Arbeidsvoorwaardenharmonisatie

Financieel kader

Wanneer je een combinatie maakt van de beste arbeidsvoorwaarden uit de beide pakketten van twee samengevoegde organisaties, zullen de kosten van personeel behoorlijk stijgen. Daarom moet er vaak uitgeruild of gemiddeld worden. Dat houdt de kosten op organisatieschaal behapbaar. Maar voor individuele werknemers kan het leiden tot grote plussen en minnen. En vooral voor de werknemers die er ernstig op achteruit gaan, zal er compensatie nodig zijn. Per saldo is een arbeidsvoorwaardenharmonisatie op de korte termijn daarom altijd duurder.

Juridische basis

Bij een harmonisatie veranderen de arbeidsvoorwaarden. Dit zorgt voor discussie en onrust. Er is draagvlak nodig om zaken als salaris, pensioen, verzekeringen, onkostenvergoedingen, maar ook het aantal bovenwettelijke vakantiedagen, verlofcondities of werktijden te harmoniseren. Uiteraard is de basis van elke harmonisatie dat wat de wetgever verplicht aan arbeidsvoorwaarden. Daarbovenop komen de regelingen uit de cao, die als deze verbindend is verklaard ook van toepassing is voor de sector. Dat is de juridische basis voor elke harmonisatie.

Geen harmonisatie mogelijk

Let op, in sommige gevallen mag er geen (gehele) arbeidsvoorwaardenharmonisatie worden doorgevoerd. Dat is het geval als er sprake is van

• een zogenaamde overgang van onderneming. Neemt de overnemende partij een onderneming over en wordt deze integraal en zelfstandig voortgezet, dus los van eventuele andere bedrijven van de overnemende partij, dan is er sprake van overgang van de betreffende onderneming. Dat is geen reden om de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Je mag als werkgever dus niet zomaar de arbeidsvoorwaarden versoberen na overname.
• verschillende branche-cao’s die van toepassing zijn voor de onderliggende organisaties. Als er geen cao’s gelden, kunnen de samengevoegde bedrijven samen één nieuw arbeidsvoorwaardenreglement (avr) krijgen. Losse bedrijfscao’s (die gelden voor één organisatie) kunnen met iets meer moeite samengevoegd worden tot een nieuwe bedrijfs-cao. Harmoniseren van arbeidsvoorwaarden van organisaties die bij verschillende branche- of bedrijfstakcao’s zijn aangesloten, kan alleen voor de zaken die boven de cao’s uitstijgen.
• een of meer verplichte aansluitingen bij een bedrijfstakpensioenfonds Harmonisatie geldt ook voor de arbeidsvoorwaarde pensioen. Zijn er alleen contracten met een of meer pensioenverzekeraars, dan is het een kwestie van een nieuw contract maken voor alle organisaties. Is één van de organisaties verplicht aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds, dan kan je vragen of de andere organisaties daar ook onder kunnen en mogen vallen. Is er sprake van verschillende verplichte aansluitingen, dan is harmonisatie bijna onmogelijk.

Stakeholders

Harmonisatie betekent vooral oog hebben voor de belangen van de stakeholders. Dat zijn in dit geval de werknemers en de arbeidsverhoudingen. Dat betekent vroegtijdig overleggen met werknemers, medezeggenschapsorganen en vakbonden. Eerst op noodzaak, dan op kaders en uitgangspunten en ten slotte op concrete regelingen. Een geslaagde dialoog is het resultaat van het duidelijk maken en managen van verwachtingen (transparantie), regelmatig en duidelijk communiceren en het organiseren van de terugkoppeling (feedback).

Tip: Het is belangrijk om na te gaan wat werknemers belangrijk vinden, weten wat ze waarderen en ook open te staan voor hun input. Laat zien dat je ze serieus neemt.

Ondernemingsraad

Betrek de ondernemingsraad (of OR’en als het er meer zijn) in een zo vroeg mogelijk stadium bij het harmonisatieproces. Laat de bestuurder die overlegt met de OR in een reguliere of artikel-24 vergadering aangeven wanneer de harmonisatie gaat spelen en wanneer de OR een instemmingsaanvraag kan verwachten. Uit jurisprudentie blijkt dat instemming van de OR met wijzigingen van arbeidsvoorwaarden een wezenlijk onderdeel is voor een rechter om te oordelen of een harmonisatievoorstel ‘redelijk’ is. Ook geeft de instemming van de ondernemingsraad vertrouwen aan het personeel om in te stemmen met de voorgestelde wijzigingen.

Tip: Soms zijn er afspraken gemaakt over aanvullende bevoegdheden van de OR in een ondernemingsovereenkomst of convenant. Ook die moeten worden gerespecteerd.

Instemmingsrecht

De OR heeft instemmingsrecht bij het wijzigen van nogal wat (aanvullende) arbeidsvoorwaarden. Niet over de primaire arbeidsvoorwaarden, zoals de hoogte van het salaris, maar wel bij de (aanvullende) arbeidsvoorwaarden die zijn opgenomen in artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR): beloningsbeleid, functiewaarderingssysteem, pensioenovereenkomsten, winstdelingsregeling, vakantieregeling, arbeids- en rusttijdenregeling, arbeidsomstandighedenbeleid, ziekteverzuim- en re-integratiebeleid, aanname- en ontslagbeleid, opleidings- en beoordelingsbeleid, werkoverleg en regelingen rond klachten, klokkenluiders, privacy en aanwezigheidsmonitoring.

Tip: Het instemmingsrecht geldt alleen voor zover regelingen niet al uitputtend in de toepasselijke cao(‘s) geregeld zijn, zoals arbeids- en rusttijden en vakantieregelingen.

Creëer draagvlak bij werknemers

Het is belangrijk om goed inzichtelijk te maken wat de harmonisatie gaat betekenen. Hou bijvoorbeeld voorlichtingsbijeenkomsten waar je met voorbeeldberekeningen de veranderingen aan de werknemers duidelijk maakt. Werknemers moeten begrijpen wat er verandert en wat het effect is. Zo creëer je draagvlak Naast de voorlichting over collectieve veranderingen is het ook belangrijk om per individuele werknemer een berekeningsoverzicht op te stellen en aan de werknemer ter beschikking te stellen.

Afbouw en compensatie

Bij een verbetering zal een werknemer niet snel zijn instemming weigeren. Maar harmonisatie kan ook leiden tot significante verslechteringen voor sommige werknemers. Bedenk daarom al op voorhand een redelijke afbouw- of compensatieregeling, zowel voor primaire als voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Bespreek deze ook vooraf met de ondernemingsraad, wanneer de regeling meerdere werknemers betreft.

Tip: Blijkt bijvoorbeeld dat de dezelfde functies in ene organisatie hoger ingeschaald zijn dan in de ander, dan kan een zogenaamde ‘persoonlijke toeslag’ voor onbepaalde tijd zorgen dat de hoge inschaling op termijn uitsterft.