Adviesrecht van de OR

Voorgenomen besluiten

Het adviesrecht van de OR is een sterk recht en zeker niet vrijblijvend. De werkgever is wettelijk verplicht de OR om advies vragen bij voorgenomen besluiten die adviesplichtig zijn. Een voorgenomen besluit is wat het is: een voornemen tot een besluit. Voordat je een definitief besluit kan nemen over de onderwerpen die in artikel 25 van de WOR zijn opgesomd moet je de OR eerst om advies vragen. Dat OR-advies moet je ook zwaar laten meewegen in de uiteindelijke besluitvorming. Als je er niet in slaagt de OR te overtuigen van jouw argumenten om het uitgebrachte advies (deels) niet op te volgen, kan de ondernemingsraad namelijk in beroep gaan bij de Ondernemingskamer.

Adviesplichtige onderwerpen

De werkgever moet voorgenomen besluiten over organisatieveranderingen voor advies aan de OR voorleggen als het gaat om onderwerpen die genoemd staan in artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden:

• de overdracht van de zeggenschap over de organisatie of een onderdeel daarvan;
• het vestigen van, dan wel het overnemen of afstoten van de zeggenschap over, een andere organisatie;
• het beëindigen van de werkzaamheden van (een deel van) de organisatie;
• een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de organisatie;
• een belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de organisatie;
• een wijziging van de vestigingsplaats van de organisatie;
• het groepsgewijze werven of inlenen van arbeidskrachten;
• het doen van een belangrijke investering;
• het aantrekken van een belangrijk krediet;
• het verstrekken van een belangrijk krediet;
• de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening;
• het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de organisatie voor het milieu;
• de vaststelling van een regeling met betrekking tot het zelf dragen van het financieel risico;
• het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de organisatie betreffende één van de hiervoor bedoelde onderwerpen.

‘Belangrijk’

Essentieel is het begrip ‘belangrijk’. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een belangrijke investering of een belangrijke organisatiewijziging. Wat belangrijk precies inhoudt, staat niet in de wet. Het lijkt makkelijk om een organisatieverandering daarom af te doen als onbelangrijk. In dat geval hoef je de OR namelijk niet om advies te vragen. Maar de rechter zal altijd kijken naar de reikwijdte van het voorgenomen besluit. Heeft het effect op meerdere werknemers of de werkprocessen, dan is het bijna altijd ‘belangrijk’.

Schriftelijke aanvraag

De werkgever moet de adviesaanvraag schriftelijk indienen bij de OR, zo staat het in de wet. Het volstaat dus niet om alleen een rapport of beleidsstuk te sturen aan de OR. Met een adviesaanvraag bedoelt de wetgever: het door de werkgever geformuleerde voorgenomen besluit. Dit voornemen kan natuurlijk wel gebaseerd zijn op een beleidsstuk. Het is echter niet de bedoeling dat de OR zelf uit een rapport de argumenten en gevolgen moet halen. In de adviesaanvraag moet staan wat het voorgenomen besluit is en waarom de werkgever dit besluit wil nemen. Verder moeten de gevolgen voor het personeel zijn opgesomd, plus de maatregelen die de werkgever neemt om negatieve gevolgen te bestrijden.

Overlegvergadering

De werkgever is verplicht het voorgenomen besluit ten minste eenmaal te bespreken in de overlegvergadering met de ondernemingsraad (artikel 25, lid 4 WOR). Daarin kan je het voorgenomen besluit toelichten en procesafspraken maken met de OR. De OR zal vervolgens in de eigen interne OR-vergadering een lijstje van zaken maken die ze in het voorgenomen besluit zou willen veranderen. In de volgende overlegvergadering zal de OR het wensenlijstje van de OR proberen om te zetten in concrete toezeggingen. Dat is ook het moment om afspraken te maken over het verdere proces en de afspraken en toezeggingen vast te leggen in de notulen van de overlegvergadering.

TIP        Volgens de wet moet ook een vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht (RvT) of Raad van Commissarissen (RvC) aanwezig zijn wanneer de adviesaanvraag op de agenda van de overlegvergadering staat. Biedt dat ook aan. Als alle geledingen betrokken zijn, is de kans groter dat er een besluit met draagvlak uit komt.

