Nieuwe manier om verblijfkosten te betalen

Het is altijd een dingetje. Hoe ga je om met het vergoeden van verblijfkosten: onkosten die werknemers maken als ze buiten de deur werken? De fiscus is streng en stelt dat maximaal de werkelijk gemaakte onkosten gedeclareerd mogen worden. Dat betekent alleen een hele hoop bonnetjes. Daarom kiezen veel werkgevers liever voor een vaste, onbelaste onkostenvergoeding. Alleen daar kleeft een risico aan: als die na controle te ruim blijkt, wordt het alsnog als belastbaar loon gezien. Er was altijd al één escape: heel precies aansluiten bij de regeling voor ambtenaren bij de rijksoverheid. Gelukkig kan dat voortaan makkelijker. Dat heeft de kennisgroep van de Belastingdienst op 5 februari bekendgemaakt.

Niet meer, wel minder

Van nu af aan hoeven werkgevers dus niet meer exact dezelfde vergoedingen aan te houden voor ambtenaren die op dienstreis zijn uit de cao Rijk. Werkgevers mogen ook minder uitbetalen dan de richtbedragen uit die cao. Veel werkgevers zullen kiezen voor de maximale onbelaste vergoedingen, net als bij de kilometervergoeding. Dat levert een flinke financiële besparing op, al zal de declarerende medewerker er aanmerkelijk minder blij mee zijn. Waar je ook voor kiest – de maximale vergoeding cao Rijk, of alleen het onbelaste gedeelte – richtbedragen voorkomen ieder geval ongemakkelijke discussies over te dure etentjes of te chique overnachtingen.

                                                     vergoeding cao Rijk        onbelast gedeelte           belast gedeelte

ontbijt                                               € 16,07                               € 16,07                               € 0,00

lunch                                                 € 22,19                               € 12,97                               € 9,22

diner                                                  € 33,57                               € 32,56                               € 1,01

logies                                                € 164,52                            € 162,74                            € 1,78

kleine uitgaven overdag               € 7,35                                 € 6,56                                 € 0,79

uitgaven ’s avonds                         € 21,92                               € 13,12                               € 8,80

Belangrijke voorwaarde

Er geldt wel één belangrijke voorwaarde voor het mogen aanhaken bij de (eventueel gereduceerde) vergoedingen voor ambtenaren. De werknemer moet ‘vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden’ verkeren als de ambtenaar op dienstreis. Dat betekent concreet dat de werknemer voornamelijk kantoorwerk doet, met het openbaar vervoer reist, vooral gebruik maakt van horeca in de buurt van kantoren en treinstations. En dat zijn zakelijke reis aansluit op het begrip dienstreis: ‘een door de werkgever noodzakelijk geachte reis en verblijf is in verband met het verrichten van werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie’.