Functionering en beoordeling

Nuttig

Functionerings- en beoordelingsgesprekken kunnen zeer nuttig zijn. U en de werknemer krijgen allebei een goed beeld van het huidige functioneren van de werknemer en wederzijdse verwachtingen voor de toekomst. Ook krijgt u de gelegenheid om duidelijke afspraken te maken over te leveren prestaties en eventuele ondersteuning daarbij. Zo kunt u gericht sturing geven aan de ontwikkeling van medewerkers.

In functionerings- en beoordelingsgesprekken ontvangt u vaak nuttige informatie waarmee u mogelijk de bedrijfsvoering en aansturing van het personeel kunt verbeteren. Ook krijgt u een goed beeld van wat er onder de medewerkers leeft.

Verstandhouding

Functionerings- en beoordelingsgesprekken verbeteren – als u ze goed uitvoert – vrijwel altijd ook de onderlinge verstandhouding. Veel werknemers vinden het prettig als u ze de kans geeft om hun visie te geven op hun eigen werkzaamheden en de gang van zaken binnen uw organisatie. Ook hechten ze waarde aan regelmatige informatie over het resultaat van hun inspanningen en de mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling.

Als u op deze wijze investeert in een goede verstandhouding, zult u minder energie kwijt zijn aan misverstanden, onderlinge wrijving of onenigheid. Ook krijgt u inzicht in het functioneren, de wensen en de interesses van uw werknemers. Zo kunt u tijdig ingrijpen als dat nodig is.

Verschillen

Veel mensen hebben moeite met het onderscheid tussen functionerings- en beoordelingsgesprekken. Toch is dit in wezen vrij simpel. In een functioneringsgesprek staat centraal welke vorderingen de werknemer maakt ten aanzien van eerder gemaakte afspraken over te leveren prestaties. Hij kan hierbij ook eventuele problemen aankaarten en om ondersteuning vragen. In een beoordelingsgesprek bespreekt u of de doelen zijn bereikt en maakt u nieuwe afspraken voor de komende periode.

Het functioneringsgesprek heeft meestal geen rechtspositionele gevolgen zoals bevordering of ontslag. Een beoordelingsgesprek draait daar juist wel om.

Vragen vooraf

Voert u ze nu nog niet, maar wilt u structureel overgaan tot het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken, dan kunt u het best eerst de volgende vragen beantwoorden:

• Wat is het doel van de gesprekscyclus?
• Welke vorm moeten de gesprekken krijgen om dit doel te bereiken?
• Welke middelen heb ik nodig om die gewenste gespreksvorm te krijgen?
• Hoeveel tijd wil ik maximaal aan de gesprekken kwijt zijn?
• Wat wil ik zelf mededelen in de gesprekken?
• Wat verwacht ik van de medewerker?
• Kan ik voor de gesprekken een heldere, eenvoudig over te dragen procedure ontwikkelen?

Toekomstgericht

De voornaamste kenmerken van een goed functionerings- of beoordelingsgesprek zijn dat het gesprek (voornamelijk) gericht is op de toekomst en dat de werknemer een actieve rol vervult. Vooral bij een beoordelingsgesprek moet u uiteraard ook uw oordeel geven over in het verleden geleverde prestaties. Maar ook dan is het belangrijk om de blik op de toekomst gericht te houden en de medewerker mee te laten denken. Want uiteindelijk draait alles om de vraag hoe u samen verder gaat en welke prestaties hij in de toekomst gaat leveren. De prestaties in het verleden zijn vooral een aanknopingspunt voor de ontwikkelingsrichting die het best bij hem past. Of voor eventuele ondersteuning die u moet bieden.

Voorbereiding

Het is de bedoeling dat zowel u als de medewerker zich op het functioneringsgesprek voorbereidt. Dit zorgt er namelijk voor dat het gesprek gestructureerd en constructief verloopt. Kondig gesprekken daarom tijdig aan. Een vragenlijst en een gedegen voorbereiding kunnen helpen. Daarnaast kunt u (nogmaals) informatie geven over de aard, de procedure en het doel van het gesprek.

Wilt u bij veranderingstrajecten goed zicht houden op de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, dan kunt u ervoor kiezen om meerdere functioneringsgesprekken per jaar te houden. Zo blijft u meteen goed op de hoogte van wat er leeft onder het personeel.

Gesprekstechniek

Let erop dat u tijdens de gesprekken niet de enige bent die aan het woord is. De visie van de werknemer is minstens zo belangrijk, want het gesprek draait uiteindelijk om zíjn prestaties. Geef de werknemer daarom niet alleen de kans om eventuele problemen aan te kaarten, maar vraag ook naar zijn ideeën over mogelijke oplossingen. Ook zijn visie op de werkmethoden en het reilen en zeilen van uw organisatie is vaak de moeite van het bespreken meer dan waard. Zo creëert u niet alleen draagvlak voor uw aanpak, maar doet u wellicht ook nuttige ideeën op.

Verslag

In een functionerings- of beoordelingsgesprek maakt u allerlei afspraken. Het is nuttig om deze aan het eind van het gesprek nog eens te benoemen. Verder kunt u de afspraken het best samenvatten in een verslag, zodat beide partijen precies weten waar ze zich aan te houden hebben. Bij slecht functioneren kan zo’n verslag bovendien cruciaal zijn voor het opbouwen van een dossier voor een eventuele ontslagprocedure. Let erop dat u het verslag allebei ondertekent voor akkoord. Daarna kunt u het verslag het best opnemen in een goed geordend personeelsdossier. Zo kunt u bij een volgend gesprek de eerder gemaakte afspraken gemakkelijk terugvinden en evalueren.

U kunt de medewerker ook vragen om een bijdrage te leveren aan het verslag door hem zelf concrete actiepunten te laten toevoegen. Zo dwingt u hem om zelf oplossingen te verzinnen voor problemen en uitdagingen die u met hem heeft besproken.

Alternatieve werkwijzen

Er zijn veel alternatieve voor het voeren van de standaard functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Denk aan feedbacksystemen waarbij er continu feedback wordt gegeven, coaching on the job of korte beoordelingscycli.

Bedenk goed welk systeem voor uw organisatie haalbaar is en goed bij uw organisatie past.