Werken aan sociale veiligheid

Verplichtingen rond sociale veiligheid

De wet legt elke organisatie de volgende verplichtingen op als het gaat om sociale veiligheid:

• De Arbowet verplicht elke werkgever een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te maken en actueel te houden. In zo’n RI&E moeten werkgevers in kaart brengen welke risico’s er spelen op de werkvloer en wat je als werkgever van plan bent daaraan te doen. Een van de grote risico’s in elke organisatie is psychosociale arbeidsbelasting (PSA). En een van de belangrijkste oorzaken van PSA is ongewenst gedrag. RI&E en het bijbehorende plan van aanpak kunnen pas in werking treden na instemming van de ondernemingsraad.
• De Wet melding klokkenluiders verplicht alle werkgevers met 50 of meer werknemers een meldregeling te hebben voor vermoedens van misstanden. Die misstanden reiken verder dan grensoverschrijdend gedrag, angstcultuur en andere vormen van sociale veiligheid, ze gaan ook over fraude en belangenverstrengeling. Toch zijn de meeste meldingen bij het Huis voor klokkenluiders klachten over sociale onveiligheid. Bij het vaststellen of wijzigen van een interne meldregeling heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht.
• Er zijn vergevorderde plannen werkgevers met 10 of meer medewerkers te verplichten een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dat kan een interne of een externe vertrouwenspersoon zijn. Zij hebben een geheimhoudingsplicht en moeten vertrouwelijk omgaan met de informatie van de melders. Ook de aanstelling of inhuur van een vertrouwenspersoon heeft de instemming nodig van de ondernemingsraad.

Preventieve maatregelen

Een werkgever kan werken aan een sociaal veilige werkomgeving door ongewenst gedrag te voorkomen. Dat kan met de volgende preventieve instrumenten: een gedragscode, een klachtenregeling, een meldmogelijkheid bij een of meer vertrouwenspersonen en een welbewust management.

Maak een heldere gedragscode. Begin met het opstellen van duidelijke gedragsregels. Maak in samenspraak met de medewerkers en de ondernemingsraad afspraken over (on)gewenst gedrag. De regels moeten duidelijk zijn. Benoem in de code de positieve kernwaarden van de organisatie en geef aan wat juist ongewenst en grensoverschrijdend gedrag is. Zorg dat de gedragscode bij alle medewerkers bekend is en maak het tot onderdeel van het (aanvullende) arbeidsvoorwaardenreglement, waarnaar in elk arbeidscontract wordt verwezen. Hou de code ook levend door er elk jaar aandacht aan te besteden met informatiebijeenkomsten, campagnes of artikelen op het eigen intranet. Kijk hier voor een model gedragscode sociale veiligheid.

Tip: Zorg dat actuele en heldere informatie over ongewenst gedrag voor alle medewerkers altijd beschikbaar is.

Stel een duidelijke klachtenprocedure op. In zo’n procedure leggen organisaties heldere vast over hoe de organisatie omgaat met meldingen van ongewenst gedrag. Er staat wat alle betrokkenen kunnen verwachten, wat de rollen en verantwoordelijkheden zijn en wat de mogelijkheden en gevolgen zijn van verschillende keuzes na een melding. Zorg dat het procedure bij alle medewerkers bekend is en goed vindbaar. Onderdeel van een klachtenprocedure is de instelling van een klachtencommissie. Kijk hier voor een model klachtenprocedure sociale veiligheid.

Tip: Denk goed na over wie er in de (onafhankelijke) klachtencommissie zitting neemt en met welke deskundigheid.

Maak een eigen meldpunt met vertrouwenspersonen. Zo’n meldpunt is niet verplicht, maar kan een belangrijke bijdrage leveren aan het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag. Het verlaagt de drempel voor werknemers om melding te maken van ongewenst gedrag en het kan helpen om het gedrag snel en adequaat aan te pakken. Zo’n meldpunt is eigenlijk een extern platform waar de vertrouwenspersonen aan zijn gekoppeld. Melders kunnen er ook anoniem hun melding doen, Kijk hier voor een voorbeeld van zo’n platform.

Tip. Een interne vertrouwenspersoon kan vaak niet veel met een melder die anoniem wil blijven. Kies daarom bij voorkeur voor een extern meldplatform met (ook) externe vertrouwenspersonen.

Laat het management het goede voorbeeld geven. Veel sociale onveiligheid wordt veroorzaakt door leidinggevenden. Zij moeten zich dus als eerste bewust worden van de uitingen, signalen en gevolgen van ongewenst gedrag. Met trainingen kan je hen inzicht geven en vaardigheden leren om ongewenst gedrag te voorkomen of te bestrijden.

Tip: Leidinggevende vervult cruciale rollen bij sociale veiligheid. Ze hebben een voorbeeldfunctie, kunnen onderwerpen bespreekbaar maken, beleid implementeren en een veilige bespreekcultuur creëren. En bij een melding kunnen ze de melders aanhoren en opvangen, vermeende daders aanspreken, onderzoek doen en bemiddeling faciliteren.

Reactieve interventies

Naast preventieve maatregelen zijn ook reactieve interventies van belang. Is er aantoonbaar sprake van ongewenst gedrag, dan moeten er ook passende maatregelen worden genomen.

• Met de medewerker die ongewenst gedrag heeft getoond. Dat kan een correctief gesprek zijn, maar ook ontslag. Zorg dat de interventie proportioneel is en gekoppeld aan de ernst van het gedrag. Is er sprake van een verschil van inzicht is over te nemen maatregelen of oplossingen, schakel dan een mediator in.
• Met de medewerkers die slachtoffer zijn geworden van het ongewenst gedrag. Zij hebben recht op nazorg, zoals gesprekken met een vertrouwenspersoon, hulp van een psycholoog of ondersteuning bij het vinden van een nieuwe baan.