Loonstrook en jaaropgave

Verplichtingen

Een loonstrookje geven is verplicht, maar hoeft niet elke keer als u het loon uitbetaalt. U moet in ieder geval een loonstrookje geven als het loon voor het eerst betaald wordt. Ook moet u een nieuw loonstrookje verstrekken bij een loonbetaling die verschilt van de vorige. Bijvoorbeeld als een werknemer minder uren heeft gewerkt of als er iets aan de inhoudingen verandert. Omdat er geregeld iets verandert, kiezen de meeste organisaties ervoor werknemers maandelijks een loonstrookje te verstrekken.

Gegevens

Om duidelijk te maken om welke werkgever en welke werknemer het gaat, kunt u een aantal persoonlijke gegevens op het loonstrookje vermelden. De naam van de werkgever en die van de werknemer zijn in ieder geval verplicht. Handig maar niet verplicht zijn adresgegevens, het burgerservicenummer en de geboortedatum van de werknemer, net als de datum waarop zijn contract is ingegaan.

Loon

De Belastingdienst verplicht werkgevers ook het brutoloon in geld op de loonstrook te zetten. Het brutoloon is het bedrag zonder inhouding van loonheffingen. Het brutoloon mag als fulltime of parttime salaris op de salarisstrook vermeld worden. De werkgever is verder verplicht de samenstelling van het brutoloon op het loonstrookje te zetten. Dit bedrag kan bestaan uit onder andere basisuurloon, provisie, toeslagen, premies, prestatiebeloning, gratificaties en opnamen uit het tegoed van de levensloopregeling. Ook vakantiegeld en de bijtelling voor de auto van de zaak vermeldt u op de loonstrook.

Inhoudingen

Het is ook bij wet verplicht om de inhoudingen op het loon te vermelden. Dit zijn alle premies en bedragen die van het loon van de medewerker afgetrokken worden. Denk bijvoorbeeld aan de loonbelasting/premies volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet. Maar ook pensioenpremies en andere verzekeringen vallen hieronder.

Het is extra duidelijk als u het totaal aan inhoudingen bij elkaar optelt, zodat de werknemer een duidelijk beeld heeft van hoe zijn nettosalaris tot stand komt.

Periode

Daarmee bent u er nog niet. Volgens de wet bent u verplicht nog enkele andere gegevens op het loonstrookje te vermelden. Zo moet u de periode vermelden waarover het loon is berekend. Ook is het verplicht het wettelijke minimumloon weer te geven. Het gaat dan om het minimumloon dat specifiek voor die werknemer geldt. Houd hierbij rekening met de leeftijd van de werknemer en de periode waarover het loon is berekend. Vermeld daarnaast de arbeidsduur die voor de werknemer geldt, zoals afgesproken in het arbeidscontract. U moet ook de levensloopverlofkorting, mits die van toepassing is, op het loonstrookje vermelden.

Handig en verstandig

De Belastingdienst adviseert daarnaast een aantal andere gegevens op te nemen. Dat maakt het loonstrookje nog duidelijker en kan bovendien misverstanden voorkomen. Zo is het bijvoorbeeld slim aan te geven wat het belastbare loon is en wat het loontijdvak is. Dit is de periode waarover het loon wordt vastgesteld, bijvoorbeeld een maand of vier weken.

Ook is het verstandig om te vermelden welke tabel voor de loonbelasting en premie volksverzekeringen van toepassing is: de witte tabel voor tegenwoordige dienstbetrekkingen of de groene tabel voor vroegere dienstbetrekkingen.

Ten slotte is het nuttig aan te geven of u de loonheffingskorting toepast op het loon. Deze gegevens kunt u aanvullen met andere gegevens over de arbeidsbetrekking van de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan de functienaam van de werknemer, het jaarloon of gegevens over een eventuele auto van de zaak.

Cumulatieve

Om werknemers inzicht te geven in wat zij gedurende het jaar opbouwen, zijn cumulatieve handig. Zo ziet de werknemer snel wat hij bijvoorbeeld al aan vakantiegeld opgebouwd heeft, wat er inclusief de laatste salarisperiode in totaal aan loonheffingen is ingehouden en wat hij in totaal aan brutoloon in geld heeft gekregen.

Resultaat

Naast de algemene gegevens, de ingehouden bedragen en de cumulatieve vermeldt u natuurlijk ook het netto-eindresultaat. Dat is het bedrag dat na alle ingehouden premies daadwerkelijk op de rekening van de werknemer bijgeschreven wordt. Bij het resultaat kunt u ook het rekeningnummer vermelden en de datum waarop het salaris wordt gestort. Mocht de medewerker meedoen met de spaarloonregeling, dan kan het eindbedrag op verschillende rekeningen bijgeschreven worden.

Voor veel werknemers is de loonstrook een onduidelijke brij van cijfers. Houd deze daarom overzichtelijk en geef een (schriftelijke) toelichting op de diverse onderdelen en inhoudingen.

Digitale loonstrook

Vanaf 1 juli 2010 mag u het loonstrookje ook digitaal aan de werknemers verstrekken. Dat scheelt een hoop papier en tijd. Werknemers moeten het er wel mee eens zijn dat zij het loonstrookje digitaal zullen ontvangen. Als zij dat niet zijn, moet u toch een loonstrook op papier geven. Bovendien moeten de medewerkers de digitale loonstrook kunnen opslaan op hun harde schijf. Op die manier kunnen zij hun eigen digitale administratie voeren en het loonstrookje op een later moment nog eens bekijken.

Jaaropgave

Naast het loonstrookje moet u alle werknemers na afloop van elk kalenderjaar ook een jaaropgave geven. Deze hebben werknemers nodig voor hun belastingaangifte. In de jaaropgave moet u alle informatie opnemen die belangrijk is bij de heffing van de inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. U mag zelf weten in welke vorm u de jaaropgave giet. Digitaal mag dus ook.

De gegevens onder het kopje ‘cumulatieve’ op de loonstrook kunnen ook dienst doen als jaaropgave. Laat werknemers dan wel weten dat dit de gegevens voor hun jaaropgave zijn.