Auto van de zaak

Ter beschikking stellen

Er is sprake van een auto van de zaak als de werkgever een auto ter beschikking stelt aan de werknemer. Dit betekent dat de werkgever de aanschaf en gebruikskosten van de auto betaalt, zelf of via een leasemaatschappij, en dat de werknemer de auto of alleen zakelijk kan gebruiken, of zowel zakelijk als privé. Is er sprake van privégebruik, dan kan de werkgever een eigen bijdrage van de werknemer verlangen.

Bijtelling

Dat privégebruik is ook fiscaal gezien van groot belang. De Belastingdienst ziet een auto van de zaak met privégebruik namelijk als een vorm van loon in natura en daarom betaalt de werknemer die de auto van de zaak ook privé gebruikt extra (loon)belasting: jaarlijks wordt een percentage van de cataloguswaarde van de auto bij het loon opgeteld en over deze bijtelling is belasting verschuldigd.

Formule

De bijtelling is een simpele formule: cataloguswaarde van de auto x bijtellingspercentage. Dat bedrag wordt opgeteld bij het belastbaar loon van de werknemer. De werkgever draagt de loonbelasting (een voorheffing van de inkomstenbelasting) van de bijtelling alvast elke maand af aan de fiscus. Het exacte bijtellingspercentage is afhankelijk van drie grondslagen: de waarde van de auto, de CO2-uitstoot en wanneer de auto voor het eerst op de weg is toegelaten. De datum van eerste toelating op de weg is, net als de cataloguswaarde, eenvoudig te controleren met de kentekencheck op de website van de RDW, de Rijksdienst voor het wegverkeer.

Let op: Percentages en grondslagen van de bijtelling kunnen jaarlijks veranderen!

Geen bijtelling bij sluitende rittenadministratie

Als de werknemer de auto alleen zakelijk gebruikt, en niet privé, is er geen voordeel voor de werknemer en hoeft hij ook geen bijtelling te betalen. Wel is de werknemer verplicht een rittenregistratie bijhouden, waarin de werknemer kan aantonen jaarlijks niet meer dan 500 kilometers per jaar privé (om) te rijden.

Basisgegevens
In de rittenregistratie moeten tenminste de volgende basisgegevens staan:

• Merk van de auto
• Type auto
• Kenteken van de auto
• Periode waarin de auto wordt gebruikt

Ritgegevens
Daarnaast moet de werknemer per gereden rit bijhouden:

• Datum
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Vertrek- en aankomstadres
• Gereden route, als dit niet de meest gebruikelijke route is
• Privérit of zakelijke rit

Bijzonderheden

Een rit van huis naar werk of omgekeerd moet ook worden geadministreerd, net als een rit van de zaak naar een afspraak en terug. Rijd je direct van huis naar een zakelijke afspraak en daarna naar werk, dan telt dat ook als twee ritten: van huis naar afspraak en van afspraak naar werk. Rij je tijdens een zakelijke rit een stukje om wegens privé-dingen, tel dan de omrijd-kilometers als privé-kilometers.

Geen bijtelling bij Verklaring geen privégebruik

De bijtelling geldt niet als in het leasecontract, het arbeidsvoorwaardenreglement of de gebruikersovereenkomst expliciet is vastgelegd dat de werknemer de auto niet privé mag gebruiken, of als er een ‘Verklaring geen privégebruik’ is. In deze gevallen hoeft de werkgever geen bijtelling te hanteren en is de werkgever niet (meer) aansprakelijk voor boetes bij een eventuele overschrijding van de 500 kilometergrens of een niet-sluitende rittenadministratie.

Werknemers kunnen alleen zelf de Verklaring geen privégebruik aanvragen en invullen.

Eigen bijdrage

Een auto van de zaak is natuurlijk leuk en aardig, maar het kost de organisatie een hoop geld, of de auto nu gekocht of geleaset is. Het is daarom niet ongebruikelijk dat de werkgever hiervoor een eigen bijdrage van de werknemer vraagt, bijvoorbeeld voor het privégebruik. Ook kan het zijn dat de werknemer een duurdere auto kiest. Via de eigen bijdrage kan de werknemer dan betalen voor de meerprijs van de luxere versie of extra accessoires. De eigen bijdrage is een maandelijks bedrag dat de werkgever inhoudt op het salaris van de werknemer. De eigen bijdrage kan in mindering worden gebracht op de bijtelling. De bijtelling staat immers voor het ‘loon in natura’. Als de werknemer zelf kosten heeft, neemt dit voordeel voor de werknemer af en daalt de hoogte van de bijtelling.

Leg afspraken over de eigen bijdrage altijd vast, zodat hier geen discussie over kan ontstaan.

Regels over gebruik

Regels over gebruik van een auto van de zaak neem je op in de gebruikersovereenkomst die elke werknemer met een auto van de zaak tekent. Allereerst staan hierin de afspraken over privégebruik. Mag de werknemer de auto privé gebruiken? Vermeld dan uitgebreid de fiscale consequenties. Is het de bedoeling dat de auto ook gebruikt mag worden door andere collega’s, legt dit dan ook vast, zodat hier later geen onenigheid over kan ontstaan.

Controleer of in de gebruikersovereenkomst staat wie de bijkomende kosten betaalt: brandstof, parkeerkosten, boetes, kosten van onderhoud en schade.