Personeelsdossier

Inhoud

Het personeelsdossier wordt aangelegd bij aanvang van het dienstverband. Alle belangrijke documenten die bij de arbeidsovereenkomst horen worden in het dossier bewaard. Denk hierbij aan het arbeidscontract, een kopie van een identiteitsbewijs, de loonbelastingverklaring, de sollicitatiebrief en cv en een kopie van diploma’s.

Niet verplicht, maar wel handig en gebruikelijk is het om verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, en correspondentie ook te bewaren in het personeelsdossier. Het personeelsdossier bestaat uit een aantal te onderscheiden onderdelen:

• De stamkaart: de stamkaart dienst als voorblad van het dossier. Hierop staan alle personele gegevens (naam, adres, geboortedatum, BSN), eventueel kunt u hier ook de functiehistorie bijhouden, de looptijd van het contract, de schaal en salaris en eventuele vaste onkostenvergoedingen.
• Contracten en arbeidsvoorwaarden: In ieder geval bevat het personeelsdossier de arbeidsovereenkomst en eventuele extra schriftelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden. Ook kunt u hier eventuele brieven van de werknemer bewaren over bijvoorbeeld wijzigingen van werktijden, het aanvragen van ouderschapsverlof of een opzeggingsbrief.
• Functie en functioneren: Dit onderdeel van het dossier bevat de (ondertekende) functiebeschrijving, gegevens over promotie of overplaatsing, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, het persoonlijk ontwikkelingsplan en eventuele schriftelijke waarschuwingen van de werkgever.
• Vertrouwelijk: Personeelsdossier kunnen extra vertrouwelijke informatie bevatten, bijvoorbeeld een verslag van de bedrijfsarts, correspondentie met UWV en re-integratieactiviteiten. Deze kunt u in het dossier opnemen, maar dan moeten deze wel in een aparte afgesloten envelop bewaard worden.
• Persoonsgegevens: Onder dit ‘tabje’ in het dossier is de kopie van het identiteitsbewijs terug te vinden. Ook kunnen hier kopieën van diploma’s worden bewaard en eventuele andere bijzondere documenten.

Het personeelsdossier is meer dan een verzameling van wettelijke documenten. Hou ook documentatie over disfunctioneren bij. U heeft dan een dossier opgebouwd dat u kunt gebruiken bij een eventuele ontslagprocedure.

Vertrouwelijk

Omdat het personeelsdossier vertrouwelijke informatie bevat, is het erg belangrijk dat deze gegevens op een veilige plek bewaard worden. Bewaar het personeelsdossier daarom altijd op een afsluitbare plaats. Zorg er voor dat er duidelijke afspraken zijn over wie er toegang heeft tot de gegevens en zorg dat alleen deze personen bij de gegevens kunnen.

Degenen die toegang hebben tot het personeelsdossier hebben bovendien op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht. Zij mogen gegevens uit het personeelsdossier alleen delen met anderen als zij daartoe wettelijk verplicht worden of in situaties waarin dit nodig is om hun taak uit te voeren.

Sluit de kast met personeelsdossier altijd af, ook als u even koffie gaat halen of een korte pauze neemt. Werkt u met digitale dossiers? Loop dan nooit zomaar weg van uw computer zonder deze eerst te vergrendelen met een wachtwoord.

Extra gevoelige informatie

Medische gegevens of de uitslag van een psychologisch onderzoek mogen niet los in het personeelsdossier bewaard worden wanneer de hele personeelsafdeling daarbij kan. Daarvoor zijn ze te privacygevoelig. In een ideale situatie bewaart u deze gegevens los van het dossier, maar wettelijk gezien volstaat u ermee deze gegevens in een gesloten envelop in het dossier te bewaren.

Er zij ook zaken die zeker niet thuishoren in het personeelsdossier. Denk bijvoorbeeld aan religie, seksuele geaardheid, ras, vakbondslidmaatschap en politieke gezindheid. Ook medische gegevens en gevoelige informatie omtrent de privésituatie horen niet thuis in het personeelsdossier.

Automatiseren

Steeds vaker worden personeelsdossiers geautomatiseerd. Logisch, want het bespaart een hoop papier en bovendien scheelt het kastruimte. Vergeet niet dat het personeelsdossier vertrouwelijke informatie bevat. Dat betekent dat het systeem zo ingericht moet zijn dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de gegevens. Een bepaalde manager zou bijvoorbeeld wel toegang moeten hebben tot het personeelsdossier van ‘zijn’ werknemers, maar niet tot die van een andere afdeling.

Ook kunnen bepaalde delen van het personeelsdossier afgeschermd blijven voor mensen met beperkte toegang. Digitale systemen betekenen overigens ook dat iemand de papieren documenten moet inscannen. Omdat personeelsdossiers vertrouwelijk zijn, mag dit niet zomaar door iedereen gedaan worden.

Wilt u het personeelsdossier automatiseren? Dat kan niet zomaar. De ondernemingsraad heeft namelijk instemmingsrecht over de geautomatiseerde registratie van persoonsgegevens.

Bewaartermijn

Veel personeelsgegevens moeten gedurende een wettelijke periode bewaard blijven. Voor verschillende documenten gelden verschillende termijnen, ook is het soms handig bepaalde gegevens langer te bewaren dan de verplichte bewaartermijn voorschrijft. Bijvoorbeeld zo lang een werknemer in dienst is, ook al is de wettelijke bewaartermijn verstreken.

Personeelsgegevens: Voor de meeste personeelsgegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Deze termijn gaat in op het moment dat de gegevens voor de bedrijfsvoering geen actuele waarde meer hebben, bijvoorbeeld wanneer een oud contract wordt vervangen door een nieuwe.

Gegevens rond loonheffing: Ook voor de gegevens die u moet bewaren rondom de loonheffing geldt een termijn van zeven jaar. Deze termijn gaat in na afloop van het kalenderjaar waarop de gegevens betrekking hebben.

Kopie identiteitsbewijs: U bent verplicht kopieën van id-bewijzen vijf jaar te bewaren nadat de werknemer uit dienst is getreden.

Boetes voor het niet naleven van de bewaartermijn kunnen aardig oplopen bij een controle door de belastingdienst.