Checklist: werkstress aanpakken

Hoe zit het met de werkstress binnen jouw organisatie? Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) leidt tot werkstress en kan verzuim, uitval en een verminderde productiviteit veroorzaken. De onderstaande lijst is gebaseerd op zaken waar de arbeidsinspectie op let en helpt je om te kijken of jouw organisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen uit de Arbowet. Zo heb je een beter beeld van de risico’s in jouw organisatie en weet je welke maatregelen je moet nemen om de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van werknemers te stimuleren.

Inventariseer risico’s

Check of jouw organisatie een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en Plan van Aanpak heeft met een overzicht van de bronnen die zorgen voor werkdruk. Denk hierbij aan:

de inhoud van het werk;
de hoeveelheid werk;
het werktempo;
de werk- en rusttijden;
de kwaliteit van het contact met leidinggevenden, collega’s en externen;
de werk-privébalans;
de emotionele belasting van het werk;
de verwachting over de bereikbaarheid;
de mogelijkheden om de batterij op te laden en herstellen;
het risico op gevaarlijke incidenten (zoals bedrijfsongevallen).

De RI&E moet duidelijk maken welke groepen werknemers of functies risico lopen op een te hoge werkdruk en waar en wanneer deze risico’s zich vooral voordoen.

Zoek de oorzaken

Onderzoek door middel van een vragenlijst of interviews waar werkstressoren vooral vandaan komen en probeer te ontdekken wat de energiebronnen zijn waar medewerkers behoefte aan hebben. Het is belangrijk om een representatief beeld te krijgen van de verschillende functies en afdelingen binnen een organisatie. Op basis van de wettelijk verplichte RI&E moet elke werkgever een Plan van Aanpak maken waarin maatregelen staan om de hoge werkdruk tegen te gaan.

Tip! Gebruik je een arbocatalogus die voor de hele branche geldt? Daar staan meestal onderzoeksmethoden en -vragen in over werkdruk.

Neem maatregelen

Nu de oorzaken duidelijk zijn, is het tijd om in actie te komen. Is de werkdruk bij een specifieke afdeling erg hoog? Neem de formatie dan aandachtig onder de loep. Zijn er meer mensen nodig, kunnen tijdelijke pieken worden opgevangen door een flexibele schil? Kan de workload meer evenredig over het jaar verspreid worden? Net zo belangrijk is te kijken naar de verantwoordelijke manager. Hoe is diens stijl van leidinggeven? En hoe is het afdelingsoverleg georganiseerd? Is de interne communicatie op orde? Denk daarbij aan structureel werkoverleg. Dit soort zaken kun je allemaal vastleggen in het Plan van Aanpak. Tot slot kan een oplossing zitten in het arbeidsvoorwaardenpakket. Zoals regelingen rondom verlof en scholing.

Tip! Bij elke RI&E hoort een Plan van Aanpak met concrete maatregelen die de risico’s verminderen. De arbeidsinspectie controleert ook echt of een werkgever een RI&E en PvA heeft.

Geef voorlichting

Voorlichting over werkstress is een belangrijke tool om erger te voorkomen. Een goede voorlichting besteedt aandacht aan de situatie van de medewerker en maakt duidelijk hoe medewerkers deze kunnen herkennen. Weten werknemers bij wie ze terecht kunnen wanneer zij een te hoge werkdruk ervaren? Je kunt als werkgever een uitgebreider contract afsluiten met bijvoorbeeld psychologische ondersteuning en bedrijfsmaatschappelijk werk.

Evalueer regelmatig

Evalueer minimaal een keer per jaar kritisch wat je doet om de werkdruk in de hand te houden. Praat met medewerkers over werkdruk tijdens exitgesprekken of herhaal het bovengenoemde verdiepende onderzoek in verkorte vorm. Blijft werkdruk een probleem? Voer dan opnieuw een risico-inventarisatie uit en pas het Plan van Aanpak aan. Waren het beleid en de maatregelen om werkstressoren te verminderen succesvol? Zo niet, waarom niet?