Omgaan met privacy

AVG

Ten eerste is er dus de wettelijke regelgeving, de AVG. Een eenvoudige stelregel is: verzamel niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het doel hiervan en bewaar gegevens niet langer dan noodzakelijk. Zorg er ook voor dat u alle technische en organisatorische maatregelen neemt om ervoor te zorgen dat u slechts die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat u wilt bereiken.

Meer weten over de AVG? Bekijk deze checklist

Privacyprotocol & verwerkersovereenkomst

Zorg voor een duidelijk privacyprotocol. Dat is een document waarin u regels en werkwijzen vastlegt, die bepalen hoe er in uw organisatie wordt omgegaan met privacy. Dit document kunt u zo uitgebreid maken als u wilt. Denk aan het verplicht vergrendelen van het computerscherm bij het verlaten van het bureau of hoe om te gaan de e-mailboxen van afwezige collega’s. Wat wel belangrijk is: zorg ervoor dat al uw medewerkers op de hoogte zijn van de in uw organisatie geldende privacyregels en dat het privacyprotocol makkelijk toegankelijk is.

Wilt u het reglement of protocol op het gebied van privacy aanpassen? Let op: als er een ondernemingsraad in uw organisatie aanwezig is, dan dient u deze ook te betrekken bij de besluitvorming. Zo bepaalt artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

Werving & selectie

U kunt kiezen om anoniem solliciteren in te voeren in uw organisatie. Op die manier kunt u, in ieder geval in het begin van de procedure, de privacy van sollicitanten goed beschermen. Door een sollicitatiesysteem zo in te richten, dat bepaalde persoonsgegevens niet in te zien zijn, zorgt u voor een meer transparante selectieprocedure.

Neem altijd maatregelen om de privacy van sollicitanten te beschermen. Vraag bijvoorbeeld geen informatie op, die niet noodzakelijk is voor de functie. Ga ook niet zelf uitgebreid de kandidaat screenen op bijvoorbeeld social media, zonder de kandidaat hiervan van tevoren op de hoogte te stellen.

Vertrouwenspersoon

Zorg dat er een vertrouwenspersoon in uw organisatie is aangesteld. Mochten werknemers met bepaalde persoonlijke problemen kampen, dan is het belangrijk dat zij bij iemand terecht kunnen. Maak duidelijk aan de medewerkers wie de vertrouwenspersoon is en hoe ze diegenen kunnen bereiken.

Gezondheid

Als een medewerker ziek wordt, dan moeten u, de bedrijfsarts en de medewerker regelmatig informatie uitwisselen en verwerken. Als werkgever mag u niet naar de medische situatie van de medewerker vragen of dergelijke gegevens over ziekte of gezondheid vastleggen. Let hier dus goed op. Wel kunt u vragen naar het werkvermogen van de medewerker en de verwachte hersteltijd.