Personeelsdossier

Je organisatie is verplicht om van elke werknemer een aantal gegevens in het personeelsdossier te bewaren. Maar welke gegevens zijn dat? Hoe lang mag je die bewaren en hoe zit het met de privacy van werknemers?

Inhoud

Het personeelsdossier wordt aangelegd bij aanvang van het dienstverband. Alle belangrijke documenten die bij de arbeidsovereenkomst horen worden in het dossier bewaard. Denk aan het arbeidscontract, een kopie van een identiteitsbewijs, de loonbelastingverklaring, de sollicitatiebrief en cv en een kopie van diploma’s.

TIP Niet verplicht, maar wel handig is het om verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, en correspondentie ook te bewaren in het personeelsdossier.

Onderdelen

Het personeelsdossier bestaat uit een aantal onderdelen:

• De stamkaart: de stamkaart bevat alle persoonlijke gegevens (naam, adres, geboortedatum, BSN), eventueel kun je hier ook de functiehistorie bijhouden, de looptijd van het contract, de schaal en het salaris en eventuele vaste onkostenvergoedingen.
• Contracten en arbeidsvoorwaarden: In ieder geval bevat het personeelsdossier de arbeidsovereenkomst en eventuele extra schriftelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden. Ook kun je hier eventuele correspondentie bewaren over bijvoorbeeld aanpassing van werktijden, aanvragen van ouderschapsverlof of opzeggingen.
• Functie en functioneren: Dit onderdeel van het dossier bevat de (ondertekende) functiebeschrijving, gegevens over promotie of overplaatsing, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, het persoonlijk ontwikkelingsplan en eventuele schriftelijke waarschuwingen van de werkgever.
• Persoonsgegevens: hier is de kopie van het identiteitsbewijs terug te vinden. Ook kunnen hier kopieën van diploma’s worden bewaard en eventuele andere officiële documenten.

TIP Sla ook informatie over het functioneren op. Dan heb je een dossier opgebouwd dat je eventueel kan gebruiken bij een ontslagprocedure.

Vertrouwelijk

Omdat het personeelsdossier vertrouwelijke informatie bevat, is het erg belangrijk dat deze gegevens veilig bewaard worden. Bewaar papieren dossiers daarom altijd op een afsluitbare plek. Documenten van de bedrijfsarts, correspondentie met UWV en re-integratieverslagen moet je extra veilig opbergen in een afgesloten envelop of dossiermap. Zorg dat er duidelijke afspraken zijn over toegangsrechten en zorg dat alleen deze personen bij de gegevens kunnen.

Degenen die toegang hebben tot personeelsgegevens hebben op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geheimhoudingsplicht. Zij mogen gegevens uit het personeelsdossier alleen delen met anderen als zij daartoe wettelijk verplicht worden of in situaties waarin dit nodig is om hun taak uit te voeren.

TIP Sluit de kast met personeelsdossier altijd af, ook als je maar even weg bent. Werk je met digitale dossiers? Loop nooit zomaar weg van je computer zonder deze eerst te vergrendelen met een wachtwoord.

Extra gevoelige informatie

De werkgever mag geen medische gegevens of uitslagen van een psychologisch onderzoek bewaren en verwerken. Deze gegevens hoor je niet te hebben, maar heb je ze (per ongeluk) wel, neem ze niet op in het personeelsdossier. Ook andere bijzondere persoonsgegevens, zoals religie, seksuele geaardheid, ras, vakbondslidmaatschap en politieke gezindheid mag de werkgever niet verwerken.

TIP Ook informatie over de privésituatie van de werknemer en andere gevoelige informatie horen niet thuis in het personeelsdossier.

Automatiseren

Vergeet niet dat het personeelsdossier vertrouwelijke informatie bevat. Dat betekent dat het (digitale) systeem zo ingericht moet zijn dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot voor hen relevante gegevens. Een manager mag bijvoorbeeld alleen toegang hebben tot het personeelsdossier van ‘zijn’ werknemers, maar niet tot die van een andere afdeling.

Ook kunnen bepaalde delen van het personeelsdossier afgeschermd blijven voor mensen met beperkte toegang. Werken met een digitale systemen betekent wel dat je papieren documenten moet (laten) inscannen. Omdat personeelsdossiers vertrouwelijk zijn, mag niet iedereen dit zomaar doen.

TIP Moet je nog een stap zetten in digitaliseren? Let dan op, want de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht over de geautomatiseerde registratie van persoonsgegevens.

Bewaartermijn

Voor personeelsgegevens geldt een wettelijke bewaartermijn. Het kan handig zijn bepaalde gegevens langer te bewaren dan de verplichte bewaartermijn voorschrijft. Bijvoorbeeld zo lang een werknemer in dienst is, ook al is de wettelijke bewaartermijn verstreken.

• Personeelsgegevens: Voor de meeste personeelsgegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Deze termijn gaat in op het moment dat de gegevens voor de bedrijfsvoering geen actuele waarde meer hebben, bijvoorbeeld wanneer een oud contract wordt vervangen door een nieuwe.
• Gegevens over loonheffing: Ook voor de gegevens die je moet bewaren rondom de loonheffing geldt een termijn van zeven jaar. Deze termijn gaat in na afloop van het kalenderjaar waarop de gegevens betrekking hebben.
• Kopie identiteitsbewijs: je bent verplicht kopieën van ID-bewijzen te bewaren tot vijf jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden.

TIP Constateert de Belastingdienst bij een controle dat je organisatie de verplichte bewaartermijnen niet in acht neemt, dan kun je een fikse boete krijgen.

Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk dan de checklist Opruimen personeelsdossier.