Loonstrook en jaaropgave

Een loonstrook geeft de werknemer inzicht in de opbouw van het salaris. Sommige gegevens op het loonstrookje zijn verplicht, andere kun je om praktische redenen toevoegen. Voor jou als HR-professional is het van belang te weten wat er in ieder geval op het loonstrookje moet staan. Ook als je organisatie de salarisverwerking heeft uitbesteed. Naast de loonstrookjes moet je organisatie werknemers ook jaarlijks een jaaropgave verstrekken.

Verplichtingen

Een loonstrook verstrekken is verplicht, maar dat hoeft niet iedere keer als je het loon uitbetaalt. Je moet in ieder geval zorgen voor een loonstrookje als het loon voor het eerst betaald wordt. Ook moet je een nieuw loonstrookje verstrekken bij een loonbetaling die verschilt van de vorige betalingen. Dat kan als iemand meer of minder is gaan werken of als er iets aan de inhoudingen verandert. Omdat er regelmatig iets wijzigt – zo verandert het minimumloon twee keer per jaar – kiezen de meeste organisaties ervoor werknemers maandelijks een loonstrookje te verstrekken.

TIP Zijn er geen medewerkers die vallen onder het minimumloon? Dan volstaat meestal een loonstrook per jaar, namelijk in januari. Dan veranderen vaak de hoogte van het loon en de tarieven van loonbelasting en premies.

Gegevens

Om duidelijk te maken om welke werkgever en welke werknemer het gaat, kan je een aantal persoonlijke gegevens op het loonstrookje vermelden. De naam van de werkgever en die van de werknemer zijn in ieder geval verplicht. Handig, maar niet verplicht zijn het werknemersnummer, de adresgegevens, het burgerservicenummer en de geboortedatum van de werknemer, net als de datum waarop zijn arbeidsovereenkomst is ingegaan.

TIP Veel werkgevers vullen ook de functie in. Dat betekent extra werk, want bij elke functieverandering moet je eigenlijk ook de gegevens op de loonstrook aanpassen.

Loon

De Belastingdienst verplicht werkgevers ook het brutoloon op de loonstrook te vermelden. Het brutoloon is het bedrag zonder inhouding van loonheffingen. Het brutoloon mag als fulltime of parttime salaris op de salarisstrook vermeld worden. De werkgever is verder verplicht de samenstelling van het brutoloon op het loonstrookje te zetten. Dit bedrag bestaat onder andere uit het basisuurloon, provisie, toeslagen, premies, prestatiebeloning en gratificaties. Ook vakantiegeld en de bijtelling voor de auto van de zaak staan op de loonstrook.

Inhoudingen

Het is ook verplicht om de inhoudingen op het loon te vermelden. Dit zijn alle premies en bedragen die van het loon van de medewerker afgetrokken worden. Denk bijvoorbeeld aan de loonbelasting, de premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Maar ook pensioenpremies en andere verzekeringen vallen hieronder.

TIP Het is extra duidelijk als je het totaal aan inhoudingen bij elkaar optelt, zodat de werknemer een duidelijk beeld heeft van hoe zijn nettosalaris tot stand komt.

Periode

Volgens de wet ben je ook verplicht enkele andere gegevens op het loonstrookje te vermelden. Zo moet je de periode noemen waarover het loon is berekend. Ook is het verplicht het wettelijke minimumloon weer te geven. Het gaat dan om het minimumloon dat specifiek voor die werknemer geldt. Houd hierbij rekening met de leeftijd van de werknemer en de periode waarover het loon is berekend. Vermeld daarnaast de arbeidsduur die voor de werknemer geldt, zoals is afgesproken in het arbeidscontract.

TIP Het ook verplicht om te vermelden of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, of er wel of geen oproepovereenkomst van toepassing is en of de arbeidsovereenkomst schriftelijk is overeengekomen. Verandert er wat in de contractvorm, wijzig dat dan ook op de loonstrook.

Handig en verstandig

De Belastingdienst adviseert daarnaast een aantal andere gegevens op te nemen. Dat maakt het loonstrookje nog duidelijker en kan bovendien misverstanden voorkomen. Zo is het bijvoorbeeld slim om aan te geven wat het belastbare loon is en wat het loontijdvak is. Dit is de periode waarover het loon wordt vastgesteld, bijvoorbeeld een maand of vier weken. Ook is het verstandig om te vermelden welke tabel voor de loonbelasting en premie volksverzekeringen van toepassing is: de witte tabel voor tegenwoordige dienstbetrekkingen of de groene tabel voor vroegere dienstbetrekkingen.

Toepassing loonheffingskorting

Ten slotte is het nuttig aan te geven of je de loonheffingskorting toepast op het loon. Die korting kan maar bij een werkgever worden toegepast, dus als een werknemer meerdere dienstbetrekkingen heeft, moet er een keuze worden gemaakt. Meestal wordt de korting toegepast bij de ‘belangrijkste’ werkgever: de werkgever waar de werknemer het grootste of meest constante dienstverband heeft. Deze gegevens kun je aanvullen met andere gegevens over de arbeidsbetrekking van de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan de functienaam van de werknemer, het jaarloon of gegevens over een eventuele auto van de zaak.

Cumulatieven

Om werknemers inzicht te geven in wat zij gedurende het jaar opbouwen, zijn cumulatieven handig. Zo ziet de werknemer snel wat hij bijvoorbeeld al aan vakantiegeld opgebouwd heeft, wat er inclusief de laatste salarisperiode in totaal aan loonheffingen is ingehouden en wat hij in totaal aan brutoloon in geld heeft gekregen.

Resultaat

Naast de algemene gegevens, de ingehouden bedragen en de cumulatieven vermeld je natuurlijk ook het netto-eindresultaat. Dat is het bedrag dat na alle ingehouden premies daadwerkelijk op de rekening van de werknemer bijgeschreven wordt. Bij het resultaat kun je ook het rekeningnummer vermelden en de datum waarop het salaris wordt gestort. Mocht de medewerker meedoen met de spaarloonregeling, dan kan het eindbedrag op verschillende rekeningen bijgeschreven worden.

TIP Voor veel werknemers is de loonstrook een onduidelijke brij van cijfers. Houd deze daarom overzichtelijk en geef een (schriftelijke) toelichting op de diverse onderdelen en inhoudingen.

Digitale loonstrook

De meeste bedrijven zijn overgestapt op digitale loonstroken. Werknemers moeten het er wel mee eens zijn dat zij het loonstrookje digitaal ontvangen. Als zij dat niet willen, moet je toch een loonstrook op papier kunnen verstrekken. Bovendien moeten medewerkers de digitale loonstrook kunnen opslaan voor zichzelf, bijvoorbeeld op de eigen harde schijf. Op die manier kunnen zij hun eigen digitale administratie voeren en het loonstrookje op een later moment nog eens bekijken.

Jaaropgave

Naast het loonstrookje moet je alle werknemers na afloop van elk kalenderjaar ook een jaaropgave verstrekken. Die hebben werknemers nodig voor hun belastingaangifte. In de jaaropgave moet je alle informatie opnemen die belangrijk is bij de heffing van de inkomstenbelasting, premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Je mag zelf weten in welke vorm je de jaaropgave giet. Digitaal mag dus ook, al is daar formeel voorafgaand toestemming van de werknemer voor nodig.

TIP De gegevens onder het kopje ‘cumulatieven’ op de loonstrook kunnen ook dienstdoen als jaaropgave. Laat werknemers dan wel weten dat dit de gegevens voor hun jaaropgave zijn.