Dorianne Broekman: “Maak het melden van ongewenst gedrag makkelijker”

Een wetsvoorstel om alle organisaties met 10 of meer werknemers te verplichten een vertrouwenspersoon aan te stellen, ligt op dit moment ter goedkeuring bij de Eerste Kamer. De verwachting is dat de wet later dit jaar zal worden aangenomen. Maar hoe zorg je ervoor dat medewerkers zo’n vertrouwenspersoon ook eenvoudig en veilig kunnen bereiken? Het is belangrijk om zoveel mogelijk drempels weg te nemen om een melding van ongewenst gedrag te doen, stelt Dorianne Broekman. Ze is al meer dan 30 jaar werkzaam als arbeidsrechtadvocate en zij is tevens extern vertrouwenspersoon. Zij ervaarde dat de vertrouwenspersoon lang niet altijd zichtbaar en laagdrempelig bereikbaar is, en er geen werkwijze voor de vertrouwenspersoon is ingericht. Daarom besloot ze het heft in eigen handen te nemen en een digitale tool te ontwikkelen. Zo ontstond TrusTool, een compleet digitaal proces van contactverzoek en melding tot rapportage. Waarom is het zo belangrijk om een goed meldingsproces te hebben, welke risico’s loopt jouw organisatie als je niet bovenop grensoverschrijdend gedrag zit en wat is dat eigenlijk, grensoverschrijdend gedrag? Daarover spraken wij met Dorianne Broekman.

Grensoverschrijdend gedrag

Wat is grensoverschrijdend gedrag eigenlijk? Volgens Broekman kun je dit in twee vormen splitsen – ongewenste omgangsvormen (die de melder zelf raken) en integriteitsschendingen die de organisatie raken. Bij ongewenste omgangsvormen moet je denken aan: discriminatie, pesten, seksuele intimidatie, negeren en agressie. Bij integriteitsschendingen gaat het bijvoorbeeld om fraude, misbruik van bedrijfseigendommen of het lekken van bedrijfsinformatie.
Dorianne heeft veel ervaring met slachtoffers van pesten, buitensluiten, seksuele intimidatie en micro-agressie door een leidinggevende. Dat laatste kun je omschrijven als een subtiele vorm van agressie die een medewerker raakt. Bijvoorbeeld als iemand op een bepaalde manier geïntimideerd wordt tijdens een bespreking of dreigend wordt aangesproken in het bijzijn van anderen.

Falend leiderschap

“Grensoverschrijdend gedrag is vaak terug te voeren tot falend leiderschap”, vertelt Broekman. Als naar een voorbeeld wordt gevraagd noemt Broekman het voorbeeld uit haar praktijk dat een medewerkster die jarenlang goed heeft gefunctioneerd, opeens te maken krijgt met een nieuwe leidinggevende met ‘favorieten’ op de werkvloer. De leidinggevende heeft opeens geen vertrouwen in de medewerker en negeert haar, waardoor iemand zich na al die jaren weggezet voelt en er ziek van wordt.
Hoewel het volgens haar een illusie is om te denken dat je grensoverschrijdend gedrag helemaal kunt uitbannen, moet je er als werkgever zoveel mogelijk aan doen om dit te voorkomen. Grensoverschrijdend gedrag kan namelijk een enorme impact hebben. “Het leidt vaak tot ziekteverzuim of een escalatie van conflicten. Werkgevers hebben te maken met reputatieschade en personeelsverloop.”

“Grensoverschrijdend gedrag is vaak de oorzaak van ziekteverzuim en een beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Daar is een organisatie helemaal niet mee gediend.”

De-escaleren en oplossen

“Een goede opvang via een vertrouwenspersoon heeft grote voordelen”, vertelt Broekman. Een goede vertrouwenspersoon zet in op de-escaleren en oplossen. “Als mensen bij mij als advocaat aankloppen, is een probleem vaak al zo geëscaleerd, dat het niet meer te redden valt. En aan het eind van het liedje, zijn er eigenlijk alleen maar verliezers: de melder, de beklaagde, de organisatie.” Het is daarom belangrijk dat een vertrouwenspersoon makkelijk en veilig bereikbaar is. Als medewerkers in een vroege fase de vertrouwenspersoon kunnen vinden, daar hun verhaal kunnen doen en met de vertrouwenspersoon kunnen uitzoeken wat de beste aanpak is, kan verdere schade en escalatie mogelijk worden voorkomen. Helaas blijkt dat medewerkers vaak niet durven te melden.

