Thuiswerkbeleid vereist instemming van de OR

Nu corona een steeds vagere herinnering is, zien we dat steeds meer werkgevers hun medewerkers weer vaker op kantoor willen laten werken. Thuiswerken blijft weliswaar mogelijk, maar organisaties worden kritischer in het stellen van voorwaarden en willen het aantal structurele thuiswerkdagen beperken. Dit roept de vraag op: mag een werkgever het thuiswerkbeleid zomaar instellen of aanpassen, of is er instemming van de ondernemingsraad vereist?

Is een thuiswerkregeling een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden?

Het gaat vaak om de vraag of een thuiswerkbeleid kwalificeert als een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Ook kunnen er instemmingsplichtige elementen in zitten op het gebied van bijvoorbeeld roosters en werktijden, werkoverleg en personeelsbeoordeling. De kantonrechter Amsterdam) heeft geoordeeld dat thuiswerkbeleid inderdaad een regeling is op het gebied van arbeidsomstandigheden, want die zijn voor iemand die op kantoor werkt wezenlijk anders dan die van iemand die thuiswerkt. Het gaat daarbij om arbeidsomstandigheden als:

• reistijd;
• flexibiliteit in het indelen van het werk;
• werk-privé-balans;
• aanpassing van de werkomgeving.

Het ging in deze kwestie om de vraag of Asus Europe het aantal dagen dat de medewerkers op kantoor moeten werken mocht verhogen van twee naar drie. De rechter stond dat niet toe. (ECLI:NL:RBAMS:2025:3782]

Vervangende toestemming

Stemt de OR niet in met het voorgenomen besluit en wil de bestuurder zijn besluit om de medewerkers vaker naar kantoor te laten komen toch uitvoeren, dan moet de bestuurder de kantonrechter om vervangende toestemming vragen. Doet hij dat niet, dan kan de OR, als die tenminste tijdig en schriftelijk de nietigheid van het besluit heeft ingeroepen, de kantonrechter verzoeken de bestuurder te verplichten uitvoeringshandelingen te staken.

De rechter zal vervangende toestemming alleen verlenen als:

• de beslissing van de ondernemingsraad om geen instemming te geven onredelijk is; of
• als het voorgenomen besluit van de bestuurder onderbouwd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen.

Dit betekent dat de kantonrechter de belangen van de bestuurder om de medewerkers te verplichtingen minimaal drie dagen op kantoor te werken moet afwegen tegen het belang van de OR om het huidige beleid om maximaal drie dagen thuis te mogen werken te handhaven.

Belangen

Om welke belangen kan het dan gaan?

• concernbeleid;
• productiviteit;
• sociale cohesie;
• creativiteit;
• kosten woon-werk verkeer;
• werk-privé balans;
• flexibiliteit medewerkers;
• aantal werkplekken op kantoor;
• wens van de medewerkers op basis van een achterbanraadpleging (enquête).

In dit geval van de uitspraak verleende de kantonrechter geen vervangende toestemming, omdat het niet onredelijk was dat de OR niet met de wijziging had ingestemd en ASUS geen zwaarwegend belang bij de voorstelde wijziging had kunnen aantonen.

En nu?

Deze uitspraak bevestigt dat werkgevers goede argumenten moeten hebben om hun medewerkers te verplichten vaker op kantoor te komen werken, al gaat het maar om één extra dag op kantoor. Het is echter de vraag waarom werkgevers willen dat medewerkers vaker op kantoor komen. Als daar goede, inhoudelijke argumenten voor zijn, dan moeten die onderbouwd kunnen worden – bij voorkeur met cijfers. Gaat het daarentegen vooral om controle of een gebrek aan vertrouwen, dan is het des te belangrijker om hierover het gesprek aan te gaan met de OR. Maak samen duidelijke werkafspraken die recht doen aan zowel de belangen van de organisatie als die van de medewerkers.

Deze checklist is verzorgd door De Clercq Advocaten en Notariaat.