Re-integratiedossier

Begin

Het re-integratiedossier, ook wel verzuimdossier genoemd, is alleen verplicht voor langdurig zieken. Er is sprake van langdurig ziekteverzuim als een werknemer langer dan zes weken ziek is. Bij veel ziekmeldingen is niet meteen duidelijk of de werknemer lang uit de roulatie zal zijn. Als een vermoeden bestaat dat een werknemer langdurig ziek zal zijn, is het aan te raden om direct na de ziekmelding met het dossier te starten. U dient in ieder geval vanaf de zesde ziekteweek het re-integratiedossier bij te houden.

Heeft uw organisatie een verzuimverzekering? Voordat de verzekeraar overgaat tot uitkeren, wil deze graag nauwkeurige gegevens over het verzuimgeval. Dan is het wel zo handig dat u deze direct beschikbaar heeft in het re-integratiedossier.

Bijhouden

De eindverantwoordelijkheid voor het bijhouden van een dossier ligt bij de werkgever. De meeste organisaties beleggen het bijhouden van zo’n dossier bij de casemanager. De werkgever zelf kan de casemanager zijn, maar ook de leidinggevende van de zieke werknemer of een P&O-medewerker. Het is ook mogelijk om een professionele externe casemanager in te schakelen. De casemanager bewaakt en coördineert het re-integratieproces. Hij evalueert elke zes weken de vooruitgang van de zieke werknemer. Wel moet de medewerker het ook eens zijn met de keuze voor de casemanager.

Inhoud

In het verzuimdossier staan:

• Alle activiteiten die de werkgever en de werknemer hebben ondernomen ten behoeve van de re-integratie.
• Alle documenten die betrekking hebben op activiteiten die u beiden heeft ondernomen. Denk hierbij aan brieven en e-mails.
• Het verloop van het ziekteverzuim en het gewerkte aantal uren
• Het Plan van Aanpak en alle wijzigingen en aanpassingen.

Medische gegevens

In het dossier mag geen informatie staan over de aard en de oorzaak van de ziekte. Medische gegevens houdt de bedrijfsarts bij. U mag deze informatie alleen opnemen in uw verzuimdossier na toestemming van de werknemer en als het in zijn gezondheidsbelang is.

Online

Veel software voor het registreren van personeels- en verzuimgegevens is ‘web based’. Dit houdt in dat de gegevens via elke willekeurige computer via internet worden bekeken. Uiteraard moeten gebruikers wel inloggen met een wachtwoord en een gebruikersnaam om de gegevens te zien.

Er is veel (gratis) verzuimsoftware beschikbaar. Laat u vooraf goed adviseren over alle mogelijkheden. Uw arbodienst kan u hierbij helpen.

Inzage

Werknemers hebben het recht hun eigen verzuimdossier in te zien en gegevens te laten wijzigen of aanvullen. Werkt uw organisatie nog met papieren dossiers? Geef uw werknemer dan kopieën van alle belangrijke documenten die u in het dossier hebt opgenomen. Wanneer uw organisatie is overgeschakeld naar online verzuimdossiers, kan de werknemer met een eigen wachtwoord en gebruikersnaam inloggen en de gegevens bekijken.

Gegevens beschermen

De ziekteverzuimgegevens zijn uiteraard vertrouwelijk. Leg papieren dossiers daarom in een afgesloten kast en beveilig digitale dossiers met wachtwoorden en degelijke antivirussoftware. Daarnaast mogen verzuimgegevens uitsluitend doorgegeven worden aan personen die direct betrokken zijn bij het verzuimbeleid, zoals de bedrijfsarts, de casemanager en de werkgever. De werknemer heeft er recht op te weten wie allemaal zijn verzuimgegevens inzien.

Zorg ervoor dat u met alle verwerkers en verwerkersovereenkomst heeft afgesloten, conform de AVG-wetgeving.

Bewaren

Er zijn regels rondom het bewaren van verzuimgegevens. Een gesloten re-integratiedossier mag u in principe niet langer dan twee jaar bewaren. Na deze periode moeten de gegevens in de papierversnipperaar of digitaal worden gewist. In bepaalde situaties mag u een gesloten dossier tot maximaal vier jaar bewaren: wanneer een grote kans bestaat dat de herstelde werknemer weer zal verzuimen vanwege hetzelfde ziektebeeld. Van een ex-werknemer moet u het dossier direct na het einde van het dienstverband vernietigen. Alleen als de werkgever eigenrisicodrager is voor de WGA, hoeft dat niet. Dan is het dossier immers nog van nut. Alleen in uitzonderlijke gevallen mag een werkgever de gegevens van een zieke ex-werknemer langer bewaren.