Expats en de 30%-regeling

Maakt jouw organisatie gebruik van expats, dan kunnen deze werken onder fiscaal zeer gunstige omstandigheden. Als werkgever mag je namelijk de extra kosten die een expat maakt om hier te werken – de zogenaamde extraterritoriale kosten – maximaal vijf jaar onbelast vergoeden. Of je mag kiezen voor de veel eenvoudiger 30%-regeling. In dat geval hoeft de expat over 30% van het bruto loon inclusief vergoedingen tot aan een maximum € 223.000 per jaar (2023) geen loonbelasting te betalen. Die keuze kunnen werkgever en expat jaarlijks maken.

Woonplaatscriterium

Er zijn wel een flink aantal voorwaarden aan de 30%-regeling. Allereerst wat is een expat precies? De Belastingdienst omschrijft een expat als een werknemer in Nederlandse loondienst die in het buitenland is geworven. De 30%-regeling geldt alleen als iemand ten minste 16 van de 24 maanden voor aanvang van het Nederlandse dienstverband minimaal 150 kilometer hemelsbreed van de Nederlandse grens heeft gewoond.

België, Luxemburg en een deel van Duitsland vallen binnen de 150 km, voor werknemers uit deze regio geldt de regeling dus niet. Wel vallen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (de BES-eilanden) onder de regeling, evenals de andere koninkrijksdelen Aruba, Curaçao en Sint Maarten.

Deskundigheidscriterium

De expat moet een ‘specifieke deskundigheid hebben die niet of nauwelijks te vinden is op de Nederlandse arbeidsmarkt’. De fiscus omschrijft die deskundigheid op basis van het salarisniveau. Is dat exclusief belastingvrije vergoedingen in Nederland meer dan € 41.954 (2023), dan is een expat ‘deskundig’. Is de expat jonger dan 30, dan ligt die grens lager, op € 31.891, althans zolang de medewerker een Nederlandse mastertitel heeft behaald of het buitenlandse equivalent daarvan.

Voor onderzoekers en artsen in opleiding geldt geen inkomenseis. Voor promovendi gelden weer andere regels.

Extraterritoriale kosten

Kies je niet voor de 30%-regeling, maar voor de onbelaste vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten, dan kan dat uitsluitend voor de onderstaande kosten:

de extra kosten voor levensonderhoud, omdat dat in Nederland duurder is dan in het land waar de expat vandaan komt, bijvoorbeeld extra uitgaven voor maaltijden, gas, water en licht;
de kosten voor een kennismakingsreis naar Nederland, eventueel met gezin, bijvoorbeeld om te zoeken naar een woning of een school;
de kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen;
de kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in Nederland;
dubbele huisvestingskosten wanneer de expat blijft wonen in het buitenland, zoals hotelkosten;
de (eerste) huisvestingskosten van wonen in Nederland, zolang het niet om meubilair gaat en zolang de kosten meer dan 18% van het loon bedragen (de eerste 18% is belastbaar); huurt de expat zelf, dan mag de werkgever deze 18%-methode ook toepassen om het meerdere onbelast te verstrekken.
de opslagkosten voor het deel van de boedel dat de expat niet verhuist naar Nederland;
de reiskosten naar het land waar de expat vandaan komt, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging;
de extra kosten (tot een maximum van € 1.000) voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting zolang dat duurder is dan de aangifte in het land waar de expat vandaan komt;
de cursuskosten om de Nederlandse taal te leren voor de expat en de gezinsleden die bij de expat verblijven;
de extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het land waar de expat vandaan komt;
de kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een A1- of E101-verklaring.

Geen extraterritoriale kosten

Voor niet-extraterritoriale kosten mag de werkgever de expat geen onbelaste vergoeding geven. Dat zijn onder meer:

uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen;
vermogensverliezen;
aan- en verkoopkosten van een woning;
compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland.

Schoolvergoeding kinderen

Naast de onbelaste vergoeding van specifieke extraterritoriale kosten of de generieke 30%-regeling kan de werkgever de expat een extra belastingvrije vergoeding geven voor de schoolkosten van de kinderen, zolang het gaat om een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school. Hiervan is sprake als de opleiding op de betreffende (afdeling van de) school is gebaseerd op een buitenlands stelsel of als de school of de afdeling vooral bedoeld is voor kinderen van uitgezonden werknemers.

Partiële buitenlandse belastingplicht

En dan is het nog niet afgelopen met alle extraatjes voor de expat. Bij gebruikmaking van de 30%-regeling wordt hun salaris lager belast in box 1. Vervolgens mogen ze zelf kiezen waar ze hun belasting betalen over aanmerkelijk belang (box 2) of vermogen (box 3). Dit kan zeer voordelig zijn als ondernemen en vermogen in het land van oorsprong lager worden belast.