Zes tips bij een goede procedure van sollicitatiegesprekken

Een goede procedure voor sollicitatiegesprekken is essentieel om de juiste match te vinden met een potentiële nieuwe werknemer. Vaak ligt de nadruk daarbij op waar de sollicitant allemaal aan moet voldoen. Organisaties zijn zich zelden bewust van welke indruk zij zelf maken op de kandidaten. En daarmee kunnen ze kandidaten juist afschrikken. Weet dus waar moet je op letten bij de procedure rond sollicitatiegesprekken. Bedenk hoe je omgaat met de kandidaten die hebben gesolliciteerd. En weet hoe je hen het gevoel geeft welkom te zijn.

Laat de eerste indruk tellen

Die begint bij het sturen van de uitnodiging aan de kandidaten. Laat de sollicitant van tevoren weten waar hij heen moet of bij wie hij zich kan melden. Ontvang de kandidaat vriendelijk, bied een drankje aan en laat hem of haar niet te lang laten wachten. Bedenk dat dit waarschijnlijk de eerste (fysieke) kennismaking van de sollicitant met de organisatie is. Kleine dingen als een chagrijnige receptionist of een slordige ruimte, laten direct een nare indruk achter.

Breng de doorlooptijd terug

Maak het mensen zo makkelijk mogelijk om te solliciteren. Dat betekent: geen extreem lange formulieren die ingevuld moeten worden of sollicitatieprocedures die langer duren dan twee weken. Meestal heeft een kandidaat meerdere sollicitaties lopen. Als de procedure te lang duurt, kan hij dus makkelijker voor een ander aanbod gaan. En weg is je goede kandidaat…

Gedraag je netjes

Houd contact met de sollicitant en kom je afspraken na. Dat creëert vertrouwen en laat een goede indruk achter, waardoor je puntjes scoort bij een potentiële medewerker. Bel de kandidaten om ze te laten weten of ze wel of niet doorgaan. Zo geef je zowel de mensen die doorgaan naar een volgende ronde als de mensen die afvallen altijd een positief gevoel. Ze kunnen tenslotte een ambassadeur worden van je bedrijf.

Stel sollicitanten op hun gemak tijdens het gesprek

Probeer een sollicitatiegesprek zo fysiek in te richten dat de kandidaat het gevoel krijgt op gelijk niveau een gesprek te kunnen voeren. Kies dus niet voor een afvaardiging van de organisatie van meer dan twee personen. Kies in een informele ‘tafelschikking’, bijvoorbeeld aan de kop van een tafel. Zo voelt de kandidaat zich meer op zijn gemak.

Geef constructieve feedback tijdens afwijsbelletjes

Kandidaten wijs je niet per app of mail af. Doe dat telefonisch af. De kandidaat heeft zijn best gedaan zich te presenteren, dan mag daar best een persoonlijke toelichting tegenover staan. Probeer hen altijd een tip mee te geven voor een volgende sollicitatie en hou het gesprek positief. Dit draagt bij aan een positieve naam van jouw organisatie. Vraag of de afgewezen kandidaat, als die wel geschikt zou kunnen zijn voor een andere functie, daarvoor interesse heeft. Zo hoef je minder te werven bij nieuwe vacatures.

Zorg voor een goede onboarding

Uiteindelijk wordt een kandidaat de nieuwe medewerker. Stuur een paar weken voordat deze begint een mail waarin je zegt dat je uitkijkt naar zijn of haar komst en deel alvast de planning van de eerste week. Geef ook aan waar en bij wie de nieuwe medewerkers zich kan melden. Zo weet de nieuwe collega waar hij aan toe is en voelt hij zich gelijk deel van de organisatie.