Eten en drinken op de zaak

Biedt u uw medewerker kleine consumpties van de zaak? Dat kan een zeer gewaardeerde secundaire arbeidsvoorwaarde zijn. Bijvoorbeeld door een bedrijfskantine met lage prijzen te hanteren of snoepautomaten te installeren. Ook kan het voorkomen dat uw medewerkers regelmatig onderweg zijn en daarvoor een maaltijdvergoeding van u ontvangen. Het is wel belangrijk deze kosten op de juiste manier in te boeken. Gebruik deze checklist om te controleren welke versnapering onder welke regeling valt.

Werkkostenregeling

Binnen de Werkkostenregeling is alles wat u uw werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt voor zijn werk loon. U kunt maaltijden aanwijzen als eindheffingsloon. U hoeft dan alleen het totale aantal maaltijden bij te houden. Vermenigvuldig dit aantal met € 3,35. Trek van deze uitkomst de eigen bijdragen van de werknemer af. Als de totale eigen bijdrage hoger is dan het totale normbedrag, kunt u het negatieve saldo niet van het eindheffingsloon aftrekken.

Btw aftrekken

Als u de medewerkers gratis eten en drinken geeft of tegen een lage vergoeding, dan kunt u over de kosten en inkoop beperkt btw aftrekken. Ook de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten mag u aftrekken. Aan het eind van het jaar kunt u berekenen of u een gedeelte hiervan moet terugbetalen.

Bovenstaande geldt voor al het eten en drinken dat u aan uw personeel geeft.

Bedrijfskantine

U kunt ervoor kiezen zelf de kantine te exploiteren of om dit door een cateraar te laten doen. Doet u dit zelf, dan moet u btw betalen over de omzet. Schakelt u een cateraar in, dan kunt u kiezen uit twee opties:

De cateraar beheert de kantine. In dit geval doet de cateraar de inkopen op uw naam en draagt de omzet aan u af. U betaalt btw over de omzet aan de Belastingdienst.
De cateraar exploiteert uw kantine. Hij verkoopt het eten en drinken voor eigen rekening aan uw medewerkers. U kunt de btw over de kantine en inventaris aftrekken in uw btw-aangifte. Het cateringbedrijf doet de btw-aangifte over de kantine-omzet en trekt de btw af over de inkoop.

Bevoordeling

Betalen uw medewerkers in uw kantine voor eten en drinken een bedrag onder de kostprijs of lager dan in de gangbare horeca, dan geeft u uw medewerkers op deze manier een vergoeding. Dit wordt bevoordeling genoemd.

Als de bevoordeling per werknemer per jaar meer is dan € 227, mag u de btw die u betaalt over de kosten voor deze personeelsvoorziening, niet (volledig) aftrekken.

Een correctie van de bevoordeling van uw personeel vult u pas in op de laatste btw-aangifte van het jaar.

Kleine consumptie of hele maaltijd?

De Belastingdienst maakt niet alleen onderscheid in de kosten van eten en drinken, maar ook of het om een kleine consumptie of om een maaltijd gaat. Een kleine consumptie is loon in natura met een zogeheten nihilwaardering. Dat betekent dat een kleine consumptie niet ten koste gaat van de vrije ruimte en een maaltijd wel.

Een vergoeding voor consumpties op de werkplek wordt wel gezien als loon van de medewerker.

Onbelast vergoeden

Sommige maaltijden kunt u onbelast vergoeden:

Een maaltijd die valt onder tijdelijke verblijfskosten, bijvoorbeeld bij dienstreizen, zakelijke besprekingen met klanten en werkzaamheden bij tijdelijke locaties zoals een bouwplek.
Maaltijden met een ‘meer dan bijkomstig zakelijk karakter’, denk aan overwerk of koopavonden.
Maaltijden voor werknemers op niet permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew.
Maaltijden voor ambulante medewerkers: dat zijn medewerkers die ten minste één dag per week heen en weer reizen tussen woning en dezelfde arbeidsplaats op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).

Sommige medewerkers eten samen met hun patiënten of bewoners, dit zogeheten ‘therapeutisch mee-eten’ mag u wel onbelast vergoeden.