Geen vaste onkostenvergoeding met terugwerkende kracht

Werkgevers mogen niet met terugwerkende kracht een onbelaste, vaste onkostenvergoeding aan hun medewerkers toekennen. Dat kan pas als het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en de toekomstige kosten is afgerond. Dat stelt de Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst in een recent standpunt van 28 september (2026/1467).

Onderbouwing

De uitspraak is gedaan in een zaak over een werkgever die vorig jaar september besloot een vaste kostenvergoeding met terugwerkende kracht per april toe te kennen. Het nodige onderzoek deed hij in de periode na september en de uitbetaling was aan het eind van het jaar gepland. Volgens de kennisgroep kan de werkgever de gerichte vrijstellingen niet toepassen op de vergoeding voor de maanden april tot en met november, omdat de onderbouwing toen nog niet was gedaan. Wel kon de werkgever de daadwerkelijk gemaakte kosten van de werknemers achteraf vergoeden op declaratiebasis.