ESG-rapportage en sociale veiligheid

Steeds meer organisaties zijn verplicht om naast een financiële rapportage ook een rapportage te maken over de zogenaamde ESG-thema’s: environment (milieu), social (sociaal) en governance (bestuur). Die plicht komt voort uit de Europese richtlijn CSRD (corporate sustainability reporting directive). Die bepaalt dat bedrijven jaarlijks moeten rapporteren volgens de ESRE (European sustainability reporting standards). Die bepalen wie, wat, waar en wanneer moet rapporteren.

Wie moeten ESG-rapporteren?

Met ingang van boekjaar 2024 moeten beursgenoteerde bedrijven vanaf 500 werknemers een ESG-rapportage maken. Vanaf boekjaar 2025 geldt dat ook voor grote ondernemingen die op de balansdatum voldoen aan ten minste twee van de volgende criteria: een balanstotaal tot 25 miljoen, een netto-omzet tot 50 miljoen of 250 medewerkers. Voor beursgenoteerde kleine en middelgrote ondernemingen, kleine kredietinstellingen en verzekeringsondernemingen is dat boekjaar 2026. Vanaf 2028 tenslotte geldt de rapportageplicht voor ondernemingen buiten de EU die meer dan 150 miljoen omzet genereren in de EU of die een dochteronderneming in de EU hebben.

Reflexwerking

De ESRS is dus in eerste instantie verplicht voor een zeer beperkte groep van ondernemingen, maar die groep groeit snel. Steeds meer bedrijven krijgen hiermee te maken. Daarom moeten zij ook nu al rekening houden met de gevolgen voor beleid en bedrijfsvoering op de ESG-thema’s. Bovendien moeten bedrijven niet alleen rapporteren hoe zij zelf scoren op de verschillende thema’s, ze moeten ook rapporteren over hoe hun toeleveranciers dat doen. ESRS zal dus steeds meer een onderdeel worden van aanbestedingen en offertetrajecten bij selectie van toeleveranciers. Door deze reflexwerking wordt de groep die te maken krijgt met ESRS een stuk groter.

Nieuwe norm

Verder is de verwachting dat de ESRS-normen steeds meer gemeengoed zullen worden, ook al zijn de rapportage standaarden formeel niet op alle ondernemingen van toepassing. Het publiek, toekomstige werknemers en andere stakeholders zullen verlangen, en verwachten, dat ook andere organisaties zich naar de nieuwe normen zullen gedragen en de ESRS-normen zullen implementeren. Daarnaast worden thema’s die te maken hebben met ESRS ook in nieuwe nationale wetgeving vastgelegd, denk aan zaken als vertrouwenspersonen en bescherming van klokkenluiders. Die nationale wetgeving is op elke organisatie van toepassing, ook op organisaties die zelf niet direct onder de CSRD vallen.

Rapportage sociale veiligheid

ESRS verplicht ondernemingen om te rapporteren over een groot aantal sociale thema’s. De rapportage eisen voor het eigen personeel staan in Afdeling S1. Rapportage-eis S1-3 gaat expliciet over sociale veiligheid. Bedrijven moeten inzicht geven in de voorzieningen en kanalen om medewerkers in staat te stellen hun zorgen en negatieve impact direct kenbaar te maken. hoe zij dit binnen het bedrijf bevorderen, hoe ze vervolg geven aan meldingen en wat de effectiviteit van de geïmplementeerde maatregelen is.

Sociaal veiligheidsbeleid

Vanuit de ESRS-regels en vanuit de zorgplicht van werkgevers is er een noodzaak beleid te maken voor sociale veiligheid, zodat werknemers kunnen werken in een veilig werkklimaat en ze geen negatieve gevolgen ondervinden op het werk. Afhankelijk van de aard en omvang van een organisatie kan dit beleid vorm krijgen. Sociaal veiligheidsbeleid bestaat tenminste uit:

een gedragscode en integriteitsbeleid;
een vertrouwenspersoon en een daarbij behorend contact- en meldkanaal;
een klachtenregeling en een protocol voor de afhandeling klachten;
eventueel een klokkenluidersregeling;
monitoring en evaluatie.