Checklist werkgeversverklaring

Als een werknemer een lening wil afsluiten, een huis wil huren of een hypotheek nodig heeft, is er vaak een werkgeversverklaring nodig. Een werkgeversverklaring is een standaardformulier met vragen over het dienstverband en het salaris van de werknemer. Daarmee krijgt de verhuurder, lening- of hypotheekverstrekker inzicht in de financiële draagkracht van de werknemer nu en of deze in de nabije toekomst de lasten van huur, rente of aflossing wel kan betalen.

Invullen verklaring

Een werkgeversverklaring moet worden ingevuld en ondertekend door de werkgever. Meestal is dat de HR-manager, maar het kan ook de salarisadministrateur zijn. De meeste verklaringen kunnen digitaal worden ingevuld. De verhuurder, lening- of hypotheekverstrekker bepaalt dat. Als het nog om een papieren werkgeversverklaring gaat, zorg dan dat het formulier door één persoon wordt ingevuld, met één kleur pen, compleet en zonder correcties of doorhalingen. Het formulier is anders niet geldig.

Onderdelen werkgeversverklaring

Een werkgeversverklaring bevat standaard de volgende onderdelen:

gegevens van de werkgever (naam, kvk, rechtsvorm, adres, postcode);
gegevens van de werknemer (naam, functie, adres, postcode, geboortedatum);
ingangsdatum en aard van het dienstverband (vast contract, tijdelijk, andere flexibele vorm, proeftijd);
intentieverklaring over de omzetting van een tijdelijk of ander flexibel dienstverband in een vast dienstverband;
bruto jaarsalaris, bestaande uit 12 keer het maandsalaris plus de vakantietoeslag;
extra salariscomponenten, zoals 13e maand, provisie, bonus, onregelmatigheidstoeslag en overwerk;
intentieverklaring tot salarisverhoging op de korte termijn en zo ja, per wanneer en met hoeveel;
door de werkgever aan de werknemer verstrekte leningen en door derden opgelegd loonbeslag.

Intentieverklaringen

Er zijn twee intenties die in de werkgeversverklaring aangegeven moeten worden. Is de werkgever van plan de werknemer in vaste dienst te nemen als die dat nu niet is? Zo ja, per wanneer is dat dan. En is de werkgever van plan het salaris van de werknemer op korte termijn te verhogen, bijvoorbeeld een jaarlijkse periodieke verhoging of een inflatiecorrectie of cao-verhoging. Dat kunnen extra zekerheden zijn voor de kredietverstrekker of verhuurder. Omgekeerd geven opgelegd loonbeslag of werknemersleningen aan dat de financiële zekerheid die de werknemer kan bieden, geringer is.

Ondertekenen en bedrijfsstempel

De werkgeversverklaring is drie maanden geldig, zorg er dus voor dat er een datum op de verklaring staat. Soms is er ook een bedrijfsstempel nodig. Veel organisaties hebben die niet meer. Maak in dat geval een aparte verklaring op briefpapier en laat die ondertekenen door dezelfde persoon die ook de werkgeversverklaring ondertekent.