“Melden kan bevorderd worden door het makkelijker, toegankelijker en veiliger te maken. Daarvoor is TrusTool!”

Positionering vertrouwenspersoon

Organisaties denken vaak onvoldoende na over de positionering van de vertrouwenspersoon. “Het belang hiervan wordt nog onderschat”, aldus Broekman. Er zijn veel punten om keuzes en afspraken over te maken die passen bij de organisatie. Het is allereerst belangrijk om na te denken over een paar basiszaken. Wordt het bijvoorbeeld een intern of extern vertrouwenspersonen? Welk profiel van vertrouwenspersonen past bij de organisatie? Gaan de interne vertrouwenspersonen ook over de eigen afdeling waar zij werken? En grijpt de vertrouwenspersoon in bij ongewenste omgangsvormen of ook bij integriteitsschendingen? Daarna komen ingewikkeldere vragen over de gewenste werkwijze van een vertrouwenspersoon, waarover en hoe vaak een vertrouwenspersoon rapporteert en of de vertrouwenspersoon ook overlegt met OR of PVT. “De vertrouwenspersoon staat nog te vaak alleen op een afvinklijstje. We hebben een vertrouwenspersoon aangesteld en daarmee zijn we klaar. Maar wil je als organisatie echt profijt hebben van een vertrouwenspersoon, dan heeft de aanstelling van de vertrouwenspersoon meer aandacht nodig. De OR of PVT kan hierin een stimulerende spelen”, zegt Broekman.

Digitale oplossing

“Trustool kan gebruikt worden om de interne of externe vertrouwenspersonen van de organisatie bereikbaar te maken”, vertelt Broekman. TrusTool heeft drie functies. Allereerst maakt het de vertrouwenspersoon makkelijk en eenvoudig bereikbaar voor degene die contact met hem of haar wil leggen. Dat kan door het scannen van een QR-code. De melder komt dan in een afgeschermde digitale omgeving die alleen toegankelijk is voor de vertrouwenspersoon die is aangesteld door de organisatie. Daar kan de vertrouwenspersoon een logboek bijhouden van de meldingen, wat tevens de tweede functie is. De derde functie is dat vanuit deze applicatie rapportages gemaakt kunnen worden door de vertrouwenspersoon voor de organisatie. Hierdoor krijgt de organisatie ook inzicht in meldingen en een beter beeld van hoe het ervoor staat met de sociale veiligheid. “Het handige aan TrusTool is dat er ook eventueel anoniem gemeld kan worden”, zegt Broekman.

Breed inzetbaar

Wie maken er nu eigenlijk allemaal gebruik van TrusTool? Kortgezegd zijn dat allerlei organisaties die met mensen samenwerken. Op dit moment loopt dat uiteen van apotheken tot thuiszorgorganisaties en stichtingen met vrijwilligers tot IT-bedrijven. Ook studentenverenigingen professionaliseren hun meldstructuur om de sociale veiligheid te verbeteren. Bovendien werken diverse bureaus van externe vertrouwenspersonen standaard met TrusTool.

Vaak worden organisaties via de vertrouwenspersoon gewezen op TrusTool of vinden TrusTool zelf tijdens hun zoektocht naar een oplossing voor meer sociale veiligheid op de werkvloer.
De ambitie van Broekman is dat TrusTool in de toekomst breed wordt ingezet bij allerlei soorten organisaties waar mensen samen moeten werken en leren, want het is een goed middel in het ondersteunende systeem ter bevordering van sociale veiligheid. “Met grensoverschrijdend gedrag is het net als verkeersovertredingen. Het zal er altijd zijn, we zullen het niet kunnen uitbannen, maar we kunnen wel maatregelen nemen om de impact zo klein mogelijk te houden en als het zich voordoet er zo goed mogelijk mee om te gaan”.

Over Dorianne Broekman

Dorianne Broekman is naast advocate voor integriteitskwesties, extern vertrouwenspersoon en initiatiefnemer en eigenaar van TrusTool. Ze adviseert vanuit haar expertise werkgevers over inrichting van de meldstructuur, positionering en aanstelling van de vertrouwenspersoon, klokkenluidersregeling, gedragscode en afhandeling van klachten. Meer informatie over TrusTool vind je op onze website.