Faq's
Laatst gewijzigd op: 4 september 2017

Is het verplicht om medewerkers reiskosten te vergoeden?

Nee, het is niet wettelijk verplicht om uw medewerkers een reiskostenvergoeding te betalen, tenzij dit is vastgelegd in de voor uw organisatie geldende cao of uw personeelsreglement. Is dit niet het geval? Dan kunt u ook individuele afspraken maken over de reiskostenvergoeding met uw medewerker en deze contractueel vastleggen.

Auto- of fietskosten

De beschikbaarstelling van een leaseauto is een mogelijkheid, maar is voor zowel de werknemer vaak erg duur vanwege de bijtelling en voor de werkgever duur vanwege de hoge leasekosten. Daarom worden leaseauto’s maar beperkt beschikbaar gesteld. Veel werkgevers kiezen voor een kilometervergoeding als een werknemer met zijn eigen auto naar het werk komt. De maximale vergoeding per kilometer die u onbelast mag vergoeden bedraagt 19 cent per kilometer. Dat kan naar keuze zijn voor de kortste dan wel de snelste afstand uit van deur tot deur. Een hoger tarief mag ook, maar daar betaalt de medewerker weer loonbelasting over. Voor werknemers die op fietsafstand wonen, wordt soms een bijdrage in aanschaf en onderhoud betaald, omgerekend naar een bescheiden bedrag per maand.

fietsleaseplan

Sinds 2020 bestaat het fietsleaseplan waarmee u een fietsleaseregeling aan uw medewerkers kan aanbieden. Net als bij een leaseauto gaat de medewerker een vaste bijtelling betalen over de waarde van de leasefiets. Deze bijtelling bedraagt 7 procent, zo heeft de Belastingdienst voor 2020 vastgesteld. De kosten van een e-bike van 2.000 euro bedragen afhankelijk van je inkomen, tussen de 4,33 en 5,75 euro per maand. Voor  een snelle speedbike van 3.500 euro, zijn de kosten 10 euro per maand af. Dat is inclusief de kosten van reparaties, onderhoud en verzekering.

Openbaar vervoer

De meest gangbare vergoeding bij openbaar vervoer is voor de werkelijk gemaakte kosten van bus, tram en trein van de dichtstbijzijnde halte vanaf huis, naar de dichtstbijzijnde halte bij het werk, op basis van 2e klasse. Daarbij is het even zoeken naar de goedkoopste oplossing. Vanaf drie dagen per week is een maandtrajectkaart vaak goedkoper dan losse tickets. Voor complexere reizen voor voltijders is een ov-jaarkaart weer goedkoper. Maakt de werknemer gebruik van een dalurenkaart omdat hij buiten de spits naar het werk kan reizen, dan vergoedt de werkgever vaak ook naar rato van het aantal gewerkte dagen de kosten van deze kortingskaart. Soms is er ook sprake van een combinatie van fiets- en OV-vergoeding. Een werkgever kan ook een businesskaart aanschaffen voor de medewerker, waarmee alle kosten van OV en fiets op één rekening komen. Over het privégebruik van deze kaart kunt u dan nadere afspraken maken. U kunt het niet toestaan, wel toestaan maar doorbelasten aan de werknemer, of geheel vergoeden.

Geen verplichting, wel de norm

Ook al is het niet verplicht om reiskosten te vergoeden, het is in Nederland wel normaal om dit te doen. Zeker als het gaat om moeilijk vervulbare functies, kunt u het in tijden van krapte op de arbeidsmarkt niet meer veroorloven om uw medewerker geen reiskostenvergoeding te bieden.