Loontransparantie: ben jij klaar om salarissen uit te leggen?

Door Nieke Dorland

Salaris. We praten er in Nederland nog altijd niet zo makkelijk over. Je vraagt bij het koffiezetapparaat meestal niet aan je collega wat er iedere maand op de bankrekening binnenkomt. Toch gaat er op dit gebied veel veranderen. Over een paar maanden vraagt je medewerker: hoe zit het eigenlijk met mijn salaris?

Als alles volgens plan gaat, treedt op 1 januari 2027 de nieuwe Wet loontransparantie in werking. Veel aandacht gaat daarbij uit naar de rapportageverplichting voor grotere werkgevers. Begrijpelijk. Maar er minstens zo’n grote verandering in een ander onderdeel: het recht op informatie. Want straks kan een medewerker bij jou aankloppen met de vraag: hoe verhoudt mijn salaris zich eigenlijk tot dat van collega’s die gelijkwaardig werk doen? Heb je daar al een antwoord op?

Het recht op informatie betekent volgens het huidige wetsvoorstel dat medewerkers schriftelijk informatie mogen opvragen over hun eigen loonniveau en over het gemiddelde loonniveau van mannen en vrouwen die hetzelfde of gelijkwaardig werk doen. En daar blijft het niet bij. Als werkgever moet je medewerkers jaarlijks informeren dát ze dit recht hebben en uitleggen hoe ze er gebruik van kunnen maken. Krijg je een verzoek? Dan moet je de informatie binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen twee maanden verstrekken. Dan wordt loontransparantie dus ineens waar je meteen wat mee moet.

Je kunt straks niet wachten totdat iemand een vraag stelt en dan pas uitzoeken welke gegevens je nodig hebt. Je moet vooraf weten welke functies je met elkaar vergelijkt, hoe je beloning is opgebouwd en wie binnen jouw organisatie zo’n vraag kan beantwoorden. Kun je uitleggen waarom iemand verdient wat die verdient? Dat vind ik misschien wel de belangrijkste vraag achter deze hele wet. Een salarisverschil hoeft niet automatisch verkeerd te zijn. Er kunnen goede redenen voor bestaan. Denk aan verschillen in relevante ervaring, verantwoordelijkheden of andere criteria. Maar dan moet je die verschillen wel kunnen uitleggen.

Daarom begint loontransparantie niet per se bij een rapportage. Het begint bij je beloningsbeleid. Hoe bepaal je een salaris? Welke functies zijn gelijkwaardig? Welke criteria gebruik je voor groei? En zijn die keuzes voor HR, leidinggevenden én medewerkers begrijpelijk? Als je daar nu geen helder antwoord op hebt, wordt dat straks niet makkelijker wanneer de eerste medewerker om informatie vraagt.

Software kan veel werk uit handen nemen. Maar software voert het gesprek met je medewerker niet. Stel dat een medewerker straks ziet dat er binnen een categorie een verschil in gemiddeld loon bestaat. Bij wie kan diegene dan terecht? Bij HR? De manager? De salarisadministrateur? Bedenk daarom nu al wie het gesprek gaat voeren. Maak die keuze vooraf. Want degene die de vraag krijgt, moet ook begrijpen hoe het salarisbeleid werkt en hoe een verschil tot stand kan zijn gekomen. Zeker in een grotere organisatie wil je niet in januari ontdekken dat honderden managers opeens vragen krijgen waarop ze het antwoord niet kennen. Daar kun je je nu al op voorbereiden.

Ik hoor regelmatig de grens van 100 medewerkers als het over loontransparantie gaat. Die grens hoort vooral bij de rapportageverplichting. Het recht op informatie is breder en speelt ook voor werkgevers met minder dan 100 werknemers. Volgens het huidige wetsvoorstel gelden deze transparantieverplichtingen voor alle werkgevers. Ook als je een kleinere organisatie hebt, is dit dus een onderwerp om nu op de agenda te zetten. Sterker nog: juist als je een klein HR-team hebt, wil je voorkomen dat je rondom de jaarovergang alles nog moet uitzoeken en je dus niet aan je normale werk toekomt.

Wat kun je nu al doen? Je hoeft niet te wachten totdat ieder detail van de wet definitief is. Een aantal voorbereidingen kun je nu al treffen.

• Breng eerst je beloningsstructuur in kaart. Kun je uitleggen hoe salarissen en salarisontwikkeling tot stand komen?
• Kijk daarna naar je functies. Welke functies beschouw je als gelijkwaardig en hoe deel je medewerkers logisch in? In Profit 8 kun je hiervoor al werken met functieschema’s en functiecategorieën.
• Bepaal vervolgens wie verantwoordelijk wordt voor vragen van medewerkers. Zorg dat die persoon of groep voldoende kennis heeft om het gesprek goed te voeren.

Bij AFAS werken we ondertussen verder aan ondersteuning in Profit. Voor Profit 9 verwachten we functionaliteit uit te leveren die helpt bij het recht op informatie. De precieze invulling stemmen we af op de definitieve regels vanuit de overheid.

Ik verwacht dat loontransparantie voor veel medewerkers pas echt gaat leven wanneer ze horen wat ze zelf mogen opvragen. Dan wordt een Europese richtlijn opeens een heel persoonlijke vraag: word ik eigenlijk gelijkwaardig beloond? Die vraag wil je als werkgever niet voor het eerst gaan onderzoeken wanneer hij al op je bureau ligt.

Dus mijn advies: wacht niet tot januari. Kijk nu naar je functies, je beloningsbeleid en je interne proces. Zorg dat je weet wat je straks moet laten zien én wie het verhaal erachter kan uitleggen. Want de medewerkers gaan uiteindelijk vragen: hoe zit het eigenlijk met mijn salaris? Dan is het prettig als jij het antwoord al hebt.

Nieke Dorland is productmanager HRM bij AFAS Software, partner van HR Live op 8 oktober 2026.