Urenregistratie
Urenregistratie is vaak een saai en tijdrovend klusje waar geen enkele werknemer op zit te wachten. Toch kan het een handig instrument zijn in deze tijd van plaats- en tijdonafhankelijk werken. Niet alleen kunnen werknemers verantwoorden waar zij mee bezig zijn geweest en hoe lang dat heeft geduurd, ook krijgt u een duidelijk overzicht van alle activiteiten die werknemers verrichten en kan uw organisatie wellicht een nodige efficiëntieslag slaan na analyse van de urenregistratie.
Wat is urenregistratie?
Urenregistratie, ook wel tijdschrijven genoemd, is niets anders dan het per tijdseenheid vastleggen van de verrichtte activiteiten van werknemers. Vaak kunnen de gemaakte uren worden toegewezen aan een klant. In de meeste organisaties in de zakelijke dienstverlening is een urenregistratie de normaalste zaak van de wereld. Gemaakte uren moeten immers doorberekend worden aan externe klanten.
Steeds meer organisaties, ook als zij niet direct uren kunnen doorberekenen aan externe klanten, maken gebruik van een urenregistratie. Urenregistratie maakt namelijk inzichtelijk hoeveel tijd werknemers aan een bepaalde activiteit kwijt zijn. En dat is belangrijke informatie voor elke manager.
Waarom registratie?
Het mag duidelijk zijn waarom zakelijke dienstverleners uren, of in sommige gevallen zelfs minuten, schrijven. De kern van hun bestaan is het verkopen van uren. Dat vereist dat werknemers zeer nauwkeurig hun tijd bijhouden, zodat elk gemaakt uurtje kan worden doorbelast aan de klant. In organisaties waar dit minder speelt kan het registeren van de uren ook nuttig zijn. Bijvoorbeeld voor het inzichtelijk maken van de personele kosten.
Managers kunnen beter sturen wanneer zij precies inzichtelijk hebben hoeveel tijd een werknemer aan bepaalde zaken kwijt is. Nu het in steeds meer organisaties dankzij het nieuwe werken gebruikelijk is dat een werknemer niet meer 100% van de tijd fysiek aanwezig is tussen 9 en 5 uur, is tijdschrijven een mooi instrument voor managers om toch een bepaalde mate van controle te bewaren.
Toegevoegde waarde
Tijdschrijven is daarnaast erg nuttig voor afdelingen binnen organisaties waarvan de toegevoegde waarde moeilijk in cijfers is uit te drukken, zoals bijvoorbeeld uw eigen HR-afdeling of de marketingafdeling. Net zoals de zakelijke dienstverlener zijn uren doorbelast aan externe klanten, kunnen deze afdelingen uren doorbelasten aan interne klanten. Zo maken deze afdelingen hun toegevoegde waarde aan de organisatie inzichtelijk.
Kijk eens bij andere organisaties in uw branche hoe zij omgaan met tijdschrijven.
Vereisten
Wat nu als uw directeur besluit om een vorm van uren-registratie in te voeren? Voordat er in uw organisatie begonnen kan worden met tijdschrijven zult u eerst instrumenten moeten ontwikkelen die dit mogelijk maken. In ieder geval heeft uw organisatie nodig:
- Een overzicht van alle voorkomende activiteiten en werkzaamheden. Maak hierbij een onderscheid tussen wel en niet te declareren activiteiten. Er zijn namelijk altijd activiteiten die u niet aan klanten, intern of extern, kunt doorbelasten.
- Een overzicht van alle klanten. Het beste kunt u elke klant een unieke code meegeven.
- Een inputsysteem. In dit systeem kunnen werknemers hun uren bijhouden en dus hun werkdag in kaart brengen. U kunt hiervoor spreadsheetsoftware gebruiken, zoals Excel. Zorg dan wel dat werknemers een kant en klaar formulier ter beschikking hebben. Een betere, maar ook duurdere oplossing is om gespecialiseerde software te gebruiken. Het voordeel hiervan is dat gegevens veel sneller beschikbaar zijn en makkelijker zijn in te zien.
Let bij het aanschaffen van urenregistratie-software op het gebruiksgemak voor de werknemer. Het invoeren en bijhouden van de uren-administratie moet zo weinig mogelijk tijd en moeite kosten.
Cultuuromslag
Met alleen de praktische zaken bent u er nog niet. Bij de invoering van zoiets ingrijpends als tijdschrijven krijgt u vrijwel zeker te maken met weerstand. Bij de invoering van tijdschrijven hangt vaak het beeld dat het management ‘alleen maar wil controleren wat werknemers de hele dag uitspoken’. Andere veelgehoorde opmerkingen van werknemers bij het invoeren zijn:
- het vertrouwen in de werknemer wordt ter discussie gesteld;
- er wordt verkeerd gecontroleerd (niet op output);
- het brengt veel administratie met zich mee voor de werknemer;
- sommige (vaak de meer intellectuele) werkzaamheden zijn moeilijk in tijd uit te drukken.
Het succes van tijdschrijven valt of staat bij de bereidheid, maar vooral ook het begrip van werknemers en het management voor de invoering van een urenregistratie. Daarom is het uw taak als HR-professional om duidelijk te maken waarom uw organisatie overgaat tot het invoeren van tijdschrijven. Maak in een zo vroeg mogelijk stadium inzichtelijk voor de werknemers dat met tijdschrijven:
- uren doorberekend kunnen worden aan externe en interne klanten;
- de toegevoegde waarde van afdelingen duidelijk wordt;
- en bovenal, dat het tijdschrijven niet puur bedoeld is als controlemechanisme.
Zorg ook dat u na de invoering van tijdschrijven de eerste analyse van de uren breed communiceert binnen de organisatie. Zo zien werknemers dat er echt wat gebeurd met de gegevens.
Betrek werknemers in een vroegtijdig stadium bij het ontwikkelen van het beleid. U kunt dit doen door een speciaal projectteam samen te stellen, maar ook door de hulp in te schakelen van de OR.
Voordelen
Daarnaast is het belangrijk om te benadrukken dat er niet alleen voor de werkgever, maar ook voor de werknemers zelf voordelen aan het tijdschrijven zitten. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een goede registratie van gemaakte overuren en de daarbij behorende urencompensatie.
Voer eerst een pilot uit binnen één afdeling. Zo kunt u door de feedback van werknemers nog aanpassingen maken voordat het beleid in de hele organisatie wordt ingevoerd.