Jubileumuitkering

Wat en wanneer?

Er is geen wettelijk voorschrift dat bepaalt dat werknemers recht hebben op een feestje of een extra uitkering bij het bereiken van een bepaald aantal dienstjaren. Kort door de bocht genomen ben je als werkgever dus vrij om daarvoor zelf een beleid te bepalen. Gebruikelijk in Nederland is het om werknemers die 12,5 jaar in dienst zijn een half bruto maandsalaris te schenken, maar dit kan per organisatie verschillen. Sommige werkgevers geven een presentje of organiseren een diner of feestje. Bij 25 jaar wordt vaak een heel bruto-maandsalaris uitgekeerd en bij 40 jaar twee bruto-maandsalarissen. Daarnaast is het gebruikelijk om bij een 25 jarig en 40 jarig jubileum een receptie of dinertje te organiseren.

Valt jouw organisatie onder een cao? Dan is de kans groot dat hier wel afspraken over jubilea in zijn opgenomen.

Reglement

Valt je organisatie niet onder een cao, of staan daar geen regels in over jubilea, omschrijf dan in je personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement (avr) de regels rond jubilea. Je wil tenslotte willekeur bij dit soort gebeurtenissen immers voorkomen. In het reglement neem je in ieder geval op bij welk aantal werkzame jaren werknemers een gratificatie krijgen en hoe hoog dat bedrag is. Ook neem je op bij welke jubilea werknemers recht hebben op een feestje, een receptie of etentje. Vergeet niet hier ook een bedrag aan te koppelen. Wanneer de ene werknemer uit eten mag bij een sterrenrestaurant, terwijl de andere het moet doen met een pizzaatje is, de kans op scheve gezichten groot.

Belasting

Je mag als organisatie helemaal zelf bepalen hoeveel geld een werknemer bij een jubileum krijgt. Bedenk wel dat over het bedrag belasting moet worden betaald. Hierop zijn twee uitzonderingen. Na 25 dienstjaren en na 40 dienstjaren mag je de werknemer één fiscaal maandloon netto uitkeren. Deze uitkering hoeft niet precies op het 25e of 40e dienstjaar uitgekeerd te worden. Later mag ook. Zo kan je bijvoorbeeld een bruto maandloon netto uitkeren wanneer een werknemer na 42 jaar met pensioen gaat, zolang je hem dat nog niet eerder heeft gegeven. Of ja kan bij het 40e jubileum twee bruto maandsalarissen uitkeren zonder dat hierover belasting wordt geheven, zolang je eerder nog geen onbelaste jubileumuitkering heeft gedaan.

Wil je een half maandsalaris uitkeren bij een 12,5 jarig dienstverband? Prima, maar de werknemer betaalt wel gewoon belasting over dit bedrag.

Fiscaal maandloon?

Wat mag je nu precies belastingvrij uitkeren? Eén fiscaal maandloon. Een fiscaal maandloon is het bruto maandsalaris. Dat wil zeggen: het afgesproken loon, zonder aftrek van pensioenpremies en zonder aftrek van de sociale premies. Tot het maandloon worden niet gerekend: de overurentoeslag, tot het loon behorende aanspraken en andere toevallige bijzondere beloningen. De vakantietoeslag en een eventuele vaste 13e maand of gegarandeerd tantième behoren er daarentegen wel bij (uiteraard voor 1/12-deel).

Is er niets geregeld in de cao, avr of personeelshandboek? Leg dan alsnog de regels rondom jubilea vast. Denk hierbij aan het bedrag dat beschikbaar is voor een feest, het bedrag van de jubileumuitkering en het aantal benodigde dienstjaren. Zo voorkom je willekeur.

Geschenken

Je mag een werknemer bij het bereiken van zo’n belangrijke mijlpaal ook een cadeau geven. Sommige cadeaus, zoals bijvoorbeeld een laptop, ziet de belastingdienst als beloning in natura. Hierover moet dus belasting betaald worden, tenzij het in plaats van de 25- of 40-jarige geldelijke jubileumuitkering is. Check daarvoor de werkkostenregeling.

Diensttijd

Hoe bereken je nu precies de ‘diensttijd’? Of eigenlijk nog belangrijker: wat verstaat de belastingdienst onder diensttijd? Als diensttijd wordt beschouwd de tijd die men bij dezelfde werkgever heeft doorgebracht. Het kan zijn dat gedurende het dienstverband de rechtsvorm of de zeggenschap van de werkgever is veranderd. Dit heeft voor de werknemer geen gevolgen voor de berekening van het aantal aaneengesloten dienstjaren. Ook wanneer de werknemer door een fusie of overname een andere werkgever heeft gekregen, neemt de werknemer zijn dienstjaren mee.

Strenge fiscus

De belastingdienst is heel strikt voor wat betreft de grens van 25 en 40 jaar. Wanneer je een werknemer een jubileumuitkering voor zijn veertigste dienstjaar een dag te vroeg geeft, dan zal de belastingdienst hier gewoon belasting over heffen. Ook wanneer een werknemer net een weekje te kort komt en met pensioen gaat, kan je niet belastingvrij het bedrag uitkeren.

Uitzonderingen

Er zijn enkele uitzonderingen. Bijvoorbeeld voor werknemers die wel van werkgever zijn gewisseld, maar waarbij de link tussen de bedrijven dusdanig is dat de huidige werkgever ook rekening houdt met de diensttijd bij vorige werkgevers. Dit geldt bijvoorbeeld voor mensen die binnen de overheid werken of voor werknemers die bij verschillende bedrijven van hetzelfde concern hebben gewerkt. Een andere uitzondering geldt voor werknemers in branches waarbij niet het hele jaar werk is. Vaak komt het voor dat werknemers dan tijdelijk een uitkering krijgen. Zolang de werknemer niet voor een andere werkgever werkt in deze periode, telt de tijd mee als diensttijd bij de ‘hoofdwerkgever’.

Werkkostenregeling

Door de Werkkostenregeling mag de werkgever maximaal een bepaald percentage van de totale loonsom besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Voor wat betreft de 25-jarige en 40-jarige jubileumuitkering geldt hiervoor een zogenaamde gerichte vrijstelling. Dit betekent dat jubilea-uitkeringen (bij 25 en 40 dienstjaren) niet ten kosten van de vrije ruimte gaan.