Termijn

Nadat je de adviesvraag naar de OR hebt gestuurd, moet de OR hier binnen een ‘redelijke’ termijn op reageren. Hoe lang die termijn is, staat niet in de WOR. De termijn is in de praktijk afhankelijk van de complexiteit en hoeveelheid informatie die de OR nodig heeft om tot een advies te komen. Ook speelt mee hoe urgent de adviesaanvraag is.

TIP        Hoe complexer het vraagstuk, des te meer tijd de OR nodig zal hebben een goed advies te geven. Spreek daarom samen van tevoren af hoeveel tijd de OR nodig heeft.

Adviesstrategie

Als de ondernemingsraad een adviesaanvraag krijgt, zal de OR zeer waarschijnlijk eerst met de hele OR de strategie bespreken. Ze zullen doelen bedenken die ze willen bereiken en soms daar ook de mening van de achterban bij willen weten. De OR heeft ook recht om de achterban te benaderen, al zijn er regels te stellen aan de geheimhouding. De OR kan besluiten een conceptadvies uit te willen brengen ter bespreking met de bestuurder, of meteen een definitief advies. Soms kunnen ze een adviesaanvraag ook opsplitsen in verschillende onderdelen om deeladviezen te geven.

TIP        Pas op dat er geen instemmingsplichtige onderwerpen in de adviesaanvraag ‘verstopt’ zitten. Dat is een ander recht van de OR, dat gaat over verandering van arbeidsvoorwaarden of arbeidsomstandigheden. De onderwerpen daarvan staan in artikel 27 van de WOR.

Informatierecht

Van belang is verder of de OR voldoende informatie heeft gekregen om goed te kunnen adviseren. Als dat niet het geval is, kan de OR op basis van het informatierecht (artikel 31, WOR) alle benodigde gegevens opvragen. Het is daarom handig de OR eerder te veel dan te weinig informatie te geven, want het proces van informatie opvragen werkt natuurlijk vertragend en de OR zal altijd stellen dat ze pas een advies kunnen uitbrengen als ze over alle relevante informatie beschikken.

Inschakeling deskundige

Het kan zijn dat de OR interne of externe deskundige hulp nodig heeft om een goed advies te geven. Inschakeling daarvan is mogelijk op basis van artikel 16 en 22 van de WOR, waarbij de werkgever de kosten van de ingehuurde deskundige moet betalen. Zeker bij complexe zaken zoals overnames en reorganisaties met (potentieel) grote gevolgen voor de organisatie en medewerkers zal een OR een (extern) deskundige willen inschakelen.

Het OR-advies

Na het overleg is het tijd voor de OR het advies op papier te zetten, met verwijzing naar de schriftelijke adviesaanvraag. Daarbij staan vermoedelijk de algemene overwegingen van de OR en per onderdeel puntsgewijs de aanmerkingen en suggesties. Hoe beter gemotiveerd die zijn, hoe meer kans de OR straks heeft bij de Ondernemingskamer als de werkgever het advies niet serieus neemt. Veel ondernemingsraden krijgen van hun OR-trainer geleerd om negatief te adviseren, tenzij… Daarmee wordt bedoeld dat de werkgever pas een positief advies ontvangt na aanpassing van het voorgenomen besluit op voor de OR belangrijke punten.

Opschorting

Artikel 25, lid 5 van de WOR schrijft voor dat de werkgever een definitief besluit pas mag nemen nadat de OR advies heeft uitgebracht. Dit definitieve besluit moet gebaseerd zijn op het eigen voornemen en op de adviezen van de OR. Als werkgever stel je de OR eerst schriftelijk van dit besluit op de hoogte voordat je het mag uitvoeren. Je moet daarbij aangeven of en welke OR-adviezen je overneemt. Je moet ook motiveren als je een (deel)advies niet overneemt. Is de OR het niet eens met de motivering, dan heeft ze een maand na de datering van het schriftelijke besluit om in beroep te gaan bij de Ondernemingskamer (artikel 26 WOR). In die maand mag je als werkgever het besluit niet uitvoeren.

TIP         Deze opschortingstermijn is vaak vervelend voor jou als werkgever. Je wil immers aan de slag. Daar zit dan ook de onderhandelingskracht van de OR. Vaak is de OR bereid van deze opschortingstermijn af te zien als je wat tegemoet komt aan de wensen van de OR.