CO2-registratie werknemersmobiliteit

Wie moet er rapporteren?

Elke organisatie met 100 of meer werknemers moet rapporteren, non–profit of profit. Een werknemer is in dit geval iemand met een arbeidsovereenkomst (vast, tijdelijk of oproep) of publiekrechtelijke aanstelling van 20 uur of meer per week. Aanvullend geldt: 

• gedetacheerden die zijn ingeleend tellen niet mee, gedetacheerden die zijn uitgeleend wel;  
• uitzendkrachten tellen niet mee, tenzij er in het contract met het uitzendbureau een uitzendbeding staat; 
• werknemers die in het buitenland wonen, maar in Nederland werken, tellen wel mee; 
• vrijwilligers tellen niet mee.  

Om het aantal werknemers te bepalen, tel je alle werknemers van alle vestigingen binnen Nederland bij elkaar op die onder hetzelfde KvK-nummer in het Handelsregister zijn vermeld. Heeft een organisatie meerdere KvK-nummers, dan moet er een rapportage komen per KvK-nummer. Vestigingen buiten Nederland tellen niet mee. Peildatum is 1 januari van het rapportagejaar. 

Je hoeft niet te rapporteren als je als werkgever geen enkele financiële vergoeding aan de werknemers geeft voor woon-werkverkeer of zakelijke mobiliteit en daarvoor ook geen OV-vervoersbewijs of vervoermiddel (zoals personenauto, fiets, scooter, brommer of motor) verstrekt. Je moet wel rapporteren als reiskosten worden vergoed, direct of indirect – via bijvoorbeeld een cafetariasysteem of individueel keuzebudget. 

Wanneer rapporteren?

Uiterlijk op 30 juni van een jaar moet je de gegevens over het vorige kalenderjaar doorgeven. Het eerste jaar waarover dat moet is 2024. Dat moet gebeuren voor 1 juli 2025, via een speciaal formulier op rvo.nl, de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Tot die tijd kunnen organisaties al vrijwillig meedoen. Ook organisaties die niet onder de rapportageverplichting vallen, kunnen vrijwillig meedoen. 

Het kan zijn dat het eigen administratiesysteem eenmalig moet worden aangepast. Doe dat dan vóór 1 januari 2024, het begin van het eerste verplichte rapportagejaar.

Wat rapporteren?

U moet de totale werknemersmobiliteit per kalenderjaar uitsplitsten naar vervoermiddel/brandstof en naar wijze van beschikbaarstelling.  

Er zijn elf soorten vervoersmiddelen, uitgesplitst naar brandstof: 

• benzine auto 
• diesel auto 
• hybride auto 
• 100% elektrische auto 
• auto met andere brandstof 
• benzine motor 
• elektrische motor 
• benzine brommer/scooter 
• elektrische brommer/scooter 
• fiets, e-fiets en lopen 
• openbaar vervoer

Er zijn vier manieren van beschikbaarstelling:

• Zakelijke mobiliteit via zakelijke lease of het eigen wagenpark. Het gaat hier niet alleen om de auto van de zaak, maar ook om de motor, scooter of (e)bike van de zaak. ‘Van de zaak’ betekent in dit geval dat het vervoermiddel eigendom is van de werkgever of is geleast. 
• Zakelijke mobiliteit via mobiliteitsdienstverleners. Daar is sprake van als de werkgever de werknemersmobiliteit heeft ingehuurd bij dienstverleners met een specifiek vervoermiddel (denk aan deelauto’s), van integrale mobiliteitsoplossingen of bedrijven die al mobiliteit registreren voor een werkgever. 
• Zakelijke mobiliteit via vervoersmiddelen van de werknemer waarbij werknemers de kilometers kunnen declareren. 
• Woon/werkverkeer dat wordt vergoed of verstrekt. Het gaat hier om de reizen van werknemers tussen de woonplaats en de ‘gewoonlijke’ werkplek, die meestal staat omschreven in de arbeidsovereenkomst. Dat kunnen ook meerdere werkplekken zijn als een medewerker op verschillende vestigingen werkt. 

Fietsen of e-bikes die werknemers hebben aangeschaft via de werkkostenregeling – bijvoorbeeld via een fietsenplan – zijn geen ‘fiets van de zaak’, maar privé-eigendom van de werknemer. Zakelijke ritten op deze vervoermiddelen tellen niet mee als zakelijke mobiliteit, tenzij de werknemer deze declareert.

Hoe rapporteren?

