11 vragen over de rol van de vertrouwenspersoon

Voor wie wordt de vertrouwenspersoon aangesteld?

Alleen voor werknemers en uitzendkrachten? Of mag de vertrouwenspersoon ook het gesprek aangaan met andere groepen zoals vrijwilligers, stagiaires, cliënten, gasten, familie (bijvoorbeeld in de zorg) of leveranciers?

Wordt de vertrouwenspersoon aangesteld in het kader van ongewenste omgangsvormen of ook voor integriteitsschendingen?

Ongewenste omgangsvormen zijn onder meer discriminatie, pesten, agressie, (seksuele) intimidatie, agressie. Integriteitsschendingen zijn onder meer fraude, machtsmisbruik, misbruik van bedrijfseigendommen, overtreding interne of externe regelgeving?

Is het wenselijk dat de vertrouwenspersoon anoniem benaderd kan worden?

Hier wordt wisselend over gedacht. Sommige organisaties vinden het fijn om ook anonieme signalen op te vangen, want dit geeft inzicht wat in de organisatie leeft. Uiteraard dient er dan op gepaste wijze omgegaan te worden met anonieme meldingen.

Is de vertrouwenspersoon zichtbaar en goed bereikbaar?

Een vertrouwenspersoon heeft een nuttige functie bij het opvangen van signalen van wat er leeft op de werkvloer. Via de vertrouwenspersoon kan een organisatie inzicht krijgen in de eigen cultuur en eventuele problemen. De vertrouwenspersoon kan een ‘peilstok’ zijn in de organisatie als het gaat om sociale veiligheid en integriteit, maar dan moet de vertrouwenspersoon wel laagdrempelig bereikbaar zijn, zodat de signalen ook bij de vertrouwenspersoon aankomen.

Is het zinvol voor de organisatie om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen?

Afhankelijk van de opbouw van de organisatie kan het goed zijn meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen, bijvoorbeeld voor verschillende organisatieonderdelen, voor verschillende locaties of met verschillende achtergronden. Zie ook Zie ook de checklist Benoeming vertrouwenspersoon.

Is de vertrouwenspersoon veilig bereikbaar?

Voelt het voor de werknemers veilig om de vertrouwenspersoon te benaderen? Als je een interne vertrouwenspersoon via een email-account van de eigen organisatie moet benaderen, kan dat niet veilig voelen. Dat emailaccount zit tenslotte in de controlesfeer van de werkgever. Jongere werknemers zijn niet meer gewend om zelf te bellen. Er zijn oplossingen met een afgeschermd digitaal meldkanaal voor een bedrijf die contactverzoeken voor de vertrouwenspersoon naar een portaal leiden, waar alleen de vertrouwenspersoon toegang toe heeft.

Wat wordt verwacht van de vertrouwenspersoon ten aanzien van informatie en voorlichting in de organisatie?

Het is wenselijk om met de vertrouwenspersoon afspraken te maken over informatie over ongewenste omgangsvormen en de rol van de vertrouwenspersoon. Dit kan in verschillende vormen, bijvoorbeeld met workshops, artikelen of filmpjes op intranet.

Is voor de werknemers duidelijk hoe de vertrouwenspersoon werkt en wat je mag verwachten van de vertrouwenspersoon?

Is er een protocol/werkwijze van de vertrouwenspersoon bekend gemaakt binnen de organisatie? Is dit bijvoorbeeld beschreven in de gedragscode?

Is vanuit de organisatie de noodzakelijke informatie gedeeld met de vertrouwenspersoon?

Hierbij kan gedacht worden aan het organogram van de organisatie, de gedragscode en andere reglementen, maar ook aan de gegevens van de bedrijfsarts, de bedrijfsmaatschappelijk werker, de functionaris misstanden in het kader van de Wet Bescherming Klokkenluiders, de HR-verantwoordelijke, de preventie-medewerker of de manager compliance.

Is de verwachte rolinvulling met de vertrouwenspersoon zelf goed doorgenomen?

In de Wet verplichtstelling vertrouwenspersoon staat duidelijk wat de taken van een vertrouwenspersoon zijn:

• hulp en advies geven aan een werknemer en zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlener;
• signaleren van knelpunten in het beleid en gevraagd en ongevraagd adviseren over verbetering van sociale veiligheid, zowel aan de werkgever als aan de OR of PVT;
• geven van voorlichting over ongewenste omgangsvormen en de rol van de vertrouwenspersoon;
• jaarlijks rapporteren aan werkgever, OR of PVT over meldingen en andere werkzaamheden.

Tip: Deze taakinvulling kan naar eigen inzicht van de organisatie verder worden aangevuld, bijvoorbeeld met het verzoek de vertrouwenspersoon input te laten leveren bij het opstellen en evalueren van de RI&E of deelname aan het overleg met de arbocommissie van de OR.

Wat moet de vertrouwenspersoon rapporteren?

Een rapportage is voor de organisatie belangrijk, want het geeft inzicht in de cultuur en de stand van sociale veiligheid. Met de vertrouwenspersoon kan afgestemd worden dat de volgende zaken gerapporteerd worden, zoals het aantal meldingen (ook eventueel anoniem), de positie van de melders, de aard van de meldingen en onderverdeling daarvan, tegen wie de meldingen waren gericht, het aantal doorverwijzingen en totaal bestede tijd van de vertrouwenspersoon.

Tip: Rapportages dienen geaggregeerd en anonieme basis te zijn. Dus niet herleidbaar naar personen; dat zou op gespannen voet komen met de geheimhouding die een vertrouwenspersoon geacht wordt in acht te nemen.

• Meer weten over hoe je een vertrouwenspersoon moet benoemen? Lees dit artikel