Opruimen personeelsdossiers

Als je organisatie een nieuwe werknemer verwelkomt, maak je vanzelfsprekend een personeelsdossier aan, dat je zo goed mogelijk bijhoudt. Dat is veel informatie: overzichten met vakantiedagen, adreswijzigingen, beoordelingsverslagen, enzovoort. Niet alles wat je bewaart, blijft relevant. Schoon dus geregeld op. Let wel op! Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van vijf of zeven jaar.

Inhoud

Het personeelsdossier bevat de individuele persoonsgegevens van iedere werknemer die bij je organisatie in dienst is. Daar zitten gegevens bij die je zeven jaar moet bewaren nadat de actualiteitswaarde is verstreken. Denk daarbij aan gegevens als naam, adres, woonplaats, datum van indiensttreding, burgerservicenummer (bsn), sollicitatiegegevens, hoogte van het salaris en aan- en afwezigheidsgegevens.

TIP De actualiteitswaarde zegt iets over de relevantie van de betreffende informatie. Denk aan gegevens voor een oude opgave loonheffing die door een nieuwe is vervangen.

Kopie van het ID

Hierop is één grote uitzondering: de kopie van het identiteitsbewijs. Van een nieuwe werknemer die bij je organisatie in dienst treedt, moet je de identiteit vaststellen. Je vraagt een fotokopie van zijn identiteitsbewijs en stopt deze in het personeelsdossier. Je bent verplicht de kopie te bewaren tot vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer. De bewaartermijn gaat in op de dag nadat de medewerker afscheid heeft genomen bij je organisatie.

Formele afspraken

Tijdens het dienstverband maak je geregeld afspraken met werknemers. Over te volgen opleidingen, verlof, arbeidsvoorwaarden, persoonlijke ontwikkelingsplannen of functionerings- en beoordelingsgesprekken. Je kan voor het bewaren en opschonen van dit soort gegevens dezelfde regels aanhouden als voor de persoonsgegevens.

Salarisgegevens

Informatie die met het salaris en de betaling van de werknemers samenhangt, moet je ook zeven jaar bewaren. Dat betekent dat je niet alleen de salarisafspraken en loonstroken moet bewaren, maar ook alle andere financiële gegevens. Denk aan vergoedingen, verstrekkingen, loonheffingen en uitkeringen aan de werknemer.

TIP Ook voor salarisgegevens geldt dat de bewaartermijn ingaat op het moment dat een document geen actuele waarde meer heeft. Je kan de gegevens over het salaris van een werknemer het beste bewaren in een apart salarisdossier.

Uit dienst

Het is verstandig om alle persoonsgegevens te bewaren zo lang als de werknemer bij je organisatie in dienst is. Dit geldt ook voor gegevens die al langer dan zeven jaar hun actualiteitswaarde hebben verloren. Als de werknemer is vertrokken, moet je in ieder geval zeven jaar de persoonsgegevens bewaren. Hanteer een termijn van twee jaar voor gegevens die het functioneren van een werknemer betreffen. Dit kan ook de arbeidsovereenkomst zijn en eventuele wijzigingen daarvan. Je mag gegevens die je niet nodig hebt om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen, niet langer dan twee jaar na de uitdiensttreding bewaren. Denk daarbij aan cv’s, sollicitatiebrieven, verlofregistratie en ziekteregistratie.

Dossier als bewijs

Je kan overwegen om het personeelsdossier langer te bewaren dan wettelijk verplicht is.  Dat is altijd toegestaan en komt soms goed van pas. Stel dat je met een (ex-)werknemer een juridisch conflict krijgt. Je kan dan gegevens uit het personeelsdossier als bewijs aanleveren om je standpunt te ondersteunen.

Mocht een conflict over disfunctioneren uitmonden in een rechtszaak, dan kun je met een personeelsdossier aantonen dat je alles hebt gedaan om het functioneren van de werknemer te verbeteren. Het dossier kan verder een belangrijke rol spelen bij arbeidsongeschiktheid van een werknemer.

Mocht blijken dat de werknemer een beroepsziekte heeft, dan kun je met dossiergegevens bewijzen dat je je hebt ingespannen voor preventie, begeleiding en re-integratie.

TIP Het personeelsdossier kan ook goed van pas komen bij het verstrekken en opstellen van een getuigschrift.

Verkorte bewaartermijn

Mogelijk loopt je administratie over van allerlei gegevens die je niet kan verwijderen omdat de bewaartermijn nog niet is verstreken. Bedenk dan dat er gevallen zijn waarin je een kortere bewaartermijn mag hanteren. Om van de officiële bewaartermijn af te wijken moet je vooraf schriftelijk toestemming vragen aan de Belastingdienst.

TIP Basisgegevens voor de salarisadministratie vallen nooit onder de verkorte bewaartermijn.

Opschonen dossiers

Ga jaarlijks door je opgeslagen dossiers heen en verwijder overbodige gegevens. Voor papieren dossiers kun je een archiefvernietigingsbedrijf inhuren. Papieren documenten die je in het lopende jaar niet meer nodig hebt en die vertrouwelijke informatie bevatten, kun je zelf door de papierversnipperaar halen.

Inzage werknemer

De werknemer heeft recht op inzage in de eigen gegevens. Daarnaast heeft hij het recht om je te vragen te wijzigen die naar zijn inzicht niet juist in het dossier zijn opgenomen. Mocht de werknemer je vragen om zijn dossier geheel te verwijderen, dan mag je hieraan geen gehoor geven. Je bent verplicht het personeelsdossier te bewaren, of de werknemer dat nu wil of niet.

Wettelijke overtreding

Als je de wettelijke bewaartermijnen overtreedt, krijg je met de belastinginspecteur te maken. Vindt hij dat je de administratie niet op de juiste manier hebt bewaard of dat er gegevens in het dossier ontbreken, dan kan hij een aanslag opleggen. Daarnaast wordt in dat geval ook de bewijslast omgekeerd. Dat houdt in dat je zal moeten bewijzen dat de aanslag onterecht is opgelegd. Zorg er dus voor dat je administratie op orde is!

TIP Als de administratie niet klopt, ben je in overtreding. Dit kan je in het ergste geval een boete of – in geval van extreme nalatigheid – zelfs gevangenisstraf opleveren.

Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk dan de checklist over het personeelsdossier.