Opruimen personeelsdossiers

Inhoud

Het personeelsdossier bevat de individuele persoonsgegevens van iedere werknemer die bij uw organisatie in dienst is. Daar zitten zaken bij die u zeven jaar moet bewaren nadat de ‘actuele waarde’ ervan is verstreken. Denk daarbij aan gegevens als naam, adres, woonplaats, datum van indiensttreding, Burgerservicenummer, sollicitatiegegevens, hoogte van het salaris en aan- en afwezigheidsgegevens.

Met ‘actuele waarde’ wordt de relevantie bedoeld van de betreffende informatie. Denk bijvoorbeeld aan oude opgaaf gegevens voor de loonheffing die door een nieuwe is vervangen.

Kopie van het ID

De bewaarregels kennen één grote uitzondering: de kopie van het identiteitsbewijs. Van een nieuwe werknemer die bij uw organisatie in dienst treedt, moet u de identiteit vaststellen. U vraagt een fotokopie van zijn identiteitsbewijs en stopt deze in het personeelsdossier. Bewaar altijd ten minste vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer een papieren versie van deze kopie. De bewaartermijn gaat in op de dag nadat de medewerker afscheid heeft genomen bij uw organisatie.

Formele afspraken

Tijdens het dienstverband maakt u geregeld formele afspraken met werknemers. Dit kunnen afspraken zijn over opleidingen, verlof, arbeidsvoorwaarden, persoonlijke ontwikkelingsplannen of verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. U kunt voor het bewaren en opschonen van dit soort gegevens dezelfde regels aanhouden als voor de persoonsgegevens.

Salarisgegevens

Informatie die met salaris en betaling van de werknemers samenhangt, moet u ook zeven jaar bewaren. Dat betekent dat u niet alleen de salarisafspraken en loonstroken moet bewaren, maar ook alle andere financiële gegevens. Denk aan vergoedingen, verstrekkingen, loonheffingen en uitkeringen aan de werknemer.

Ook voor salarisgegevens geldt de regel dat de bewaartermijn ingaat op het moment dat een document geen actuele waarde meer heeft. U kunt alle gegevens die met het salaris van de werknemer samenhangen, het beste bewaren in een apart salarisdossier.

Uit dienst

Voor de duur dat de werknemer bij uw organisatie in dienst is, is het verstandig om alle persoonsgegevens te bewaren. Dit geldt ook voor gegevens die al langer dan zeven jaar hun actualiteitswaarde hebben verloren. Als de werknemer is vertrokken, moet u in ieder geval zeven jaar de persoonsgegevens bewaren.

Hanteer een termijn van twee jaar voor gegevens die het functioneren van een werknemer betreffen. Dit kan ook de arbeidsovereenkomst zijn en eventuele wijzigingen daarvan. De Wet bescherming persoonsgegevens is hierop van toepassing.

U mag gegevens die u niet nodig heeft om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen, niet langer dan twee jaar na de uitdiensttreding bewaren. Denk daarbij aan cv’s, sollicitatiebrieven, verlofregistratie en ziekteregistratie.

Dossier als bewijs

U kunt – ook als de bewaartermijn is verstreken – overwegen om het personeelsdossier van een werknemer te blijven bewaren. Dat is altijd toegestaan en komt soms goed van pas. Stel dat u met een (ex-)werknemer een juridisch conflict krijgt. U moet dan gegevens uit het personeelsdossier als bewijs aanleveren om uw standpunt te ondersteunen.

Mocht het conflict uitmonden in een rechtszaak, dan kunt u met een personeelsdossier aantonen dat u alles heeft gedaan om het functioneren van de werknemer te verbeteren. Het dossier kan verder een belangrijke rol spelen bij arbeidsongeschiktheid van een werknemer.

Mocht blijken dat de werknemer een beroepsziekte heeft, dan kunt u met dossiergegevens bewijzen dat u zich heeft ingespannen voor preventie, begeleiding en re-integratie.

Het personeelsdossier kan ook goed van pas komen bij het verstrekken en opstellen van een getuigschrift.

Verkorte bewaartermijn

Mogelijk loopt uw administratie over met verschillende gegevens die u niet kunt wegdoen omdat de bewaartermijn nog niet is verstreken. Bedenk dan dat er gevallen zijn waarin u een kortere bewaartermijn mag hanteren. Om van de officiële bewaartermijn af te wijken moet u vooraf schriftelijk toestemming vragen aan de Belastingdienst.

Basisgegevens voor de salarisadministratie kunnen overigens nooit onder deze kortere termijn vallen.

Opschonen dossiers

U kunt er ook zelf voor zorgen dat uw administratie niet uitpuilt. Dat doet u door voor gegevens waarvoor geen bewaartermijn geldt, zelf een bewaartermijn op te stellen. Geef op documenten, correspondentie en brieven direct aan hoe lang u deze wilt bewaren. Regelt u met een werknemer het ouderschapsverlof, dan kunt u op de schriftelijke overeenkomst hierover aangeven hoe lang u de overeenkomst wilt bewaren.

Verwijderen dossier

De werknemer is er altijd toe gerechtigd om een verzoek te doen om zijn personeelsdossier in te zien. Daarnaast heeft hij het recht om u te verzoeken zaken te wijzigen die naar zijn inzicht niet juist in het dossier zijn opgenomen. Mocht de werknemer u verzoeken om zijn dossier geheel te verwijderen, dan mag u hieraan geen gehoor geven. U moet het personeelsdossier bewaren, of de werknemer dat nu wil of niet.

Wettelijke overtreding

Als u deze wettelijke bewaartermijnen overtreedt, krijgt u met de belastinginspecteur te maken. Vindt hij dat u uw administratie niet op de juiste manier heeft bewaard of dat er gegevens in het dossier ontbreken, dan kan hij een aanslag opleggen. Zo’n belastingaanslag zal over het algemeen hoger uitvallen dan de aanslag die u normaal zou hebben ontvangen.

Daarnaast wordt in dat geval ook de bewijslast omgekeerd. Dat houdt in dat u zult moeten bewijzen dat de aanslag onterecht is opgelegd. Zorg er dus voor dat uw administratie op orde is!

Als de administratie niet klopt, bent u strafrechtelijk in overtreding. Dit kan u in het ergste geval een boete of – in geval van extreme nalatigheid – zelfs gevangenisstraf opleveren.