Kennismaken en inwerken nieuwe werknemer
De introductieperiode van een nieuwe medewerker is een spannende tijd. Het is belangrijk dat de werknemer zich snel thuis voelt in uw organisatie en dat hij of zij weet wat er wordt verwacht. Vooral de eerste dag is belangrijk. Laat u de werknemer op die dag aan zijn lot over, dan maakt uw organisatie een slechte indruk. Maar de introductieperiode gaat verder dan die eerste dag. Meestal beslaat deze periode zelfs enkele maanden. In deze checklist leest u wat het belang is van een goed introductieprogramma en waar u op moet letten tijdens het inwerken.
Belang van introductieprogramma
Waarom is een introductieprogramma nu zo belangrijk? Allereerst zorgt een goede introductie ervoor dat de nieuwe werknemer zich snel op zijn gemak voelt. Daarnaast bouwt de werknemer meteen een band op met de nieuwe organisatie. Als alle nieuwe werknemers hetzelfde introductieprogramma doorlopen, kunt u ervan uitgaan dat zij na afloop over dezelfde informatie over de organisatie en de werkzaamheden beschikken.
Voor de eerste werkdag
Sommige werkgevers denken dat de introductie pas op de eerste werkdag begint, maar ook de periode tussen het tekenen van het contract en de dag waarop de werknemer in dienst treedt, is van belang. Er bestaat namelijk altijd een risico dat degene die u heeft aangenomen zich toch bedenkt en bij de concurrent aan de slag gaat. Enkele tips om in contact te blijven: stuur de nieuwe werknemer alvast het introductieprogramma toe of nodig hem uit voor de eerstvolgende bedrijfsborrel.
Verantwoordelijk
Meestal is de direct leidinggevende van de nieuwe werknemer verantwoordelijk voor zijn introductie. Hij is doorgaans ook degene die hem heeft aangenomen en die hem later zal beoordelen. Als HR-professional bent u waarschijnlijk verantwoordelijk voor de administratieve zaken, zoals uitleg over hoe de werknemer vrij moet vragen.
U kunt ook een directe collega van de nieuwe werknemer aanwijzen die de eerste periode zijn mentor is. Bij deze collega kan de werknemer dan met allerlei praktische vragen terecht.
Eerste werkdag
Zoals gezegd, is de eerste werkdag een heel belangrijk moment. Bereid de andere werknemers voor op de komst van de nieuwe medewerker, zodat ze weten wie hij is en welke functie hij bij uw organisatie gaat vervullen. Zo weet u vrijwel zeker dat de nieuweling op zijn eerste werkdag hartelijk ontvangen wordt. Zorg er ook voor dat alle administratieve zaken in orde zijn. Regel dus dat de werknemer een eigen bureau heeft, dat hij of zij kan inloggen in zijn computer en dat er een eigen e-mailadres voor hem is aangemaakt.
Probeer de nieuwe werknemer ook al meteen een eigen opdracht te geven. Dit hoeft geen grote klus te zijn, maar het geeft hem aan het einde van zijn eerste dag wel het gevoel dat hij iets nuttigs gedaan heeft.
Introductieprogramma
Het is van belang om een helder introductieprogramma op te stellen, zodat elke nieuwe werknemer op dezelfde manier wordt ingewerkt. Hierin vermeldt u duidelijk wie welke verantwoordelijkheden heeft, wat het programma van de eerste dag is en op welke manier de werknemer in de weken daarna wordt begeleid. Ook neemt u erin op na hoeveel weken de evaluatie plaatsvindt en wat er in dit gesprek wordt besproken.
Het is handig om in het introductieprogramma een checklist op te nemen, waarin bijvoorbeeld staat wat u precies moet regelen voor de eerste werkdag.
Gezamenlijke introductie
Neemt uw organisatie vaak nieuwe werknemers aan, dan loont het de moeite om ze een gezamenlijk introductieprogramma aan te bieden. De werkgever geeft dan bijvoorbeeld op de eerste dag een presentatie over de geschiedenis van de organisatie, de producten of diensten en haar klanten. Door deze gezamenlijke introductie bespaart u veel tijd en geld! Daarnaast krijgen de kersverse medewerkers meteen een band met elkaar, waardoor ze zich de eerste periode waarschijnlijk beter op hun gemak voelen.
Specifieke groepen
Een standaard inwerkprogramma is niet voor iedereen even toereikend. Soms heeft een nieuwe werknemer iets meer aandacht nodig dan een ander. Denk hierbij aan nieuwe werknemers die slecht Nederlands spreken of werknemers die geestelijk of lichamelijk beperkt zijn. Zorg ervoor dat er extra ondersteuning is voor de nieuwe werknemers die hier behoefte aan hebben en maak dit ook kenbaar aan het begin van de introductieperiode. Als een nieuwe werknemer hoort dat er mogelijkheid is voor extra ondersteuning is hij of zij wellicht sneller geneigd om hier gebruik van te maken.
Informatiemateriaal
Neemt u geregeld nieuwe werknemers aan, dan kunt u overwegen om standaard informatiemateriaal ter beschikking te stellen. Bijvoorbeeld een introductiegids. Hierin staat algemene informatie over de organisatie en de producten of diensten. Ook kunnen de verschillende afdelingen erin worden voorgesteld. Tot slot bevat de introductiegids praktische informatie, bijvoorbeeld over de lunchtijden en het parkeerbeleid. Vaak krijgt een werknemer op zijn eerste werkdag zo veel nieuwe indrukken te verwerken dat hij de helft niet onthoudt. Daarom is het handig als deze informatie op schrift staat, zodat hij het later nog eens rustig kan nalezen.
Tegenwoordig wordt deze informatie steeds vaker online gezet, op de website van uw organisatie of het intranet. U kunt dan ook filmpjes toevoegen en het is eenvoudiger om wijzigingen door te voeren.
Huisregels
Bepaalde informatie kunt u beter persoonlijk met werknemers bespreken, zoals de huisregels. Het is tenslotte belangrijk dat iedereen hiervan op de hoogte is. Eventueel kunt u de werknemer vragen om de huisregels te ondertekenen, zodat u hem erop kunt aanspreken als hij zich er niet aan houdt.
Evaluatie
Tot slot: plan altijd een evaluatiemoment in. Uw introductieprogramma kan nog zo goed in elkaar zitten, uiteindelijk gaat het erom hoe de nieuwe medewerker het zelf heeft ervaren. Tijdens de evaluatie bespreekt u per onderdeel hoe de medewerker dit heeft ervaren. Denk hierbij aan de eerste dag, de administratieve afhandeling en zijn mentor. Vraag ook aan de medewerker of hij nog verbeterpunten heeft, zodat u die mee kunt nemen als u uw introductieprogramma gaat herzien.