Deelauto van de zaak

Steeds meer organisaties stellen deelauto’s beschikbaar voor medewerkers. De medewerker kan dan slechts gedeeltelijk beschikken over een auto van de zaak, want hij of zij deelt de auto met een of meer collega’s. Dat klinkt aardig, maar er zit net als bij elke auto van de zaak een fiscaal addertje onder het gras: de bijtelling voor privégebruik. Die is te voorkomen, maar dat vereist wel wat, zoals een sluitende rittenadministratie of een verklaring geen privégebruik. In deze checklist lees je er meer over.

Wat is een auto van de zaak?

Er is sprake van een auto van de zaak als de werkgever een auto ter beschikking stelt aan de werknemer voor zakelijk verkeer, voor woon-werkverkeer en voor privégebruik. De werkgever betaalt de aanschaf en gebruikskosten van de auto (zelf of via een leasemaatschappij). De belastingdienst ziet dit als loon in natura en daarom betaalt de werknemer hiervoor de zogenaamde bijtelling. Dat is een percentage van de cataloguswaarde van de auto die jaarlijks bij het brutoloon opgeteld (de bijtelling) en waarover is belasting verschuldigd.

Wanneer is er sprake van een deelauto?

Bij een deelauto stelt de werkgever ook een auto ter beschikking (zelf of via een leasemaatschappij), maar moet de werknemer de auto delen met een of meer collega’s. Fiscaal gezien ‘bestaat’ de deelauto echter niet. Dat wil zeggen: er zijn fiscaal geen speciale regels voor. Voor de deelauto gelden dus de bestaande regels voor de auto van de zaak. Het hangt wel af van de specifieke situatie of en hoeveel bijtelling de werknemer moet betalen.

Bijtelling deelauto van de zaak

Als de werkgever een auto ter beschikking stelt aan de werknemer, vergoedt de werkgever alle kosten die samenhangen met de auto. De belastingdienst gaat ervanuit dat dit ook voor privégebruik is en dus geldt de regeling privégebruik auto. De werknemer moet bijtelling betalen als hij of zij meer dan 500 privé-kilometers per kalenderjaar rijdt.

Naar evenredigheid

Als de werknemer de auto deelt met anderen en dus maar een beperkte periode over de auto kan beschikken, hoeft de werkgever de regeling privégebruik auto niet over een kalenderjaar toe te passen. Dat kan dan naar evenredigheid, gerekend over de tijd waarin de werknemer de beschikking had over de auto (bijvoorbeeld een dag of een maand). Als de werkgever bijvoorbeeld in de maand maart een auto ter beschikking stelt aan een werknemer, betekent dit dat hij maximaal 42,5 kilometer (31/365 X 500 kilometer) voor privégebruik kan tellen.

TIP De regeling privéauto is alleen van toepassing op de dagen dat de werknemer de deelauto reserveert.

Uitzondering

De werkgever mag de regeling privégebruik wel het gehele kalenderjaar toepassen als de werknemer op bijna ieder moment kan beschikken over een auto van een deelautobedrijf. Dit is bijvoorbeeld het geval als:

de deelauto’s bijna niet worden gebruikt door anderen;
verlenging van de gereserveerde tijd bijna altijd mogelijk is;
de auto niet steeds moet worden teruggezet op de plaats waar de auto is opgehaald.

Deelauto via mobiliteitsbudget

Zet de werknemer (een deel van) zijn mobiliteitsbudget in om zelf een deelauto te leasen, dan is er toch sprake van een ter beschikking gestelde auto. Ook als een externe aanbieder de auto aanbiedt, via de werkgever of rechtstreeks aan de werknemer, kan sprake zijn van ter beschikkingstelling. De werkgever vergoedt namelijk ook hier de kosten die samenhangen met de auto, alleen gebeurt dit via het mobiliteitsbudget. Dan geldt de regeling privégebruik en is bijtelling verschuldigd.

Alleen zakelijk gebruik

Bijtelling bij een (deel)auto van de zaak is niet van toepassing als de werknemer de auto alleen zakelijk gebruikt, en niet privé. Wel moet de werknemer verplicht een rittenregistratie bijhouden, waarin de werknemer kan aantonen jaarlijks niet meer dan 500 privékilometers te rijden. Bij een deelauto is dit naar evenredigheid, dus naar gelang het aantal dagen dat de werknemer over de auto beschikt.

Verklaring geen privégebruik

De bijtelling geldt niet als in het leasecontract, het arbeidsvoorwaardenreglement of de gebruikersovereenkomst expliciet is vastgelegd dat de werknemer de auto niet privé mag gebruiken, of als er een ‘Verklaring geen privégebruik’ is. In al deze gevallen hoeft de werkgever geen bijtelling te hanteren en is de werkgever niet meer aansprakelijk voor boetes bij een eventuele overschrijding van de 500 kilometergrens of een niet-sluitende rittenadministratie.

Regels over gebruik

Regels over gebruik van een deelauto van de zaak neem je op in de gebruikersovereenkomst die elke werknemer met een (deel)auto van de zaak tekent. Allereerst staan hierin de afspraken over privégebruik. Als de werknemer de auto privé mag gebruiken, vermeld dan nauwkeurig de fiscale gevolgen. Leg ook afspraken over het deelgebruik goed vast. In de gebruikersovereenkomst staat vaak ook wie betaalt voor de bijkomende kosten: brandstof binnen-/buitenland, parkeerkosten, boetes, kosten van onderhoud en schade.

Tip: (Deel)auto’s van de zaak zijn een onderdeel van HR-beleid en een secundaire arbeidsvoorwaarde. Als er collectief regels voor zijn gemaakt in de vorm van toekenningsbeleid en een gebruikersreglement, is er instemming van de ondernemingsraad nodig om deze regels in te stellen of te wijzigen. Dat geldt niet als het louter gaat om individuele afspraken tussen werkgever en werknemer.

Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk dan de checklist Auto van de zaak.