Disciplinaire maatregelen

Gezagsverhouding

Voordat u iemand een disciplinaire maatregel kan opleggen, moet er natuurlijk wel een aanleiding zijn. Afhankelijk van wat deze aanleiding is zoekt u daar een passende disciplinaire maatregel bij. U kunt namelijk kiezen uit een heel scala van maatregelen. Daarbij moet u zich wel houden aan een aantal regels. De belangrijkste eis is dat er sprake is van een gezagsverhouding. In het geval van een arbeidsrelatie tussen werknemer en leidinggevende is dit het geval. Zou er geen sprake zijn van een gezagsverhouding, dan is er ook geen wettelijke basis om sancties op te leggen.

Redelijk

Een tweede vereiste is dat de opgelegde maatregel ‘redelijk en billijk’ is. Daarmee wordt bedoeld dat de maatregel wel in verhouding moet staan tot hetgeen de werknemer heeft gedaan (of juist gelaten). Een werknemer schorsen is bijvoorbeeld een hele strenge sanctie en een rechter zal dat zeker geen redelijke disciplinaire maatregel vinden voor een werknemer die een paar keer iets te laat op zijn werk is gekomen. Uiteraard mag u al helemaal geen disciplinaire maatregelen opleggen als daartoe geen aanleiding is.

Corrigeren

Een laatste belangrijke vereiste is dat de disciplinaire maatregel een corrigerend vermogen heeft. Het doel van het opleggen van een sanctie is namelijk altijd om het functioneren bij te sturen. Heeft een maatregel deze eigenschap niet? Dan is het geen disciplinaire maatregel in de juridische zin van het woord. Ontslag is hier een goed voorbeeld van. Er valt namelijk niets meer te corrigeren voor de werknemer na ontslag.

Bij het toepassen van een disciplinaire maatregel moet u goed bedenken wat hiervan de gevolgen zijn. Een te zware sanctie kan heel makkelijk zijn doel voorbij schieten en de arbeidsrelatie ernstig verstoren!

Waarschuwing

De minst zware disciplinaire maatregel is de waarschuwing. In een waarschuwing aan een werknemer geeft u aan dat  bepaald gedrag van de werknemer onacceptabel is en moet veranderen. Er zijn verschillende gradaties in waarschuwingen. Zo kunt u in een eerste waarschuwing aangeven dat een bepaald gedrag moet veranderen of het functioneren echt moet verbeteren. Doet de werknemer hier vervolgens niets mee, dan kunt u een zwaardere waarschuwing geven waarbij u aangeeft dat het gedrag nooit meer mag voorkomen. Waarschuwingen deelt u zowel mondeling als schriftelijk mee.

De zwaarste vorm van de waarschuwing is de openbare waarschuwing. Dit is een vrij heftig middel om een werknemer te corrigeren, omdat hij/zij voor zijn collega’s een reprimande krijgt. In bepaalde gevallen kan dit nodig zijn. Bijvoorbeeld wanneer u meteen de overige werknemers ervan wil doordringen dat dergelijk gedrag onacceptabel is.

Non-actief en schorsen

Een werknemer op non-actief stellen of schorsen is feitelijk hetzelfde. Het betekent dat u een werknemer naar huis stuurt, voor een bepaalde tijd. Valt uw organisatie onder een cao? Dan is de kans groot dat er een maximum duur verbonden zit aan het schorsen van een werknemer. Meestal is dit 14 dagen. Bij het schorsen van een werknemer blijft u verplicht het loon door te betalen. Waarom zou u slecht gedrag belonen met een gratis vakantie, zult u misschien denken. Het negatieve gedrag of het slechte functioneren houdt direct op en heeft dus geen effect meer op de organisatie.

Soms kan dit nodig zijn om erger te voorkomen. Denkt u maar eens aan het extreme voorbeeld van een chirurg die u betrapt op het gebruik van alcohol tijdens werktijd. Ook geeft het in een conflictsituatie alle betrokken partijen rust om na te denken over vervolgstappen.

Deel disciplinaire maatregelen altijd zowel mondeling als schriftelijk mee aan de werknemer.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden kunt u ‘afnemen’ bij ernstig wangedrag. Voorwaarde hierbij is wel dat de secundaire arbeidsvoorwaarden niet contractueel vastliggen. U kunt hierbij denken aan het niet toekennen van een periodiek aan het einde van het jaar of het intrekken van faciliteiten zoals een smartphone, laptop, of auto van de zaak.

Het ontnemen van bepaalde verantwoordelijkheden of het overplaatsen naar een andere afdeling of functie is misschien geen secundaire arbeidsvoorwaarde, maar vaak net zo effectief als corrigerende maatregel. Let op, een dergelijke maatregel is altijd met behoud van loon.

Zonder beding

Bovengenoemde sancties zijn zogenoemde ‘maatregelen zonder beding’. Dat betekent dat er voor deze maatregelen niets in een arbeidsovereenkomst of cao hoeft te zijn opgenomen. Er zijn zwaardere maatregelen waarvoor wel een beding nodig is voordat u deze een werknemer kunt opleggen. Er moet dan expliciet in de arbeidsovereenkomst of cao zijn opgenomen dat er bij bepaalde situaties een dergelijke sanctie kan volgen.

Voorbeelden van dit soort maatregelen zijn een loonsverlaging, onthouden van contractueel vastgelegde secundaire arbeidsvoorwaarden, een boete en een schadevergoeding.

Wanneer u in de arbeidsovereenkomst vastlegt dat u een boete of een schadevergoeding kunt opleggen, is het erg aan te bevelen dat u precies omschrijft bij welke situaties u dit kan doen. Vraag uzelf dus van tevoren af bij welk gedrag u een dergelijke sanctie wilt opleggen.

Feitenonderzoek

Welke disciplinaire maatregel u ook neemt, het is voor u altijd zaak dat er goed feitenonderzoek wordt gepleegd.  Tijdens het feitenonderzoek bekijkt u wat er precies is gebeurd en probeert u te achterhalen of de werknemer ook echt ‘schuldig’ is. Bij elk gedegen feitenonderzoek krijgt de desbetreffende werknemer het recht om zijn kant van het verhaal te vertellen.

Ook moet u de werknemer de mogelijkheid bieden om eventuele getuigen aan te dragen. Vanzelfsprekend maakt u van alle gevoerde gesprekken in het kader van het onderzoek een gespreksverslag.