In principe moet de werkgever de jaarkilometers opgeven voor zakelijk en woon-werkverkeer, uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstof op basis van een rittenregistratie. Die zijn niet altijd te traceren. Ook zijn er vaak correcties van toepassing. Zoals voor privé-kilometers, die niet meetellen. Voor carpoolers worden de kilometers verdeeld over het aantal werknemers die gezamenlijk rijden.  

1. Zakelijke mobiliteit via zakelijke lease of het eigen wagenpark.  Voor zakelijke ritten met een auto of motor van de zaak geldt als basis de eigen rittenregistratie of die van de leasemaatschappij. Het gaat alleen om de zakelijke kilometers en niet de privé-kilometers. Is er geen rittenregistratie, dan kan je kiezen voor de forfaitaire methode: trek van het totaal aantal gereden kilometers eerst de kilometers af van het woon-werkverkeer (zie onder 4). Trek van dat saldo vervolgens af een forfaitair vastgesteld aantal van 8.900 kilometers voor privégebruik. Het restant is zakelijke mobiliteit. Voor zakelijke ritten met een motor, scooter of (e)bike van de zaak moet het aantal ritten vermenigvuldigd worden met een vaste, gemiddelde afstand per rit: 3,6 kilometer voor een gewone fietsrit, 5,9 kilometer voor een rit met de elektrische fiets en 8,2 kilometer voor een rit met speed-pedelec, bromfiets of scooter. Trek daarna de woon-werkkilometers ervan af en corrigeer het privégebruik door van dat saldo een vast percentage van 7% af te trekken. Het restant is zakelijke mobiliteit.
2. Zakelijke mobiliteit via mobiliteitsdienstverleners. Kan de toeleverancier geen uitsplitsing maken naar woon-werk en zakelijke reizen? Bereken dan eerst het aantal kilometers woon-werkverkeer en trek dat af van het totale aantal kilometers. Het restant is zakelijke mobiliteit. 
3. Zakelijke mobiliteit via vervoersmiddelen van de werknemer waarbij werknemers de kilometers kunnen declareren. Basis voor de rapportage is dan het aantal gedeclareerde kilometers uit de (aangepaste) financiële administratie. Kan er geen uitsplitsing gemaakt worden naar woon-werk en zakelijke reizen? Bereken dan eerst het aantal kilometers woon-werkverkeer en trek dat af van het totale aantal kilometers. Het restant is zakelijke mobiliteit. 
4. Woon/werkverkeer dat wordt vergoed of verstrekt. De basis is hier de rittendeclaratie per vervoermiddel. Is die niet beschikbaar, dan mogen de gegevens ook komen uit een werknemersenquête. Die moet aan allerlei regels voldoen. Elke werknemer die 20 uur of meer werkt, moet aan de hand van de postcodes van woon- en werkplaats de woon-werkafstand via een routeplanner berekenen, zowel voor de heen- als de terugreis en voor het aantal dagen per week dat de werknemer naar het werk gaat. Het gaat om het hoofdvervoersmiddel waarmee de grootste afstand wordt afgelegd en indien van toepassing het aantal kilometers met een fiets van de zaak of een prive-fiets. De werkgever kan alle weektotalen omzetten naar jaartotalen door uit te gaan van 45 werkweken per jaar. 

Voor één vervoersmiddel hoeft niet het aantal kilometers per kalenderjaar ingevuld te worden: de zakelijke ritten per openbaar vervoer. Dan volstaat het totaalbedrag in euro’s aan vergoede reiskosten. De tool van de overheid rekent dan zelf uit om hoeveel kilometers dat gaat. Voor het woon-werkverkeer per openbaar vervoer moeten wel de kilometers per jaar worden opgegeven.

Rapportage

Op basis van de ingevoerde cijfers berekent de tool van de RVO wat de bijbehorende CO2-uitstoot is. Daar krijgt de werkgever een rapportage van. Die geeft inzicht in de duurzaamheid van de mobiliteit en is voorzien van tips hoe het beter kan. Het Ministerie van Verkeer en Waterstaat telt de rapportages van alle organisaties jaarlijks op en krijgt zo inzicht in de CO2-uitstoot van alle zakelijke ritten en woon-werkverkeer. 

Controle en handhaving

De ingevoerde gegevens worden automatisch beschikbaar gesteld aan de regionale omgevingsdienst in de gemeente van de hoofdvestiging van de organisatie. Jaarlijks controleert de omgevingsdienst of de gegevens tijdig en goed zijn ingediend.  

Bewaar de onderliggende administratie van je rapportage. Als de regionale omgevingsdienst komt controleren, is het makkelijker aan te tonen hoe je tot de ingevulde getallen bent gekomen.