Onboarding van een nieuwe werknemer

Onboarding betekent het zo snel en efficiënt mogelijk wegwijs maken van nieuwe medewerkers binnen je organisatie. Met een goede onboarding-aanpak, zorg je ervoor dat nieuwe werknemers zich snel thuis voelen en meteen productief kunnen zijn. Vooral de eerste dag is belangrijk, maar een goede onboarding begint al voor de eerste werkdag en neemt in totaal enkele maanden in beslag. In deze checklist lees je hoe je zorgt voor een warm welkom en een vliegende start.

Belang van onboarden

Onboarding is niets meer of minder dan een introductieprogramma dat bestaat uit meerdere fasen met verschillende activiteiten. Een goede onboarding zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer zich snel thuis voelt in je organisatie en dat hij ook snel met zijn werkzaamheden kan beginnen. Daarnaast bouwt de werknemer meteen een band op met de nieuwe werkgever. Als je een keer tijd en moeite steekt in het maken van een standaard introductieprogramma, kun je dit bij toekomstige medewerkers blijven gebruiken.

Begin al voor de eerste werkdag

Onboarding van nieuwe medewerkers begint al voordat ze aan hun eerste werkdag beginnen.  Vanaf het moment dat je het laatste gesprek voert, vaak gaat dit over de arbeidsvoorwaarden, en de medewerker tekent voor de baan, start het onboardingproces. Vanaf dat moment is het zaak om de medewerker zo snel mogelijk ‘aan boord’ te krijgen. Dit kan, vaak online, door modules of applicaties waardoor de medewerker alvast een kijkje achter de schermen van de organisatie kan nemen. Stuur ook alvast de nodige inloggegevens, en nodig de nieuwe collega uit voor een informele kennismaking, bijvoorbeeld de eerstvolgende bedrijfsborrel of een gezamenlijke teamlunch.

(Online) onboarding

Waar jaren geleden het overhandigen van een personeelshandboek en het voorstellen van een collega in de bedrijfskantine het grootste gedeelte van het onboardingproces besloeg, zijn er tegenwoordig andere mogelijkheden waarop je dit kan aanpakken. Denk aan quizzen, online games en apps voor nieuwe medewerkers. Er zijn meerdere bedrijven die zich gespecialiseerd hebben in mobiele applicaties voor onboarding.

Vraag bij je HR-softwareleverancier of er modules zijn voor de onboarding van nieuwe medewerkers of vraag offertes op bij diverse onboarding-partners.

Informeren

Meestal is de direct leidinggevende van de nieuwe werknemer verantwoordelijk voor het introductieprogramma en het inwerken. Als HR-professional of P&O-afdeling handel je vooral de administratieve zaken af, zoals het verstrekken van toegangspassen, inlogcodes en bedrijfsmiddelen zoals een laptop, telefoon en bedrijfsauto. Ook zorg je voor toelichting op de arbeidsvoorwaarden en het personeelshandboek. Een deel van de informatie kun je van tevoren al per mail sturen of je kan er online toegang voor regelen.

Eerste werkdag

De eerste werkdag is en blijft een belangrijk moment. Bereid collega’s voor op de komst van hun nieuwe collega, zodat ze weten wie dit is en goed op de hoogte zijn. Zo weet je vrijwel zeker dat de nieuweling op zijn eerste werkdag hartelijk ontvangen wordt. Zorg er ook voor dat alle administratieve zaken in orde zijn. Regel dus dat de werknemer een eigen bureau heeft, een laptop en/of pc met toebehoren, dat hij kan inloggen en dat er een eigen e-mailadres is aangemaakt. Met een bloemetje op het bureau maak je het helemaal af.

Het is handig om een directe collega aan te wijzen als mentor voor de eerste weken. Bij deze collega kan de werknemer dan met allerlei praktische vragen terecht.

Gezamenlijke introductie

Neemt je organisatie vaak nieuwe werknemers aan, dan loont het de moeite om ze een gezamenlijk introductieprogramma aan te bieden. De werkgever geeft dan bijvoorbeeld op de eerste dag een presentatie over de geschiedenis van de organisatie, de producten of diensten en de klanten. Door deze gezamenlijke introductie bespaar je tijd en geld. Daarnaast leren de nieuwe medewerkers elkaar meteen kennen, waardoor ze zich de eerste periode waarschijnlijk beter op hun gemak voelen.

Specifieke groepen

Een standaard-inwerkprogramma is niet voor iedereen toereikend. Soms heeft een nieuwe werknemer iets meer aandacht nodig. Zorg voor extra ondersteuning voor de nieuwe werknemers die hier behoefte aan hebben en maak dit ook kenbaar voor de start van de onboarding.

Als een nieuwe werknemer hoort dat er een mogelijkheid is voor extra ondersteuning is hij wellicht sneller geneigd om hier gebruik van te maken.

Huisregels

Vergeet niet ook de ‘huisregels’ te bespreken. Dit is praktische informatie, die niet altijd in het personeelshandboek is te vinden, bijvoorbeeld over de lunchtijden, vrijmibo’s en het parkeerbeleid. Het gaat dan ook om ongeschreven regels en gewoontes. Daar komt iemand gaandeweg vanzelf achter, maar soms kan het handig zijn het al te weten. Vaak krijgt een werknemer op zijn eerste werkdag zo veel nieuwe indrukken te verwerken dat hij de helft niet onthoudt.

Maak omgangsvormen ook concreet en besteedt ook aandacht aan de vertrouwenspersoon en de meldprocedure bij ongewenst gedrag

Evaluatie

Verdeel de onboarding in fasen en plan altijd evaluatiemomenten in. Je introductieprogramma kan nog zo goed in elkaar zitten, uiteindelijk gaat het erom hoe de nieuwe medewerker het zelf heeft ervaren. Tijdens de evaluatie bespreek je per onderdeel hoe de medewerker erop terugkijkt en of er zaken zijn die hij heeft gemist. Denk hierbij aan de eerste werkdag, de administratieve afhandeling, de aanwezige faciliteiten en de begeleiding door de mentor. Vraag ook aan de medewerker of hij nog verbeterpunten heeft, zodat je die kan meenemen als je het introductieprogramma gaat herzien.