Hoe verwerk je de € 0,25 onbelaste kilometervergoeding?

De onbelaste vergoeding is onlangs met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, speciaal om de koopkracht van werknemers te ondersteunen. Voor werkgevers die de verhoging inderdaad met terugwerkende kracht willen toepassen zijn er de volgende mogelijkheden om het in de loonadministratie en loonaangiften te verwerken:

De vergoeding bedraagt sinds 1 januari 2026 € 0,23 of minder per kilometer. Dan mag je als werkgever de verhoging van € 0,02 per kilometer alsnog onbelast vergoeden (gericht vrijgesteld) bij een volgende loonbetaling. Dat geldt ook als je minder dan € 0,23 per kilometer vergoedde.
De vergoeding bedraagt sinds 1 januari meer dan € 0,23 per kilometer en het meerdere is aangemerkt als belast loon. Dan mag je als werkgever voor elk aangiftetijdvak het loon verlagen met € 0,02 per kilometer. Dat doe je door de loonaangiften over die tijdvakken te corrigeren.
De vergoeding bedraagt meer dan € 0,23 per kilometer en er is al 80% WKR-eindheffing over het belaste bedrag betaald voor een of meer tijdvakken. Dan mag je als werkgever de eindheffing die je hebt betaald over die € 0,02 per kilometer verrekenen in een volgende aangifte loonheffingen.
De vergoeding loopt via de salderingsregeling. Dan mag je als werkgever met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 uitgaan van € 0,25 per kilometer.
De reiskostenvergoeding maakt onderdeel uit van een cafetariaregeling. Heeft de werkgever met de werknemer afgesproken dat de werknemer belast loon inlevert in ruil voor de onbelaste kilometervergoeding of de verhoging daarvan? Dan mag je als werkgever de eerdere aangiften loonheffingen corrigeren.