Veelvoorkomende fouten in de arbeidsovereenkomst

Zoals u als HR-professional ongetwijfeld weet, is een arbeidsovereenkomst een belangrijk document. Met het tekenen van het arbeidscontract gaan werkgever en werknemer officieel de samenwerking aan. Vanaf dat moment hebben zij bepaalde rechten en plichten. Daarom is het van groot belang dat u heel precies te werk gaat bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst. In deze checklist vindt u tien veelgemaakte fouten op een rij.

Op papier

Om mee te beginnen: het is verstandig om een arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen. Dit is niet wettelijk verplicht, er kan ook sprake zijn van een mondelinge arbeidsovereenkomst. Maar bepaalde arbeidsvoorwaarden moet u wél schriftelijk vastleggen. Denk hierbij aan het loon en het aantal vakantiedagen.

Daarnaast wilt u natuurlijk voorkomen dat er achteraf discussies ontstaan over bepaalde afspraken die u samen gemaakt heeft. Daarom kunt u een arbeidsovereenkomst het beste altijd schriftelijk afsluiten. De werkgever en de werknemer zetten hier allebei hun handtekening onder en geven zo aan dat zij akkoord gaan met de inhoud van het contract.

Maatwerkregeling

In de arbeidsovereenkomst moet in elk geval een aantal zaken verplicht worden opgenomen. Het gaat om precies te zijn om:

persoonlijke gegevens van beide partijen;
functieomschrijving;
aard van de werkzaamheden;
plaats waar de arbeid wordt verricht;
datum van indiensttreding en duur van het contract;
opzegtermijn;
arbeidstijden, dagdiensten of ook onregelmatige diensten, en de aanwezigheidstijden, van – tot;
het loon en de termijn waarop dat wordt uitbetaald;
de arbeidsduur per week of per dag;
het aantal vakantiedagen en de vakantiebijslag;
de eventuele cao die van toepassing is;
de pensioenregeling van uw organisatie.

In veel arbeidsovereenkomsten ontbreken sommige van deze gegevens. Terwijl het wettelijk verplicht is om al deze gegevens op te nemen.

Te specifiek

Het komt ook regelmatig voor dat de functieomschrijving veel te specifiek wordt omschreven. Dat is vaak niet verstandig. Want wat doet u als de functie in deze vorm niet meer nodig is? Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een fusie of reorganisatie. Maak de functieomschrijving daarom niet te specifiek, dan kan het contract in zo’n geval gewoon blijven doorlopen.

Let wel op dat de omschrijving niet té algemeen wordt, omdat het voor de werknemer immers wel duidelijk moet zijn wat er van hem wordt verwacht. Voldoet hij niet aan de taken zoals opgenomen in de functieomschrijving, kan hij daar op worden aangesproken.

Geen algemene arbeidsvoorwaarden

Vaak wordt vergeten om in de individuele arbeidsovereenkomst te verwijzen naar de algemene arbeidsvoorwaarden van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de beloningsregeling en het verzuim- en verlofreglement. Vaak neemt u deze zaken op in het personeelsreglement van uw organisatie. Neem in dat geval altijd een verwijzing naar dit reglement op in de individuele arbeidsovereenkomst van nieuwe werknemers. Ook in dit geval geldt namelijk dat zij alleen akkoord gaan met de algemene arbeidsvoorwaarden als zij daarvoor hebben getekend.

Proeftijd te lang

In principe mag u maximaal een maand proeftijd afspreken. Alleen bij een vast contract of een tijdelijk contract van meer dan twee jaar mag u een langere proeftijd overeenkomen (van maximaal twee maanden). Werkgevers gaan hier regelmatig de fout mee in, en nemen bijvoorbeeld bij een jaarcontract een proeftijd van twee maanden op. Het gevolg hiervan is dat er helemaal geen proeftijd meer geldt.

Het is evenmin toegestaan om opnieuw een proeftijd op te nemen als u het tijdelijke contract van een werknemer verlengt of als de werknemer eerst hetzelfde werk bij u heeft uitgeoefend via bijvoorbeeld een uitzendbureau voor twee maanden of langer.

Tussentijdse beëindiging

In principe kunt u tijdelijke arbeidsovereenkomsten niet tussentijds opzeggen. Niet van uw kant, maar ook niet van de kant van de werknemer. Alleen tijdens de proeftijd kunnen werknemer en werkgever beslissen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Vergeet daarom niet om een bepaling in het arbeidscontract op te nemen waarin u aangeeft dat u wel het recht heeft om het contract tussentijds op te zeggen. Zo heeft u toch de mogelijkheid om een werknemer waar u ontevreden over bent tussentijds te ontslaan.

Let op: de werknemer kan dan ook tussentijds opzeggen. Zo’n afspraak wordt ook wel een tussentijds opzegbeding genoemd.

Einddatum onduidelijk

Als u een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd afsluit, moet er een duidelijke einddatum in vermeld staan. Dit gebeurd niet altijd, omdat het soms niet mogelijk is om een precieze einddatum vast te stellen. Bijvoorbeeld als u een werknemer in dienst neemt om een bepaald project uit te voeren, waarvan u nog niet op voorhand kunt zeggen wanneer dit afgerond zal zijn. Probeer dan toch zo specifiek mogelijk te zijn over het eindpunt van het contract, door bijvoorbeeld op te nemen dat het dienstverband duurt tot het einde van het project. Om nog meer zekerheid in te bouwen, kan daar vervolgens nog een uiterlijke einddatum aan toegevoegd worden. Dus: tot einde van het project doch uiterlijk tot …

Tijdelijk wordt vast

U moet zich er ook voor behoeden dat een werknemer niet ongemerkt een vast contract krijgt terwijl dat nooit uw bedoeling is geweest. Houd dus rekening met de ketenregeling en de aanzegtermijn.

Concurrentiebeding

Veel werkgevers nemen in de arbeidsovereenkomst een concurrentie-, relatie- of boetebeding op. Wilt u uw werknemer hier daadwerkelijk aan houden, dan moet het beding wel schriftelijk zijn vastgelegd. Alleen dan kunt u er rechten aan ontlenen. Waak er ook voor dat uw beding niet te streng is. Als een concurrentiebeding zo streng is dat een werknemer zijn vak niet meer fatsoenlijk kan uitoefenen, zal de rechter dit nooit accepteren.

Eenzijdig wijzigen

Tot slot kunt u de arbeidsovereenkomst niet zomaar tussentijds eenzijdig wijzigen. Dit mag alleen als er een zwaarwegende reden voor is. Bijvoorbeeld als het voortbestaan van uw organisatie in gevaar is.