Benoeming vertrouwenspersoon

Instemmingsrecht OR en PVT

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een onderdeel van het arbobeleid. De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) heeft instemmingsrecht over regelingen rond arbeidsomstandigheden. Omdat er nog steeds werkgevers zijn die de medezeggenschap (nog) niet betrekken bij de keuze voor een vertrouwenspersoon, wordt dat in de Wet verplichtstelling vertrouwenspersoon nog eens expliciet vastgelegd. Daarin staat dat de OR of PVT een instemmingsrecht heeft bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon, de positionering van de vertrouwenspersoon in de organisatie en bij de verlenging en beëindiging van de aanstelling van de vertrouwenspersoon.

Intern vertrouwenspersoon

De organisatie mag kiezen voor een interne of een externe vertrouwenspersoon, of een combinatie van beiden. Een interne vertrouwenspersoon heeft in het algemeen goede kennis van de organisatie en cultuur en meer begrip van de interne structuren. Hij of zij is toegankelijker voor medewerkers, want een vertrouwd gezicht is in de organisatie. Daartegenover staat dat een intern vertrouwenspersoon mogelijk minder onafhankelijk en minder objectief wordt ervaren. Bovendien bestaat er een kans op belangenverstrengeling.

Extern vertrouwenspersoon

De extern vertrouwenspersoon staat op afstand van de organisatie en heeft daardoor een grotere objectiviteit en onpartijdigheid. Dat voelt voor velen veiliger en vertrouwder. Tegelijkertijd leidt die afstand tot minder kennis van de organisatie en cultuur. Aangezien extern vertrouwenspersonen vaak voor meer organisaties werken, hebben ze vaak meer deskundigheid en ervaring en een breder perspectief. Minpunt is dat een extern vertrouwenspersoon meer kost dan een intern vertrouwenspersoon.

Tip: Kijk goed wat het beste bij jouw organisatie past. Grotere organisaties kiezen vaak standaard voor een combinatie van één externe vertrouwenspersoon en meerdere interne vertrouwenspersonen met diverse achtergronden.

Profielschets en selectie

Het kan behulpzaam zijn om vooraf een profielschets op te stellen van de gezochte vertrouwenspersoon. Dit dwingt de organisatie om na te denken over welke achtergrond, kennis, ervaring en competenties de vertrouwenspersoon voor die organisatie moet beschikken. Hierbij speelt ook een rol of de vertrouwenspersoon alleen wordt aangesteld voor incidenten rondom grensoverschrijdend gedrag of ook voor integriteitsissues. Heeft de vertrouwenspersoon een rol in het kader van de klokkenluidersregeling? Bedenk ook hoe de nieuwe vertrouwenspersoon wordt geselecteerd. Gaat dat bij interne vertrouwenspersonen via een open sollicitatieprocedure of zoekt de werkgever al dan niet samen met de OR naar geschikte kandidaten? En bij externe vertrouwenspersonen: kies je voor een zelfstandig gevestigde vertrouwenspersoon of een bureau?

Tip: Voorkom belangenverstrengeling of onverenigbaarheid van rollen. Kies dus niet voor een interne vertrouwenspersoon die behoort tot de directie, het MT of de HR-afdeling. En bij een extern vertrouwenspersoon niet voor iemand die onwenselijke banden heeft met de werkgever, zoals een kennis of een familielid.

Lees ook: Wat zijn de voordelen van een vertrouwenspersoon?

Werkwijze, faciliteiten en rolinhoud

Maak al voor de aanstelling van de vertrouwenspersoon afspraken over de werkwijze, faciliteiten en rolinhoud van de vertrouwenspersoon. Denk aan de onafhankelijkheid en geheimhoudingsplicht, de kennisontwikkeling (opleiding, eventueel intervisie), de vastlegging van rollen, taken en bevoegdheden en de tijdverantwoording. Maak ook afspraken over het werkproces: hoe en wanneer is de vertrouwenspersoon bereikbaar, waar slaat de vertrouwenspersoon welke persoonsgegevens, hoe zorg je dat de vertrouwenspersoon de AVG in acht neemt en wanneer en hoe maakt de vertrouwenspersoon rapportages? Er ligt een taak voor de organisatie om toe te zien op een goed proces voor de vertrouwenspersoon.

Tip: Rapportages zijn er niet alleen voor de werkgever. Ook de OR of PVT kan toegang krijgen tot geanonimiseerde rapportages en die bespreken in het overleg tussen bestuurder en medezeggenschap.