Stop de info-overload, personaliseer je onboarding

Herinner jij je eerste werkdag? De stormvloed aan informatie waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet. Of juist het tegenovergestelde, waarbij er rijkelijk te kort is aan cruciale informatie, en je na een jaar nog altijd niet weet waar Abraham de mosterd vandaan haalt? Twee uitersten, één probleem: onboarding die voorbijgaat aan wat een nieuwe medewerker daadwerkelijk nodig heeft.

In het diepe

Sommige bedrijven gooien alles in één keer over de schutting en hopen dat er iets blijft plakken. Anderen laten je zwemmen en hopen dat je het zelf allemaal wel uitvindt. Het resultaat is hetzelfde: de nieuwe medewerker heeft moeite om te landen in de organisatie. Een van de manieren om dit op te lossen is zorgen voor meer persoonlijke afstemming. Want wat de één nodig heeft (een duidelijke uitleg over de koffieautomaat), is voor de ander tijdverspilling (die werkt thuis). Wat voor de salesmedewerker cruciaal is (hoe voorkom je dat je het CRM-systeem crasht?), boeit de developer niet.

Weinig organisaties personaliseren

Toch krijgt vaak iedereen dezelfde informatie. Slechts 33% van de organisaties personaliseert onboardingprocessen voor verschillende rollen. En dat terwijl gepersonaliseerde processen leiden tot 19% meer productiviteit . Maar ja, er is ‘geen tijd’, ‘geen geld’ of ‘geen mensen’. Of de systemen ontbreken om het onboardingproces af te stemmen op individuele behoeften en voorkeuren van medewerkers. Gelukkig hoeft personaliseren niet altijd ingewikkeld en duur te zijn.

Begin met één vraag

Het kan simpeler. Begin met één vraag: wat moet deze persoon kunnen na 30, 60 en 90 dagen? En dus niet: wat willen wij allemaal vertellen. Stel die vraag niet alleen aan HR, maar vooral aan de teamleden en leidinggevende. Zij weten het beste wat er nodig is. Maak ze onderdeel van het gesprek en onderdeel van het succes van hun team. Bedenk vervolgens welke informatie noodzakelijk is om succesvol te kunnen zijn in die 30, 60 en 90 dagen. En niet alleen welke algemene informatie hiervoor nodig is (over de organisatie, de cultuur, missie/visie), maar ook welke informatie relevant is voor deze specifieke medewerker.

Drie lagen

Afhankelijk van je organisatie, kan je starten met personalisering op basis van drie lagen:

• Het team: Wat zijn de doelen van het team? Wie doet wat? Bij wie kun je terecht met welke vragen?
• De locatie: Waar parkeer je? Hoe kom je er met het ov? Waar halen of eten collega’s eigenlijk lunch?
• De functie: Welke tools gebruik je dagelijks? Welke valkuilen moet je kennen? Wat zijn de doelen voor de eerste maanden?

Klein beginnen

Door simpelweg een lijstje op te stellen kom je al een heel eind en geef je de nieuwe medewerker informatie mee die direct inzetbaar is. Deel deze informatie vervolgens gefaseerd, zodat de nieuwe medewerker het in alle rust kan verwerken. Het geheim? Klein beginnen. Een gesprek, een paar gerichte aanpassingen, en je voorkomt dat nieuwe medewerkers verdrinken in informatie of doelloos ronddobberen.

Door Meghan Parinussa, director of customer success bij Appical, partner van HR Live op 9 oktober 2026 in de Fokker Terminal. Bestel hier je tickets voor HR Live.