegeven dat de vertrouwenspersoon contact opneemt.
De vertrouwenspersoon krijgt een bericht dat er in het portaal (alleen toegankelijk voor die vertrouwenspersoon) een nieuwe melding staat. De vertrouwenspersoon logt in met een 2-staps authenticatie.
De vertrouwenspersoon activeert het dossier van de nieuwe melding en neemt de gepaste actie n.a.v. de melding. De vertrouwenspersoon kan na activering van het dossier de melder toegang geven tot zijn eigen dossier.
In het beveiligde dossier wordt de inhoud van de melding bewaard. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon aanvullende informatie toevoegen. Zo kan de vertrouwenspersoon administreren wanneer en welke actie is ondernomen. En hoeveel tijd daaraan is besteed.
Er is ook ruimte voor eigen aantekeningen van de vertrouwenspersoon; daar heeft de melder geen toegang toe.
Het dossier van de vertrouwenspersoon is de basis voor rapportages. Periodiek kunnen snel en eenvoudig rapportages gemaakt worden voor bestuur, HR of medezeggenschapsraad. Deze grafieken en gegevens kunnen makkelijk geknipt en getransporteerd worden naar andere documenten.
De vertrouwenspersoon kan na afronding van de melding het dossier archiveren.

TrusTool is ook geschikt voor de Wet bescherming klokkenluiders. Hoe werkt dit?

Een werkgever bij wie tenminste 50 werknemers werkzaam zijn moet een procedure vaststellen voor het melden van een vermoeden van een misstand binnen de organisatie. In zo’n procedure moet worden bepaald bij welke onafhankelijke functionaris het vermoeden van een misstand kan worden gemeld en welke onafhankelijke functionaris zorgvuldige opvolging geeft aan die melding.

De Wet bescherming klokkenluiders bepaalt dat op verschillende wijzen gemeld moet kunnen worden. Bovendien moet wettelijk binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging worden gestuurd. In de toekomst moet ook anoniem gemeld kunnen worden. TrusTool voorziet hierin.

Indien er daadwerkelijk sprake is van een vermoeden van een misstand in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders, kan de vertrouwenspersoon de melding doorleiden naar de functionaris voor opvolging.

Wat kost TrusTool?

Onze jaarabonnementen zijn tegen het einde van de jaartermijn opzegbaar met een opzegtermijn van 2 maanden. Een standaardlicentie vanaf € 30,- exclusief btw per maand. Je betaalt daarnaast nog eenmalig onboardingkosten. Maatwerklicenties zijn ook mogelijk.

Met TrusTool heb je een compleet pakket tegen een eerlijke prijs. Ons doel is dat zoveel mogelijk organisaties gebruik kunnen maken van de tool.