Werk- en dienstroosters

Voordelen

Een overzichtelijk en goed bijgehouden werk- of dienstrooster biedt meerdere voordelen:

• het draagt bij aan een goede bedrijfsvoering door efficiënte werkplanning mogelijk te maken en inzicht te bieden in de aan- en afwezigheid van werknemers;
• het helpt u te voldoen aan wettelijke bepalingen: u bent verplicht gewerkte uren te registreren en moet erop toezien dat werknemers voldoende pauze nemen;
• het stelt u in staat uw HR-beleid te verbeteren aan de hand van analyses van de roostergegevens, zoals de effecten van verzuim door de jaren heen of per afdeling.

Om dubbel werk te voorkomen kunt u roostergegevens, zoals het aantal te werken uren, verlof en ziekte, vaak prima koppelen aan de loonadministratie. Om dubbel werk te voorkomen kunt u roostergegevens zoals het aantal te werken uren, verlof en ziekte, vaak prima koppelen

Inhoud

Denk vóór het opzetten van uw rooster goed na over de inhoud. Welke gegevens wilt u erin opnemen? En welke informatie wilt u later uit de gegevens kunnen halen? Op basis van uw doelstellingen bepaalt u de inhoud van het rooster. Gegevens die er in ieder geval in moeten staan, zijn:

• werkdagen of -uren;
• vakantiedagen;
• ziektedagen;
• feestdagen;
• afwezigheid vanwege een verlofregeling.

Welzijn van werknemers

Uiteraard verlangt de overheid dat u zich bij het opstellen van uw rooster houdt aan de Arbeidstijdenwet en aan uw cao. Maar aandacht voor de gezondheid en het welzijn van werknemers is ook in uw eigen belang. Een zwaar dienstrooster met te weinig ontspanning kan leiden tot gezondheidsklachten zoals burn-out, maar ook tot gebrek aan motivatie, onzorgvuldig werk en verlaagde productiviteit.

Houd zoveel mogelijk rekening met het welzijn van de werknemers. Veel mensen functioneren het best bij regelmaat. Maar ook een bepaalde mate van flexibiliteit kan helpen. De werkdruk neemt vaak sterk af als werknemers nu en dan tijd voor zichzelf kunnen nemen en de verloren tijd dan later weer in kunnen halen.

Zelfroosteren

Een vorm van roosteren die optimaal rekening houdt met de voorkeuren van werknemers is zelfroosteren. Medewerkers mogen dan zelf hun rooster samenstellen, maar moeten hierbij wel rekening houden met de voorkeuren van collega’s en de capaciteitseisen van uw organisatie.

Volledig zelfroosteren is uiteraard niet in elke organisatie mogelijk, maar u kunt ook kiezen voor een variant hierop. Zo kunt u werknemers extra vrijheid en flexibiliteit bieden door hen de optie te geven om diensten onderling te ruilen, een voorkeursrooster door te geven of hun diensten zelf in te vullen in een intekenrooster.

Bij een intekenrooster kan het gebeuren dat te veel of te weinig medewerkers intekenen voor een bepaalde dienst. Het is dan aan u om het rooster kloppend te maken.

Digitaal

Het hangt af van de structuur van uw organisatie of een papieren of digitaal rooster het meest efficiënt is. Met name in een kantooromgeving is het vaak handig als werknemers het rooster via de computer kunnen bekijken en invullen. En natuurlijk helemaal als daarbij gegevens automatisch worden berekend en opgeslagen. Dit maakt het voor u gemakkelijk om overzicht te houden en gegevens te analyseren.

Online of offline

Een digitaal rooster kan zowel online toegankelijk zijn als offline, via een harde schijf of netwerkschijf. Een offline rooster is over het algemeen veiliger. Een online rooster heeft echter als belangrijke voordelen dat het planningsprocessen versnelt en ook beschikbaar is voor thuiswerkers.

Excel

Een digitaal rooster op maat voor uw organisatie kunt u relatief gemakkelijk zelf maken, bijvoorbeeld in Excel. Dit kost weinig tijd, omdat u slechts één keer een template hoeft te maken. Daarna hoeft u alleen nog de gegevens bij te houden.

Een ander voordeel is dat u voor berekeningen zoals het aantal gewerkte uren per week simpelweg formules kunt invoeren. Daarna berekent het programma zulke gegevens automatisch.

Is er een office manager of iemand anders met veel ervaring met Excel in uw bedrijf? Vraag hem dan om hulp: hoe meer kennis van Excel, hoe efficiënter uw rooster wordt.

Roostersoftware

U kunt ook kiezen voor speciale roostersoftware. Het aanbod is groot, dus let bij de selectie op het volgende:

• de hoogte van de aanschafprijs en of u die ineens betaalt of via maandelijkse of jaarlijkse bijdragen;
• de helpdesk: beschikbaarheid, kosten en bereikbaarheid;
• de mogelijkheden om het programma te koppelen aan de bestaande HR-software in uw organisatie;
• de tevredenheid en ervaringen van andere bedrijven.

Testen

Voordat u een nieuw werkrooster invoert, is het nuttig om het grondig te testen. Start bijvoorbeeld een proeftraject onder een kleine groep medewerkers, zoals één afdeling. Evalueer na een maand samen of het rooster bevalt en of er verbeterpunten zijn. Dit kan óók met roostersoftware, want veel programma’s hebben een gratis proeftijd. Laat bij voorkeur verschillende medewerkers het programma gebruiken en beoordelen.

Spoor eventuele problemen al op in aanloop naar de proefperiode: zorg dat u veelvuldig overlegt, bijvoorbeeld binnen een speciaal projectteam.

Aanpassingen

Ook bij zorgvuldig selecteren en testen kan het uiteraard voorkomen dat aanpassingen nodig zijn aan een rooster dat al in gebruik genomen is. Aanpassingen aan de vorm zijn over het algemeen geen probleem.

Inhoudelijke veranderingen kunt u echter niet zomaar doorvoeren. U kunt bijvoorbeeld niet zonder overleg een volledig nieuw ploegenstelsel instellen. Dit kan alleen als het niet in strijd is met wettelijke bepalingen, zoals de Arbeidstijdenwet en de Arbeidsomstandighedenwet, en met de cao van uw sector. Daarnaast moet een eventueel aanwezig  medezeggenschapsorgaan instemmen met de wijziging.